Мәліметтер базасын Microsoft Access-те құру

Терезе тақырыбы - мәліметтер базасының файл атауы.

  Мәліметтер  базасының негізгі объектілерге арналған қосымшасынан басқа үш бұйрықтық  кнопкалары бар: Aшy, Конструктор, Құру. Олардың көмегімен кесте жұмысының режимі таңдалады.

  Егер Таблица қосымшасы таңдалса, бұл қосымшаның терезесінде осы МБ-да бар кестелердің тізімі бейнеленеді.

  Бар кестені ашу үшін оның атын бұл тізімде ерекшелеп, Ашу кнопкасын басу керек. Жаңа кестедегі МБ-ны іске қосу үшін Құру кнопкасын басу қажет.

  Бар кестенің макетін түзеу үшін оның тізімдегі атауын ерекшелеп, Конструктор кнопкасын басу керек.

  Кестелер  - мәліметтер базасының негізгі объектілері. Біріншіден кестелерде базада бар мәліметтердің барлығы сақталады,    екіншідеи,    кестелер   базанық құрылымын (өрістерін, олардың типтерін, қасиеттерін) да сақтайды.

  Сұрау салулар - кестелерден мәліметтер алу үшін және оларды пайдаланушыға қолайлы түрде ұсынуға арналған арнайы құрылымдар. Сұрау салулардың көмеғічен мәлімет-терді іріктеу, оларды сүрыптау мен сүзгіден өткізу сияқты операңғіялар атқарылады. Сонымен қатар берілген алгоритм бойынша мәліметтер өз-гертуге, жаңа кестелер жасауға, басқа шығу көздерінен алынған мәліметтер кестесін автоматты түрде орындауға, кестелердегі қарапайым есептеулерді және т.б. жасауға болады.

  Формалар  көмегімен базаға жаңа мәліметтер енгізетін немесе бары қаралатын объектічер.  Формалар пайдаланушыға толтыруға болатын әрістерді ғана толтыруға арналған құралдар ұсынады. Сонымен қатар формада бір мезгілде енгізуді автоматтандыру үшін басқарудың арнайы элементтерді (есептегіштер, ашылатын тізімдер, ауыстырып қосқыштар, жалаушалар және тағы басқаларды) орналастыруға болады. Формалардың артықшылығы толтырылған бланкілерден мәліметтер енгізу болған кезде, әсіресе, көрнекі көрінеді. Бұл жағдайда графикалық құралдарды форма бланктің ресімделуін кайталанатындай етіп жасайды - бұл терімшінің жұмысын оңайлатады, оның шаршап, қажуын азайтады және баспа қателерін болдырмайды.

  Форманың көмегімен мәліметтерді енгізіп қана қоймай, бейнелеуге де болады. Сұрау салулар да мәліметтерді бейнелейді, бірақ оны нәтижелік кестелер түрінде, дайындаудың ешқандай құралдары болмай-ақ жасайды. Формалардың көмегі-мен мәліметтерді шығарған кезде дайындаудың арнайы құрал-дарын қолдануға болады:

  Есептер - мәліметтер ұсынудың ерекше формасы. Әдетте, есепті қалыптастыру үшін есептелетін ерістер, топтастырулар, іріктеу шарттарымен бірге әр түрлі кестелерден мәліметтер жинайтыи сұрау салулар жасалады.

  Содан кейін MS Access-тің жалпы ережелері бойынша осындай сұрау салулар негізінде есеп жобаланады, ол мыналарға жол ашады:

- оку  мен тандауға қолайлы формалармен мәліметтер ұсынуға;

- қорытынды және орта мәндерді есептеп, жазбаларды топтастыру (бірнеше деңгей бойынша);

- графикалық объектілерді  есепке  кіргізу мен басып шығару (мысалы, диаграмма).

  Парақтар   -   бұлар   Access    2000-де   мәліметтердің   арнайы   объектілері.   Оларды майдалап айтқанда мәліметтерге қол жеткізу парақтары деп атауға болады.

