Мәліметтер базасын Microsoft Access-те құру

         Мәліметтер базасы пәндік облыстың  динамикалық ақпараттық көрінісі  болып табылатындықтан МБ-ның  администраторлары өз кезегінде  ақпараттық жүйе құрылатын объектінің  даму переспективасы туралы уақытында  хабарлануы тиіс.

         Ұйым басшылығы мен МБ-ның администраторы  МБ-н құрудың негізгі бағыттары  мен уақыты және оның дамуы,  пайдаланушыларды қосу кезектілігі  туралы келісуі қажет. 

         МБА-ның МБ-ның бүкіл өмірлік  циклінің кезеңдеріндегі өте  тығыз байланыс түпкілікті пайдаланушылармен  байқалады. Бұл қарым-қатынас  пайдаланушылардың қажеттіліктері  зерттелген кездегі, пәндік облыстың  ерекшеліктері анықталған кездегі  жүйені жобалаудың алғашқы кезеңдерінде  басталады және жобалау процессі  мен жүйенің функционалдануы  кезінде де қолдау табады.

         Соңғы уақыттарда мәліметтер  базасының түпкілікті пайдаланушылары  мен администраторлары арасында  функцияларды қайта бөлу жүріп  жатқандығын айта кеткен жөн.  Бұл ең алдымен түпкілікті  пайдаланушыларға бағытталған тілдік  және программалық жабдықтардың  дамуымен байланысты. Бұған қарапайым  және соған қоса күшті сұрау  салу тілдері, сонымен қатар  жобалауды автоматтандыру жабдықтары  жатады.

         Егер мәліметтер базасы қандай-да  бір оны қосушы автоматтандырылған  ақпараттық жүйенің (мысалы, АБЖ-да) құрамында функционалданса, онда МБА-а бұл жүйеде мәліметтерді өңдеу бойынша мамандармен қарым-қатынаста жұмыс істеуі қажет.

         МБ-ның администраторлары оған  қатысты мамандардың сыртқы топтарымен  де және ең алдымен МББЖ  және ҚПП жеткізушілерімен, басқа  МБ администраторларымен қарым-қатынасқа  түседі.

         МБ-сын мамандандырылған жобалық  ұжымдармен бүтіндей немесе МБ  жобалаудың өзіндік нысаны ретінде  жиі құрылады. Бұл жағдайда МБ-ның  әкімшілік қызметі ұйымдық-өндіруші  ретінде де, ұйымдық-тапсырыс беруші  ретінде де құрылуы керек.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

IІІ.  Даталогиялық жобалау туралы жалпы мағлұматтар. 
3.1 Даталогиялық жобалаудың бастапқы деректері. 

     Даталогиялық  модель логикалық деңгейдің моделі болып табылады және ол деректер элементтерінің логикалық арасындағы байланысты бейнелеп, оларды сақтау сыртқы ортаға да мазмұнына тәуелді болмайды. Осы модель информациялық бірліктер терминдеріне құрылады, нақты МББЖ рұқсат етілген, біздер деректер базасын жобалайтын ортада. Даталоиялық логикалық модельді құру кезеңі даталогиялық жобалау болып аталады. МББЖ тілімен деректер базасының логикалық құрылымын суреттеуді сызбанұсқа деп атайды.

     Мәліметтер  базасының физикалық моделі - даталогиялық модельдің сақталатын орнына байланыстыру үшін физикалық деңгейдің деректер моделі қолданылады (көп жағдайда физикалық моделі деп аталады). Осы модель есте сақтау құралғыларды аңықтайды және деректерді сақтайтын жерде физикалық түрін ұйымдастырады. Физикалық  деңгейдегі модель мүмкіндік нәтижелілігін есептеп құрылады, МББЖ суреттеуі бойынша. Деректер базасының физикалық құрылымын суреттеуді сақтау сызбанұсқасы деп аталады. Соған сәйкес МБ жобалау деңгейі физикалық жобалау деп аталады.

     Кез – келген  МББЖ  өзіне мүмкін болатын мәліметтердің логикалық бірліктерімен жұмыс жасайды, сонымен қатар жоғарғы деңгейдегі логикалық құрылымдардың ақпараттық бірліктерді құраушы төменгі деңгейлерден анықталған ережелер композицияларын қолдануға мүмкіндегі береді. Бұдан басқа, көптеген МББЖ мәліметтер базасы құрылымына сандық және басқалай шектеулер қояды. Сондықтан даталогиялық модельді құруға кіріспестен бұрын МББЖ – нің ерекшеліктерін тыңғылықты түрде оқып  - зерттеу керек, жобалық шешімді таңдауға әсер етуші факторларды анықтау қажет, сонымен қатар, жобалаудың автоматтандырылуының қолда бар жабдықтарын, оларды пайдалану мүмкіндіктері мен мақсатты бағытталдығын анализдеу керек. 
        Даталогиялық жобалау мәліметтер базасының  логикалық құрылымын жобалау болып МББЖ – мен ұсынылатын мәліметтерді физикалық мүмкіндіктері әсер етеді. Сондықтан да, мәліметтерді физикалық ұйымдастыру ерекшеліктерін білү логикалық құрылымды жобалау барысында пайдалы болып табылады.

