Электронная почта: общая характеристика, оценка, технология

     Отправка сообщений.

     Написать ответ на полученное письмо проще, чем подготовить новое сообщение. Когда сообщение выбрано в списке или открыто в отдельном окне, на панели инструментов активируются кнопки Ответить, Ответить всем и Переслать. Такой набор кнопок считается стандартным и предусмотрен во всех почтовых системах и программах.

• Кнопка «Ответить» позволяет подготовить ответ для отправителя сообщения. При этом адрес корреспондента и тема сообщения задаются автоматически (берутся из исходного сообщения). В начало темы добавляется фрагмент Re: (от английского response — ответ). Такая «приставка» добавляется только один раз, независимо от продолжительности переписки. В тело сообщения копируется исходный текст, что позволяет цитировать оригинал при ответе.
• Кнопка «Ответить всем» используется, если исходное сообщение отправлялось в несколько адресов (электронная почта предоставляет такую возможность). В этом случае копии сообщения получат как отправитель исходного послания, так и все его получатели. Это удобная форма коллективного обсуждения вопроса. В остальном сообщение формируется также, как при использовании кнопки «Ответить».
• Кнопка «Переслать» позволяет направить полученное сообщение другому корреспонденту вместе со своими замечаниями или комментариями. В этом случае «приставка» имеет вид Fw: (от английского forward — переслать). Адрес получателя в таком случае необходимо указать явно.

     Для подготовки нового сообщения нажмите кнопку Создать гообщение на панели инструментов. Новое сообщение формируется в отдельном окне (в системах Web-mail — на отдельной странице). При подготовке сообщения нужно заполнить служебные поля и написать текст сообщения. Окно подготовки сообщения позволяет задать одни и те же служебные поля:

• Кому. Заполнить это поле необходимо — в нем должен быть адрес основного получателя сообщения. Таких получателей может быть несколько, причем способ разделения имен зависит от конкретной программы или системы. Так, в программе Outlook Express адреса разделяют запятыми или точками с запятой. В программе Mozilla Thunderbird каждый адрес пишется в отдельной строке служебной области. При отправке ответов поле Кому заполняется автоматически, что не мешает его редактировать.
• Копия. В этом поле указывают дополнительных получателей сообщения. Чаще всего поле Копия используют при деловой или официальной переписке. Оно может заполняться автоматически при использовании кнопки «Ответить всем». Если посылать копию не нужно, это поле оставляют пустым.
• Скрытая копия. О наличии скрытой копии не сообщается другим получателям данного сообщения. Эта необязательная функция нужна крайне редко.
• Обратный адрес. При отправке сообщений электронной почты иногда надо принять ответ не в тот почтовый ящик, который реально был использован для отправки сообщения. Для этого специально указывают в сообщении другой обратный адрес. Если корреспондент воспользуется стандартными кнопками для подготовки ответа, то ответное сообщение попадет на указанный адрес. В программе Outlook Express принудительное указание обратного адреса не предусмотрено.
• Тема. Формально указание темы сообщения необязательно. На практике же четко сформулированная тема сообщения — строгое требование этикета. Поэтому в отправляемых сообщениях выбор темы крайне важен. При ответах на сообщения и при пересылке сообщений поле темы заполняется автоматически.

     Заполнив служебные поля, приступают к написанию текста сообщения. Фактически здесь работает несложный текстовый редактор. Особенности возникают только при ответах и при пересылке сообщений. В ответных посланиях принято цитировать поступающие сообщения. Почтовые программы и системы помогают в этом, автоматически добавляя текст исходного сообщения при подготовке ответа. Если требуется ответить на вопросы корреспондента или прокомментировать какие-то его утверждения, пишите комментарии сразу после соответствующих фрагментов оригинала. Это сохраняет преемственность переписки — при получении послания легко вспомнить, о чем идет речь. При длительной переписке иногда приходится придерживать фрагменты и более старых сообщений, которые выделяются большим числом дополнительных знаков в начале строки.

