Информатика и информационные технологии

Мастер таблиц  позволяет воспользоваться существующими  шаблонами для облегчения процесса создания таблиц.  

 После определения  структуры таблицы можно приступить  к вводу данных.

Непосредственный  ввод и редактирование данных осуществляется в Режиме таблицы.  

Этот режим является простым способом просмотра данных по столбцам и строкам.   

После ввода первой записи Access выводит следующую пустую строчку для ввода следующей записи.  

Пустая запись внизу  таблицы отмечается символом звездочка.   

Если свойство поля имеет тип данных «текстовый», то в это поле можно ввести до 255 символов.   

Внизу экрана отображается общее количество записей и номер  активной записи..  

Крайний слева столбец  таблицы называется столбцом маркировки записи, щелчком на котором можно  выделить всю запись (строку).  

Переход из Режима таблицы  в Режим Конструктора (и наоборот) выполняется щелчком на кнопке Представление  таблицы на панели инструментов или  выполнением команды Вид/Режим.  

Создание  запросов  

Запрос – это  выражение, определяющее, какую информацию вам надо найти в одной или  в нескольких таблицах.  

Для создания запроса  надо в окне База данных выбрать  закладку Запросы и нажать кнопку Создать.  

С помощью Мастера  можно создать запросы следующих  типов:  

·        Простой запрос – возможность выбора полей из нескольких таблиц или запросов.

·        Перекрестный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

·        Повторяющиеся записи – выполняет поиск одинаковых записей по какому-либо полю в указанной таблице.

·        Записи без подчиненных – находит все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.  

После выбора типа Мастера  надо ввести информацию, необходимую  для создания запроса.  

В режиме Конструктора  Access предлагает выбрать таблицы, для которых будет делаться запрос и выводиться бланк "запрос по примеру".  

В строке Условия  отбора в бланке можно ввести любое  из следующих условий:  

·        Точное совпадение. Задается символьное изображение.

·        Поиск с использованием подстановочных символов шаблона (*, ?, #, [, ], !, -).

·        Поиск несовпадений. Используется оператор NOT.

·        Поиск пустых полей. Используются операторы NULL, NOT NULL.

·        Оператор сравнения (>, <, <=, >=, <>, =).

·        Значения Да/Нет (Истина, Ложь и т.п.)

·        Сложное условие отбора. Используются логические операторы для задания сложного условия для одного и того же поля (AND, OR, NOT, BETWEEN, IN).  

Создание  форм  

Формы дают некоторые  преимущества в отображении данных:   

·        Дают возможность отображения, сходного с бумажными формами, бланками.

·        Позволяют изменить порядок следования поля.

·        Могут содержать поля из нескольких таблиц.

·        Могут иметь специальные поля с функциями.

·        Могут содержать графики, диаграммы и рисунки.

·        Позволяют автоматизировать ввод данных.   

Для создания формы  надо в окне База данных выбрать  закладку Формы и нажать кнопку Создать.   

В Access существует несколько способов создания форм:  

·        Автоформа. Создает для выбранной таблицы или запроса форму в столбец, ленточную или табличную и отображает законченную форму с данными в режиме формы.

·        Мастер форм. Можно создать форму в диалоговом режиме, выбрав один из пяти шаблонов.

·        Конструктор форм. Пользователь самостоятельно разрабатывает форму в режиме Конструктора.   

Сначала режим содержит только один раздел Область данных.   

В форму можно  включить дополнительные разделы (выполнить  команды Вид – Колонтитулы  – Заголовок/Примечание):  

·        Заголовок формы. Печатается в верхней части первой страницы.

·        Верхний колонтитул. Печатается в верхней части каждый страницы.

·        Нижний колонтитул.

·        Область примечаний. Печатается в нижней части последней страницы.  

В режиме Конструктора на экран выводятся панель инструментов и панель элементов Конструктора форм, каждый элемент которой предназначен для выполнения определенных функций.   

Создание  отчетов  

Отчеты предназначены  для вывода информации в удобном  виде.  

Для создания отчета надо в окне Базы данных выбрать  закладку Отчеты и нажать кнопку Создать.   

Основными способами  создания отчетов являются:  

·        Автоотчет. Создает отчет в столбец или ленточный в автоматизированном режиме.

·        Мастер отчетов. Создает отчет на основе стандартных, заранее подготовленных шаблонов.

·        Конструктор отчетов. Создание отчета самостоятельно пользователем с самого начала.  

Отчет в режиме Конструктора состоит из следующих разделов:  

·        Заголовок отчета.

·        Верхний колонтитул.

·        Заголовок группы (информация, появляющаяся перед каждой группой данных).

·        Область данных (содержит собственно отчет, отображающий данные из таблиц и запросов).

·        Примечание группы.

·        Нижний колонтитул.

·        Область примечаний отчета.  

Создание отчетов  аналогично созданию форм.  

Контрольные вопросы:  

1.     Какие данные называются структурированными?

2.     Что такое база данных и системы управления базами данных?

3.     Каковы структурные элементы базы данных?

4.     Каковы основные модели данных?

5.     С чего начинается и как производится создание базы данных?

6.     Из каких объектов состоит каждая база данных MS Access?

7.     Как создается таблица в MS Access?

8.     Как создаются запросы в MS Access?

9.     Для чего предназначены формы и отчеты?

10.           Из каких разделов состоят формы и отчеты?