  Физикалық жағынан бұл Web-парақта орналастырылған және клиентке сонымен бірге берілетін HTML кодында орындалған ерекше объект. Бұл объект өзінен-өзі мәліметтер базасы болып саналмайды, бірақ серверде қалатын мәліметтер базасымен бірге Web-парақта берілген байланыс атқарылатын, компонент-терді құрамында ұстайды. Web-торапқа келуші осы компоненттерді пайдалана отырып, қол жететін парақ өрісіндегі жазбалар базасын қарай алады. Осылайша, мәліметтерге жету парақтары клиентпен интерфейсті, сервер мен серверде орналасқан мәліметтер базасы арасында интерфейсті жүзеге асырады.

  Макростар мен модульдер. Объектічердің бұл категориялары  программалау жолымен жаңа функцияларды жасау үшін де, мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істегенде де қайталанатын операцияларды автоматтандыруға да арналған.    Макростар ~ макробүйрыңтар. Егер базамен қайсыбір операциялар ерекше көп жасалса, бірнеше бүйрықты бір макросқа топтастырып, оны пернелердің ерекшеленген белгілеудің мәні бар.

  Модульдер - Visual Basic тілінде жазылған программалың рәсімдер (проңедуралар). Егер Access стандарттың құралдар тапсырыс берушінің небір гиеберлікті талап ететін шарттарын қанағаттандыруға жетпейді, программашы бұл үшін қажетті модульдер жазады. 

       II-бөлім. Мәліметтер базасын пайдаланушылар.

       2.1.Пайдаланушылар  категориялары. 

         Мәліметтер базасымен оның құру  мен функционалдау процесінде  әр түрлі категориядағы пайдаланушылар  бірге іс-әрекет жасайды. 

       Пайдаланушылардың негізгі категориясы болып түпкілікті пайдаланушылар, яғни, олардың қажеттіліктері үшін мәліметтер базасы құрылатын пайдаланушылар табылады. Құрылушы мәліметтер базасының  ерекшеліктеріне байланысты оның түпкілікті пайдаланушылар әр түрлі бола алады. Бұл мәліметтер базасына мезгіл өткен  сайын көңіл аударатын кездейсоқ  пайдаланушылар болуы мүмкін немесе тұрақты, яғни, әрдайым пайдаланатын пайдаланушылар болуы мүмкін. Түпкілікті пайдаланушылар бір-бірінен есептеуіш  техниканы меңгеру дәрежесімен  де ерекшеленуі мүмкін. Түпкілікті пайдаланушылардан есептеуіш техника  мен тіл жабдықтары саласында  арнайы білім талап етілмеуі керек.

          Мәліметтер базасын функционалдау  мәліметтер базасын құруды, функционалдауды  және дамытуды қамтамасыз етуші  мамандардың қатысуынсыз мүмкін  емес. Мамандардың бұндай тобы  мәліметтер базасының администраторлары  (МБА) деп аталады. Мамандардың  бұл тобы мәліметтер базасының құраушы бөлігі болып есептелінеді.

Көпшiлiк  қолданушы МҚБЖ клиент-сервер архитектурасында жұмыс істейтін ақпараттық жүйелерді құруға мүмкіндік береді. Көпқолданылушы МҚБЖ-не  Oracle, InterBase, Microsoft SQL, Server, Informix және т.б жатады. МҚБЖ-ң негізгі үш функциясын бөліп көрсетуге болады.

• Мәліметтерді анықтау (Data definition) – сіз өзіңіздің мәліметтер қорыңызда қандай ақпараттар сақталатынын анықтай аласыз, мәліметтер құрылымын және типін, сонымен қатар бұл мәліметтер бір-бірімен қалай байланысқанын көрсете аласыз. Кейбір жағдайларда сіз, сонымен қатар, мәліметтерді тексеру форматы мен критерийін бере аласыз;
• Мәліметтерді өңдеу – мәліметтерді әр түрлі тәсілдермен өңдеуге болады. Мәліметтерді онымен байланысқан басқа бір ақпаратпен байланыстырып, нәтиже мәнін есептеуге болады; 

    Мәліметтерді  басқаруда – сiз мәліметтермен  кім танысуына болатынын көрсетіп, оларды өшіріп немесе жаңа ақпарат  қоса аласыз. Сонымен қатар, мәліметтерді ұжымдық қолдану ережелерін анықтауға  болады. 
 

