Интегрированные пакеты MS Office

     Особенностью  интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

     В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

     Вскоре  стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для  использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель  офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.

     Билл  Гейтс заявил: "Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с тех  пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером  уместна по многим причинам. Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или "'взято с потолка"', или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК". И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет-возможностей.

     HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера, и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

     В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

     Например, в состав Office System было добавлено  новое приложение OneNote 2003 - программа  для записи заметок и управления ими. Используя OneNote, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.

     Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов  и управления ими.

     В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

     Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а  получить с помощью Word полиграфическую  продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

     В Office System также входит целый ряд  других приложений, которые остаются за рамками этой книги.

     Office System развивается не только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.

     XML широко используется для передачи  бизнес - данных через Интернет, устраняя  проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

     XML следует рассматривать не как  замену HTML, а скорее как надстройку  над ним. HTML создан для отображения  данных и фокусируется на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

     Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность  обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

     Офисные инструменты тоже продолжают совершенствоваться, компания Microsoft выпустила новые версии своих продуктов. Поскольку в  настоящее время наибольшее распространение  получила версия MS Office 2003, то о возможностях MS Office мы будем вести на примере именно этой версии.

     Таков был процесс эволюции офисных  приложений для платформы Windows. Следует  отметить, что параллельно развивались  версии для компьютеров Apple Macintosh. Например, на момент выпуска Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2004 для Apple даже обошла по порядковому номеру пакет для Windows (Microsoft Office 2003).   
 
 
 
 
 

  Интегрированные  пакеты

    Интегрированные пакеты представляют собой набор  нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

    Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.

    Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое  ядро, обеспечивающее возможность тесного  взаимодействия между составляющими.

     Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся. Microsoft Word 2003 Microsoft Word - это очень простой и удобный пакет, объединяющий в себе текстовый редактор, электронные таблицы и базы данных, а также телекоммуникационные средства для соединения с другими компьютерами по телефонным линиям. Пакет ориентирован на людей, не имеющих времени осваивать сложные продукты, на начинающих пользователей, а также на домашних пользователей. 
 

     Microsoft Word

     Microsoft Word - настолько широко распространенный  текстовый процессор, что его  файловый формат (.doc) стал стандартом  дефакто для всех разработчиков  офисных приложений.

     Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

     Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

     На  уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

     На  уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные  интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).

     Программа также позволяет форматировать  разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют  свой формат колонки, колонтитулы, нумерация  страниц, сноски, поля и некоторые  другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

     Word значительно облегчает работу  при форматировании документа,  предоставляя возможность использовать стили.

     Стиль - это именованный и сохраненный  набор параметров форматирования. Стиль  может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив  стиль, можно быстро применить его  к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

     Как правило, в организациях создается  множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно  ускорить, используя специальные  шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

     Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную  записку, подготовить научно-технический  отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

     Word предлагает встроенные средства  графики, позволяющие включать  в текст схемы, чертежи и  диаграммы.

     Важной  особенностью программы является возможность  поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

       В Word 2003 реализованы также новые  возможности доступа к дополнительным  ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам  и т.п.), которые собраны на специальном  Web-узле Microsoft Office Online.  

     Рис.3 Microsoft Word 2003.

     В последнее время появился ряд  новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в  Интернет-магазинах.

     Число подобных сервисов будет постоянно  расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

     Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет  сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая  при этом форматирования Word. При  сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

     Microsoft Outlook

     Microsoft Outlook представляет собой мощное  средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

     Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.