     Готовое сообщение требуется отправить. Для этого обычно применяют кнопку «Отправить» на панели инструментов (или на странице системы Web-mail). В почтовых программах можно организовать отложенную отправку командой Файл > Отправить позже. Так делают, когда сообщение готовится в отсутствие подключения к Интернету. Это важно при большом объеме переписки: отправка группы сообщений проходит быстрее, чем поодиночке. В этом случае сообщение направляется в папку Исходящие, а отправка накопленных сообщений произойдет при очередной операции получения почты. Пример создания нового сообщения в программе Mozilla Thunderbird(Приложение 3). 

     

2. Адресная книга

 

     По мере использования электронной почты у каждого пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка ведется регулярно. Если постоянно востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для хранения адресов и телефонов используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.

     Адресная книга — компонент почтовой программы. Формат книги и форма представления данных в адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере⁴.

     При смене почтовой программы адресную книгу потребуется импортировать. Адресную книгу Outlook Express можно перенести куда угодно, а вот из других программ импорт удачен далеко не всегда. Впрочем, обычно имеется возможность экспортировать адресную книгу в текстовом формате и впоследствии импортировать ее в таком виде.

     Адресная книга предназначена для выполнения трех основных задач:

     1) регистрация адресов корреспондентов;

     2) сохранение сведений о корреспондентах;

3. упрощенный ввод известных адресов.

     Регистрация адресов — это автоматическое сохранение адресов, имеющихся в полученных сообщениях. Практически все почтовые программы и системы содержат настройку, позволяющую автоматически заносить в адресную книгу сведения о корреспондентах, на сообщения которых дан ответ. Например, в программе Outlook Express надо дать команду «Сервис > Параметры» и на вкладке «Отправка сообщений» установить флажок «Автоматически заносить в адресную книгу получателей на чьи письма отвечает пользователь». Как только нажата кнопка «Ответить» или «Ответить всем», исходные адреса попадают в адресную книгу.

     Другой способ — дать команду на запись адреса в адресную книгу вручную. В программе Outlook Express для этого можно щелкнуть левой кнопкой мыши на послании в списке сообщений и выбрать в контекстном меню команду «Добавить отправителя в адресную книгу».

     Иногда нужно добавить в адресную книгу адрес, который не принадлежит отправителю, а просто упомянут в сообщении. Все почтовые системы автоматически обнаруживают такие адреса по контексту и представляют их в виде гиперссылок. Если щелкнуть на такой ссылке правой кнопкой мыши, то в контекстном меню найдется команда Добавить в адресную книгу.

     Если полезный адрес электронной почты получен не в электронном сообщении, его можно внести в адресную книгу вручную. В большинстве систем для этого требуется открыть отдельное окно (или границу) адресной книги, хотя в программе Outlook Express панель Контакты доступна в основном окне. В программе Mozilla Thunderbird аналогичная функция реализована с помощью дополнительно устанавливаемого расширения.

     Открывают адресную книгу с помощью кнопки Адресная книга на панели инструментов. В строке меню пункт Адресная книга доступен через меню Сервис в программе Outlook Express и через меню Инструменты в программе Mozilla Thunderbird. В системах Web-mail доступ к адресной книге дает специальная ссылка.

     В окне адресной книги отображается список всех сохраненных в ней адресов. Чтобы записать в книгу новый адрес, в программе Outlook Express щелкните на кнопке «Создать» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать контакт». В программе Mozilla Firebird достаточно нажать кнопку «Создать карточку».

     Главное назначение адресной книги – упрощение ввода и проверки адресов электронной почты. Пример записи в адресной книге Mozilla Thunderbird(Приложение 4). 

     

3. Работа с вложениями

 

     Электронная почта исторически рассчитана только на работу с обычными текстами. По стандарту сообщение содержит 7-разрядные символы, что затрудняет передачу не только файлов с двоичным содержимым, но и текстов, содержащих символы не латинского алфавита.