       2.2.  Мәліметтер базасы  әкімшілігінің функциялары.  

       Мәліметтер  базасының администраторларының тобының  құрамында олардың атқаратын  функцияларына байланысты әртүрлі  топшаларды бөліп көрсетуге болады. Әкімшілік топтың құрамының саны, олардың атқаратын қызметі мәліметтер базасының масшатабына, онда сақталатын ақпараттың спецификасына, мәліметтер базасының типіне, қолданыстағы бағдарламалық  жабдықтар ерекшеліктеріне және кейбір басқа факторларға белгілі-бір  дәрежеде тәуелді болады.

          Мәліметтер базасының әкімшілігінің  құрамында жүйелік аналитиктер,  мәліметтер базасына қатысы бойынша  сыртқы ақпараттық қамсыздандыруды  жобалаушылар, мәліметтерді өңдеудің  технологиялық процесстерінің жобалаушылары,  жүйелік және қолданбалы программистер,  операторлар, техникалық қамсыздандыру  бойынша мамандар болуы керек. Егер әңгіме коммерциялық мәліметтер базасы жөнінде болса, онда бұл жерде маңызды рольді маркетинг бойынша мамандар ойнайды.

          Мәліметтер базасының администраторлары  жан-жақты функциялардың үлкен  шеңберін орындайды. Әрі қарай  олардың кейбіреуін қарастырып  өтуге болады. Бұл функциялардың  негізгілері келесідей:

1. Пәндік облыс анализі: пәндік облысты жазбаша суреттеу, толықтылықты шектеуді табу, ақпарат статусын анықтау, пайдаланушылар қажеттіліктерін анықтау, пайдаланушылар статусын анықтау, "мәліметтер - пайдаланушы" сәйкестігін анықтау, мәліметтерді өңдеудің уақыттық - көлемдік мінездемесін анықтау.
2. Мәліметтер базасының құрылымын жобалау: мәліметтер базасының файлдарының құрамы мен құрылымын анықтау, олардың арасындағы байланыстарды анықтау, мәліметтерді тәртіптеу әдістері мен ақпаратқа енуі әдістерін таңдау, мәліметтер базасы мен мәліметтерді жазбаша суреттеу  тілдерінің құрылымын жазбаша суреттеу.
3. Мәліметтер базасы мен МБ-н өңдеу шараларының құрылымын жазбаша суреттеу кезінде толықтылықты шектеуді беру: пәндік облысқа жататын толықтылықты шектеуді беру, мәліметтер базасының құрылымымен шақырылған толықтылықты шектеуді анықтау, мәліметтерді енгізу мен корректировкалауда МБ-ң толықтылығын қамтамасыз ететін шараларды құру, көп пайдаланушылар режимінде пайдаланушылардың параллельді жұмысында толықтылықты шектеуді қамтамасыз ету.
4. Мәліметтер базасын алғашқы жүктеу мен жүргізу: мәліметтер базасын алғашқы жүктеу мен жүргізу технологиясын жасау, енгізу формаларын жобалау, мәліметтерді дайындау, енгізу және енгізуді бақылау.
5. Мәліметтерді қорғау.
1. Жүйеге пароль арқылы кіруді қамтамасыз ету: пайдаланушыларды тіркеу, парольдарды тағайындау және өзгерту.
2. Нақты мәліметтерді қорғауды қамтамасыз ету: пайдаланушылар топтарының және жеке пайдаланушылардың ену құқықтарын анықтау, жеке пайдаланушылар үшін мәліметтерге жасалатын рұқсат етілген операцияларды анықтау, мәліметтерді қорғаудың программалық - технологиялық жабдықтарын таңдау/құру.
3. Мәліметтерді қорғау жабдықтарын тестілеу.
4. Ақпаратқа енудің қарастырылмаған жолдарын анықтау/тіркеу.

