Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

    Экспертиза  ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

    При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 2001г.) Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных струр, в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

    При проведении экспертизы ценности научно-технических  документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).

    Если  на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

1. содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
2. происхождение документа (место и время издания);
3. внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

    Срок  хранения дела в целом устанавливается  по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

    Экспертиза  ценности документа выделенного  хранения проводится путем изучения содержания документа и определения  его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

    Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

• Номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
• Операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
• Какие документы и в какое дело перешить,
• Какие документы подлежат уничтожению,
• С каких документов можно снять гриф конфиденциальности;
• Какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

    По  завершении экспертизы всех дел и  документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

• Какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
• Какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
• Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
• С каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

    Протокол  заседания подписывается председателем  и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    Таким образом, тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, так как в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература

1. Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.
2. «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)» (М., 1997)
3. «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).
4. otvet.mail.ru/question/29017765/
5. Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 № 24 - ФЗ (в ред. от 10.01.2003).
6. www.archivespro.ru/bodyservice/sdacha-dokumentov.htm
7. www.archivespro.ru/bodyservice/sostavlenie-opisi.htm