Методика изучения электронных таблиц в курсе информатики

Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню.

 Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно

Строка состояния расположена  в нижней части экрана. Левая часть  строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области  электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой  части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

 Рабочая книга состоит  из набора рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. Листов в книге Excel может быть до 255. Каждый рабочий лист имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3. Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков, на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими листами, входящими в рабочую книгу. Если пользователю необходимо добавить новый рабочий лист, он может сделать это, выполнив команду Вставка > Лист. Для удаления листа следует выполнить команду Правка > Удалить лист, при этом необходимо помнить о том, что удалённый лист восстановить невозможно.

Пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. По умолчанию каждый рабочий лист имеет 256 столбцов, (каждый столбец имеет имя, озаглавленное латинской буквой) и 65536 строк (нумерация от 1 до 65536), таким образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек.

На пересечении строк  и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка – это минимально адресуемый элемент рабочего листа.  Имя ячейки (адрес) состоит из имени столбца и номера строки, например, A10 или D23. Адресация ячеек используется при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней  производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах, например: А5:C20.

2.2. Редактирование и  форматирование рабочих листов Excel

 

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

После того как данные введены, их нужно  представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.

К операциям редактирования относятся:

• удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;
• копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;
• редактирование текста и чисел в ячейках.
• К операциям форматирования относятся:
• изменение числовых форматов или формы представления чисел;
• изменение ширины столбцов;
• выравнивание текста и чисел в ячейках;
• изменение шрифта и цвета;
• выбор типа и цвета границы;
• заливка ячеек.

2.2.1 Ввод данных и редактирование ячеек

 

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую  ячейку надо выбрать. Указатель текущей  ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в  текущую ячейку не требуется никакой  специальной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению  ячейки, а к ее очистке, то есть к удалению содержимого  ячейки. Для того чтобы реально удалить ячейку (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка > Удалить.  По команде Правка > Копировать или Правка > Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка > Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

2.2.2. Форматирование

Форматирование позволяет  выделить особым образом фрагменты  таблицы, чтобы привлечь к ним внимание или попросту украсить документ. Для того, чтобы таблица выглядела красиво, ей необходимо придать соответствующий внешний вид с помощью форматирования. Форматирование решает и другую задачу – оно структурирует таблицу, упрощая ориентировку и привлекая внимание к отдельным местам документа.

При создании электронных  документов наиболее часто применяется  форматирование с помощью специальных шрифтовых атрибутов: полужирное оформление, курсивное начертание и подчеркивание. Такое форматирование с одинаковым успехом можно применять как при оформлении текстов, так и при оформлении таблиц.

Однако рабочие книги Excel позволяют выполнять и форматирование, специфическое для табличной формы представления данных. В большинстве случаев таблицы содержат числовые данные. Для выделения числовых значений определённого вида можно применять цветовое оформление. Например, отрицательные числа можно показывать на экране красным цветом, а средние величины - голубым. Для выполнения подобного форматирования Excel предлагает многочисленные дополнительные возможности.

Числовые  значения в ячейках таблицы могут  форматироваться различным образом в зависимости от того, к какой категории они относятся. Если содержимое некоторой ячейки объявить денежной величиной, то Excel при отображении значения автоматически добавит к числу знак денежной единицы.

Но внешний вид таблицы определяется не только форматами содержимого отдельных ячеек. Существенное значение имеют рамки строк и столбцов и цветовое оформление (фон) ячеек. Для того чтобы таблица выглядела гармонично, часто приходится менять установленные ‘по умолчанию размеры ячеек.

При работе возникает необходимость изменить шрифт или исполнение текста. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки  в меню Формат. В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Необходимо выбрать вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры. Если нужно, чтобы записи превратились в удобный  документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат > Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладке Число, где можно выбрать один из 11 форматов.

Рисунок 2.2.2 – Окно диалога Формат ячеек

2.3. Использование формул, функций и  диаграмм в Excel

 

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в  частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

2.3.1. Адресация ячеек

 

В формулах часто вместо чисел указаны адреса ячеек, где  эти числа записаны (принято говорить ссылки на ячейки). Это значит, что ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Результат вычисления в зависимой ячейке пересчитывается каждый раз, когда изменяются данные в ячейках, на которые есть ссылки в формуле.  Ссылку можно задать разными способами: ввести адрес ячейки вручную с клавиатуры или щелкнуть на нужной ячейке (или выборе диапазона).От метода адресации ссылок зависит, что будет происходить при копировании данных из одной ячейки в другую. По умолчанию используются относительные ссылки на адреса ячеек (например, А1). При копировании формул  относительные ссылки автоматически изменяют адрес ячейки на следующий. Часто при решении задач используются абсолютные ($Е$1) или смешанные ссылки ($Е1 или Е$1). В смешанных ссылках перед обозначением столбца или строки, а в абсолютных ссылках и перед тем и перед другим ставится символ $. При копировании формул с такими ссылками адреса ячеек, в которых стоит знак $ не изменяются (точнее, не изменяется параметр, перед которым стоит знак $). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.

2.3.2. Формулы

 

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства  и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые  соединены знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в  ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Для внесения изменений  в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите  изменения и нажмите кнопку Ввода  в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в  формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

После того как формула  введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

Правила создания формул:

• формула начинается со знака «=»;
• формула не должна содержать пробелов;
• если в формуле используется текст он берется в кавычки.

В Excel существует такое  понятие как формулы массивов. Они предназначены для проведения вычислений над множеством данных, называемых аргументами функций. Каждый аргумент должен включать одинаковое число строк и столбцов. Формула создается также как и обычная, но ввод ее заканчивается нажатием CTRL + SHIFT + ENTER, формула заключается в фигурные скобки.

2.3.3. Функции

 

Многие вычисления в  таблице можно проводить, используя готовые функции. Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет.

Правила записи функции:

• если функция не использует аргументов, то ставятся пустые скобки без пробела между ними;
• аргументы функции отделяются друг от друга «;», а если указывается интервал – то «:»;
• если в качестве аргументов функций используются тексты, то они заключаются в кавычки.

Вы можете вводить  функции в рабочем листе прямо  с клавиатуры или с помощью  команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.

 

 

Рисунок 2.3.3 – Окно диалога Мастер функций

 

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию.(Excel содержит функции для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями, функции для инженерных, финансовых, статистических расчетов, математические, логические функции и др.) Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции. Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение. Текущее значение функции отображается внизу окна диалога. Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.