5.5.Мәліметтерді  қорғауды бұзудың пайда болған  жағдайларын      зерттеу  және оларды жою мен алдын-алу  бойынша іс-шаралар жүргізу. 

6. МБ-н қайта қалыптастыруды қамтамасыз ету: МБ-н қайта қалыптастырудың программалық-технолгиялық жабдықтарын құру, жүйелік журналдарды жүргізуді ұйымдастыру.
7. МБ-на пайдаланушылардың жолдауның анализі: пайдаланушылардың МБ-на жолдауының статистикасын жинау, оны сақтау және анализдеу.
8. МБ-ның жұмыс жасау тиімділігінің анализі мен жүйенің дамуы: жүйенің жұмыс жасу көрсеткіштерінің анализі (өңдеу уақыты, жадының көлемі, құндық көрсеткіштер), мәліметтер базасын қайта ұйымдастыру мен қайта құрылымдау, мәліметтер базасының құрамын өзгерту, программалық және техникалық жабдықтарды дамыту.
9. пайдаланушылармен жұмыс жасау: пәндік облыстағы өзгерістер туралы ақпарат жинау, пайдаланушылардың МБ-ң жұмысын бағалау туралы ақпарат жинау, пайдаланушыларды оқыту, пайдаланушыларға кеңес беру.
10. Жүйелік программалық жабдықтарды дайындау және қолдау: МББЖ және ҚПП туралы ақпарат жинау және анализдеу, программалық жабдықтарды иемдену, оларды орналастыру, жұмысқа жарамдылығын тексеру, жүйелік кітапханаларды қолдау, программалық жабдықтарды дамыту.
11. Ұйымдастырушылық-әдістемелік жұмыс: МБ-н жобалау әдістемесін таңдау немесе құру, жүйенің даму бағыттарын және мақсаттарын анықтау, МБ-ң даму кезеңдерін жоспарлау, ұйымдастырушылық-әдістемелік материалдарды жасау және шығару.

         Әдебиеттерде жиі-жиі пайдаланушылардың  тәуелсіз категориясы ретінде  қолданбалы программистерді бөліп  көрсетеді. Мамандардың бұл тобын  ерікті категорияға қоспау керектігі  ойластырылуда. Одан да оларды  мәліметтер базасының администраторларының  құрамына қосу керек. 

       2.3. Мәліметтер базасы  администраторының  байланыстары.  

       МБ-ң  администраторы өз қызметінің барысында  мәліметтер базасының басқа пайдаланушыларымен, сонымен қатар МБ-ң пайдаланушылары  болып табылмайтын "сыртқы" мамандармен  де қарым-қатынасқа түседі.

          Ең алдымен егер мәліметтер  базасы қандай да бір кәсіпорынды  немесе ұйымды ақпараттық қамтамасыз  ету үшін құрылса, онда осы  ұйымның әкімшілігімен қарым-қатынас  қажет. Жоғарыда көрсетілгендей  МБ-сын енгізу ақпаратты өңдеу жүйесінде ғана емес, сонымен бірге ұйымды басқарудың бүтіндей жүйесіне де өзгеріс енгізеді. Бұндай үлкен жобалардың ұйым басшылығының белсенді түрде араласуынсыз және қолдауынсыз орындалмайтыны анық. Ұйым басшылығы МБ-мен ұсынылатын мүмкіндіктермен танысуы керек, оның басымдылықтары мен жеткіліксіздіктері туралы хабарлануы тиіс, сонымен қатар МБ-ның құрылуы мен функционалдануы барысында пайда болатын мәселелер туралы ақпарат алуы тиіс.