     Мәліметтер  базасының логикалық құрылымы, және де мәліметтермен толтырылған мәліметтер базасы реалды пәндік облыстың көрінісі болып табылады. Сондықтан жобалық шешімдерді таңдауға информациялық модельде көрсетілген, пәндік облыспен көрсетілетін специфика әсер етеді. 

      
3.2 Даталогиялық жобалау нәтижесі. 

     Даталогиялық  жобалаудың түпкілікті нәтижесі болып  мәліметтер базасының логикалық құрылымын суреттеу табылады. Бірақ егер жобалау “қолмен” жүргізілсе, онда ең алдымен мәліметтер базасы құрылымын схемалық графикалық көрінісі құрылады. Бұл жағдайда мәліметтерді суреттеу тілінің конструкциясы мен ақпараттық бірліктер мен олардың арасындағы байланыстарды графикалық белгілеудің арасындағы бірмағыналық сәйкестілік қамтамасыз етілуі тиіс. Графикалық көрінісі мәліметтер базасының құрылымын автоматты жобалау барысында жобалаушымен қарым – қатынастың интерфейстік  жабдығы ретінде және де жобаны құжаттау кезінде де қолданылады.

     Мәліметтер  базасының логикалық құрылымын  жобалау барлық ақпараттық бірліктер  мен олардың арасындағы байланысты анықтауды, оларға ат беруді білдіреді. Егер де ақпараттық бірліктер үшін әртүрлі типтерді қолдану мүмкін болса, онда олардың типін аңықтау қажет. Сонымен қтар кейбір сандық мінездемелерді, мысалы, өріс ұзындығын берген жөн.

     Деректер  моделінің әрбір типі және модельдің  әрбір түрі нақты МББЖ қолданылғанда  өзінің ерекше қасиеттері болады. Сонымен  қатар барлық  құрылымды деректер модельдерінде және өзінің ортасында МБ ұстаным жобалауларында көптеген ұқсастықтары болады. Осының барлығы деректер базасының құрылымын жобалауда бірыңғай методологиялық қатынасты қолдануға мүмкіндік береді.  
       МБ жобалау процесі алдын – ала пәндік облыстағы объектілер классификациясын  жасауға, жүйеге келтіргенде объектілер және олардың арасындағы бойынша туралы ақпаратты береді.

       Жобалаудың бастапқы кезеңдерде  МБ –ның тізімі анықталуы керек. ДБ логикалық құрылымын жобалауда инфологиялық модельдің деректер моделіне ауысып кетуіне жағдай жасайды және нақты МББЖ қолданылады да тексеру болғаннан кейін даталогиялық модель пәндік облыста суреттеледі.  
      Кез – келген  пәндік облыстың даталогиялық модельде суреттеудің көптеген жобалаудың шешімдері бар.

     Жобалау әдісі ең кішкентай логикалық  бірлігі (олардың әртүрлі аталуына қарамастан ) барлық   МББЖ семантикалық тең болады және объектің идентификаторына сәйкес келуі керек немесе объектің қасиетіне немесе процеске.

     Пәндік  облыстағы зат арасындағы байланыстар, инфологиялық  модельде сипаталады, даталогиялық модельде инфологиялық элементтердің бірге орналасуына байланысты суреттелуі немесе олардың арасындағы байланыстың жариялауында. Байланыс іштей жазу сырттай жазу деңгейде де берілуі мүмкін.

     Байланыстың барлық түрі емес пәндік облыстағы  болғандары даталогиялық модельде  нақты түрде сипатталуы мүмкін. Көптеген МББЖ элементер  арасындағы  М : М байланысты қолданбайды.Осы жағдай да даталогиялық модельге көмекші элемент енгізіледі, осы қатынасты сипттайтын болады. Осы жағдайға назар аудару керек, себебі пәндік облыста және инфологиялық логикалық модель сипаттайтын қатынастар тек қана деректер базасының құрылымы арқылы берілуі мүмкін, сонымен қатар програмалық жолмен де берілуі мүмкін.

     Мысалы: Қорытылған объектілер деректер базасын логикалық құрылымы деңгейде класс тобының  сипатталуы керегі болмайды. Осы жағдайда класстар тобы программалық жолмен сақталатын деректердің өңдеумен аңықталады. Сипаттаудың қандай тәсілмен шешімі нақты жағдайда қолдану керегінің көптеген факторлардан тәуелді болады: тұрақсыздық заттың сипаттауы номенклатураның көлемі, МББЖ ерекшеліктері деректер өңдеуі мінезіне т.с.с.

