Интегрированные пакеты MS Office

     

      
Рис. 4.  Программа Microsoft Outlook объединяет функции электронной почты, личного календаря, совместного планирования и управления личной информацией.

     Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

     В последней версии (Outlook 2003) (рис. 5.) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).  

     

      
Рис. 5.  Microsoft Outlook 2003

     Появились новые возможности управления письмами. Функция "интеллектуальной группировки" почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.

     Еще одно новшество позволяет более  эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появился настраиваемый фильтр спама.

     Microsoft PowerPoint

     Microsoft Power Point - это популярная программа  подготовки презентаций, которая  широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и  служащими офисов. Широкое распространение  этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

     Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

     Переходы  между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут  быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

     Microsoft Power Point позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

     По  мере развития Microsoft Office программа приобретала  новые элементы, общие для всех приложений Office. 

     

     Рис. 6.  Microsoft PowerPoint2003  

     В Power Point 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра (Power Point Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен Power Point, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как Power Point - презентации.

     Microsoft Excel

     Microsoft Excel - это идеальное средство для  решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

     Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых  может храниться числовая и текстовая  информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. 

     

     Рис. 7.  Microsoft Excel 2003  

     Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

     Microsoft Excel имеет массу встроенных функций  для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций  программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

     Excel предлагает мощный аппарат для  решения задач подбора параметров, статистического анализа данных  и т.д. Программа имеет возможности  доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

     За  счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы.

     Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

 

Microsoft Access

Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные  функции СУБД:

1. Непосредственное  управление  данными  во  внешней   памяти.  Эта  функция включает  обеспечение необходимых структур  внешней памяти как для хранения  данных, непосредственно  входящих  в  БД,  так  и  для   служебных  целей, например, для  убыстрения доступа к данным в некоторых случаях (обычно для этого используются индексы).

2. Управление  буферами  оперативной  памяти.  СУБД  обычно  работают  с   БД значительного размера; по  крайней мере  этот  размер  обычно  существенно больше доступного  объема  оперативной  памяти.  Понятно,  что  если  при обращении к любому элементу данных будет производиться  обмен  с  внешней памятью, то вся система будет работать со  скоростью  устройства  внешней памяти.  Практически  единственным  способом  реального  увеличения  этой скорости является буферизация данных  в  оперативной  памяти.  Поэтому  в развитых СУБД поддерживается собственный набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной замены буферов.

3. Управление  транзакциями. Транзакция  -  это   последовательность  операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое.  Либо  транзакция  успешно выполняется, и СУБД фиксирует (COMMIT) изменения БД,  произведенные  этой транзакцией, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений  никак  не отражается на состоянии БД. Понятие транзакции необходимо для поддержания логической целостности БД.

4. Журнализация. Одним из основных требований  к  СУБД  является  надежность  хранения данных во внешней  памяти. Под  надежностью  хранения  понимается то, что СУБД должна быть в состоянии восстановить последнее согласованное состояние БД после любого  аппаратного или программного  сбоя.  Обычно рассматриваются два возможных вида  аппаратных  сбоев:  так называемые мягкие сбои, которые можно трактовать  как внезапную  остановку  работы компьютера (например, аварийное  выключение  питания),  и  жесткие  сбои, характеризуемые  потерей  информации   на   носителях   внешней   памяти. Поддержание надежности хранения данных в БД требует избыточности хранения данных, причем та часть данных, которая используется для  восстановления, должна  храниться  особо  надежно.  Наиболее распространенным   методом поддержания такой избыточной  информации   является   ведение   журнала изменений БД. Журнал - это особая  часть БД,  недоступная  пользователям СУБД и поддерживаемая с особой тщательностью (иногда  поддерживаются  две копии журнала, располагаемые на  разных  физических  дисках),  в  которую поступают записи обо всех изменениях основной части БД. Во  всех  случаях  придерживаются стратегии "упреждающей" записи в журнал  (так  называемого протокола Write Ahead Log - WAL). Самая простая ситуация восстановления - индивидуальный откат транзакции.

5. Поддержка  языков БД. Для работы с базами  данных используются  специальные  языки, в целом называемые языками баз данных. В современных СУБД  обычно  поддерживается единый интегрированный язык,  содержащий  все необходимые средства для работы с БД,  начиная от  ее  создания,  и обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами  данных.  Стандартным  языком наиболее распространенных в настоящее  время  реляционных  СУБД  является язык SQL (Structured Query Language). 
 

Интеграция  приложений MS Office

       Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

     Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета.

     Следует отметить, что пользователям, имеющим  подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном  диске ПК, а также та часть, которая  расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам и т.п. (рис. 8.).

       Все приложения Microsoft Office обеспечивают  обмен данными между отдельными  приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. 

     

      
Рис. 8.  Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам.

     Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над  общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей  станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

     За  счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать  весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

     В общем виде описанные возможности  можно сформулировать следующим  образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения - приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

     Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных (рис. 9).  

     

      
Рис. 9.  Схема формирования составного документа

     Механизм  связывания оригинального объекта  и его копии обеспечивает эффективную  работу с составными документами, в  которых используются различные  источники. В частности, можно настроить  режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.