     С этой проблемой удалось справиться с помощью механизма вложений. Вложение — это произвольный файл, который подключается к сообщению после кодирования. При этой операции файл сжимается (по возможности) и преобразуется в набор семиразрядных символов. Если сжатие невозможно, то преобразование увеличивает объем файла (примерно вдвое). Существует несколько стандартных методов подобного кодирования, и для них современные почтовые программы автоматически восстанавливают исходный вид файла.

     Операции кодирования и декодирования проходят «прозрачно». И отправитель, и получатель воспринимают вложенный файл не как часть текста, а как дополнение, хотя на деле данные файла пересылаются прямо в сообщении.

     Сообщение, содержащее вложение, помечается в  окне программы значком в виде скрепки. Это относится и к отправляемым, и к получаемым вложениям. Если сообщение содержит вложение, и текст, и файл поступают на компьютер при загрузке этого сообщения с сервера. Но пока вложение вместе с сообщением хранится в почтовой базе данных, оно недоступно как отдельный файл. Чтобы получить к нему доступ, надо сохранить вложение на жестком диске.

     Некоторые почтовые программы позволяют немедленно «открыть» или «запустить» вложение. Но делать так ни в коем случае нельзя. Механизм почтовых вложений — это один из основных путей проникновения компьютерных вирусов. Поэтому к каждому вложению следует подходить осторожно: при малейших сомнениях вложение уничтожают, не открывая.

     Если  в сообщении есть вложение, то в  программе Outlook Express в области предварительного просмотра отображается крупный знак скрепки. Щелкните на нем — откроется меню, в котором можно выбрать пункт «Сохранить вложения». В открывшемся окне укажите папку в которую требуется записать вложения и нажмите кнопку «Сохранить».

     В программе Mozilla Thunderbird в области предварительного просмотра виден непосредственно список вложений. Сохранить их удобно через контекстное меню, в котором имеются команды «Сохранить как» (при сохранении можно сменить имя файла) и «Сохранить» все (указывается только папка для сохранения).

     В почтовых системах Web-mail работа с вложениями ведется примерно так же. Кстати, именно сообщения с вложениями обычно заполняют почтовый ящик, заставляя  следить за его наполнением. При  использовании этих систем обычно существуют ограничения как на объем отдельного вложенного файла, так и на общий объем сообщения.

     Отправка  вложений.

     Чтобы добавить вложение в сообщение, сначала  сформируйте сообщение как обычно, а затем нажмите кнопку «Вложить файл в сообщение» на панели инструментов. Вид и название этой кнопки очень похожи во всех почтовых программах. Для выбора вкладываемого файла открывается стандартное диалоговое окно. Выберите файл и нажмите кнопку «Вложить». В области служебных полей сообщения появится дополнительная строка для указания вложенных файлов. К одному сообщению можно добавить несколько файлов, но лучше заранее упаковать их в один ZIP-архив.

     Отправка  сообщения, содержащего вложение, производится как обычно. С учетом объема отправляемого  файла процесс отправки и получения подобных сообщений занимает существенно больше времени.

     С особой осторожностью отнеситесь к  пересылке вложений. Потенциально любое  вложение может оказаться вредоносной  программой, и беспечность совершенно неуместна. Следующие рекомендации могут выглядеть излишне строгими, но они позволяют справиться как с ложными, так и с реальными опасностями и создать уверенность в безопасности.

     Правила работы с вложениями.

     В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной почты  сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей. Нельзя:

1. посылать вложения при первом обращении к незнакомому человеку или в организацию;
2. посылать текстовый документ как вложение, если текст можно включить прямо в сообщение;
3. посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без предварительного согласования с корреспондентом;
4. посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);
5. открывать и запускать вложения, если они поступили от незнакомого человека (организации) или же полученное сообщение не соответствует общему духу переписки с данным корреспондентом;
6. открывать и запускать вложения без предварительной антивирусной проверки;