     Егер де пәндік облыста  қызметкерлердің жынысы бойынша классификация қолданса, деректер базасында жыныстық классификаторды құрудың қажеті жоқ, себебі ол тек қана екі позицияны ұстайды және ешқашан өзгертілмейді. Соған сәйкес пәндік облыстың обьектілеріне класс топтарды бөлудің керегі жоқ, олар көп жағдайда бірлескен түрде өңделеді және негізінде оларды сипаттайтын біртүрлі қасиеттер тізімін құрайды. Егерде сипаттайтын зат тұрақсыз болса, онда оны деректер арқылы беру керек, әйтпесе ол программаның әрдайым түзулуін қажет, осы жағдайда деректерді өзгертудің жағына қарағанда  қиынға соғады.

     Бірлескен обьектілердің бір файлда сипатталуына қарағанда, тағы бір   тәсілі бар, әрбір төменгі деңгейдегі класс тобы обьектілеріне бөлек өзіндік файлдарды атап көрсетуге болады.Осы екі вариант кез – келген МББЖ қолдану мүмкін.

     Сипаттаудың басқа тәсілдері нақты және нақты емес МБ логикалық құрылымында класс топтарының суреттеуімен байланысты класс тобының нақты суреттейді  - жазуында қасиеттердің мағыналары үшін жолдар белгіленуі әртүрлі класс топтарының жалпы обьектілерге және класс топтарының қасиеттің шешіміне жолдардың орнына класс топтарына тәуельді болған тәуельді тізімімен бір жол қолданады, оның құрамынан қандай класс тобы, қандай суреттейтін обьектіге жататыны белгілі болады. ДБ класс топтарының нақты бөліктен құрылымын принциптің орындалуы МББЖ –нің спецификасынан тәуелді болады.

     ДБ  логикалық құрылымын жобалауында  негізгі мағынасын пәндік облысының  қасиеті иемденеді. Бірақта информацияның өңдеу мінезі де жобалауда шешімін қабылдауға әсерін тигізеді. Мыс: Жиі қолданылатын информацияны бірге сақтау ұсынылады, көп жағдайда бірге өңделетін  және керісінше бірге көп қолданылмайтын информацияны әртүрлі  файлдарға бөліктеу. Көп қолданылатын информацияны және информацияға жолдамалар жиілігі аз болатын әртүрлі файлдарда сақтау керек, соңғысын архивтік файлдарға кіргізгені жақсы бөлер еді, ДБ тізімінде қолдағаннан гөрі. 
 

     3.3 Деректер базасын  құрамын анықтау. 

     Информациялық модельдерден даталогиялық модельге көшу кезінде мынаны ескеру керек, информациялық  модель өзіне пәндік облыс туралы ДБ жобалауға керекті бүкіл информацияны кірістіреді. Ол инфологиялық логикалық модель ішіндегі заттарды бәрі даталогиялық модельде сипаттамайды. Даталогиялық логикалық модель  құрастырғананнан бұрын шешу керек қандай информация МБ – да сақталады.

     Мысалы: Инфологиялық модельде саналатын көрсеткіштер суреттелуі керек, бірақ та олар деректер базасында сақталмауға болады. ДБ – да сақталатын көрсеткіштер тізімін аңықтауда әртүрлі қатынастар бар. Соған сай деректер базасында тек қана нәтижелік көрсеткіштер сақталуы тиіс, ал өңделетін көрсеткіштер сұраным болған кезінде есептелуі тиіс. 
     Осы қатынастың жақсы жақтары бар.

1. ”нені сақтау керек ” шешімін қабылдағанда қарапайымдылық және бірлік.  
2. Информацияның төлқұжатының болмауы, және одан шығатын барлық                                                                       салдары 
3. Кез – келген саналатын көрсеткішті алудың мүмкіндігі.

     Саналатын көрсеткіштер сақталуға шешім қабылдауда бірнеше факторлар әсер етуі мүмкін.

     Гипотетикалық пәндік облысты қарастырайық, ал оқу  орнын суреттейді. Осы оқу орында оқитындарға стипендия беріледі. Стипендия берудің нақтыланған алгоритмі болады.

1. Барлық экзамендарды сессия уақытында тапсырылғандарға  беріледі.
2. Стипендияның көлемі белгілі.
3. Кімде қаңағат деген бағалар болмаса, стипендия 25%  жоғары болады.
4. Кімде тек қана өте жақсы деген бағалар болса стипендия

50 % артады. 

5. Семестр бойы стипендияның көлемі  өзгермейтінін қарастырайық. Осы жағдайда стипендияның көлемі саналатын көрсеткішке жатады, сондықтан деректер базасында сақталмайды, себебі кез – келген уақытта саналатын жолмен аңықталады.

     Бірақ та қарастыратын жағдайда оны ДБ сақтауға жақсы болған еді, себебі: