Информатика и информационные технологии

·        установить курсор мыши на правую границу заголовка столбца  (курсор примет вид двунаправленной стрелки) и, не отпуская левой кнопки, переместить границу до нужной ширины;

·        щелкнуть левой кнопкой мыши два раза на правой границе столбца или выполнить команды: Формат – Ширина столбца – «Лучшее заполнение».  

Аналогично производится изменение высоты строки с использованием ее нижней границы заголовка.  

Вставка столбцов:  

·        выделить столбец, левее которого нужно вставить новый столбец;

·        выполнить команды: Вставка – Столбец.   

Вставка строк:  

·        выделить строку, выше которой нужно вставить новую строку;

·        выполнить команды: Вставка – Строка.  

Удаление строк  и столбцов:  

·        выделить нужные строки и столбцы;

·        выполнить команды: Правка – Удалить.  

Сохранение, загрузка, просмотр и печать электронной  таблицы  

Созданная таблица  хранится в оперативной памяти компьютера до тех пор, пока он включен.  

Для ее сохранения на жестком диске или дискете  надо:  

·        выполнить команды: Файл – «Сохранить как» и нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов.

·        в появившемся диалоговом окне установить нужную папку и в поле Имя файла ввести с клавиатуры нужное имя в русском или латинском регистре.  

Для сохранения файла  с электронной таблицей используются команды:  

 

 

Перед печатью таблицы-документа  его нужно просмотреть на экране следующим образом:  

·        выполнить команды: Файл – Просмотр или нажать кнопку «Предварительный просмотр перед печатью» на панели инструментов.

·        чтобы закончить просмотр надо нажать кнопку «Закрыть».  

Для печати таблицы-документа  на принтере необходимо:  

·        задать параметры печати (масштаб, размер  бумаги, ориентацию и т.п.) по командам: Файл – Параметры страницы;

·        выполнить команды: Файл – Печать и нажать кнопку «Печать» на панели инструментов;

·        в появившемся окне указать страницы для печати и щелкнуть по кнопке ОК.   
 

Контрольные вопросы:  

1.     Для решения каких задач применяются электронные таблицы?

2.     Как сделать активной необходимую ячейку?

3.     Как можно создать текстовую и числовую последовательность?

4.     Как производится ввод и выравнивание текстовых и числовых данных?

5.     Для чего нужны формулы и каков порядок их ввода?

6.     Какие адреса ячеек являются относительными и абсолютными?

7.     Что такое Мастер функций и как он используется?

8.     Что такое Мастер диаграмм и как он используется?

9.     Как можно редактировать столбцы и строки электронной таблицы?

10.           Как производится сохранение, просмотр и печать электронной таблицы?

ЛЕКЦИЯ 5. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ. СУБД  MICROSOFT ACCESS  

Основы теории баз данных  

Структурирование  информации – это введение соглашений о способах представления данных (их длины и значений).  

База данных (БД) –  это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся  к определенной предметной области (например, экономике, юриспруденции, психологии и т.п.).  

Создавая базу данных, необходимо обеспечить возможности:   

·        упорядочивать информацию по различным признакам(например, по возрасту сотрудников предприятия);

·        быстро извлекать выборки с произвольным сочетанием признаков (например, студентов, имеющих задолжности).  

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз  данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации в  них необходимой информации.   

Создание баз данных обеспечивает:   

·        сокращение избыточности  и устранение несовместимости хранимых данных;

·        ограничение доступа к данным (защита данных);

·        совместное использование и стандартное представление данных.  

Базы данных бывают централизованными (хранятся в памяти одной вычислительной системы) и  распределенными (составные части  БД хранятся в памяти разных компьютеров).   

Важным этапом проектирования БД является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, отражающей состав, структуру и взаимосвязь  данных, а также информационные потребности  приложений (задач и запросов).  

Основой любой БД является ее модель данных – совокупность структур данных и операций их обработки    

В зависимости от топов взаимосвязи данных различают  три модели данных.  

Иерархическая модель данных  

Ее элементы связаны  иерархическими отношениями и образуют древовидную иерархическую структуру, состоящую из уровней, элементов-узлов (совокупностей данных, описывающих  некоторый объект) и связей.  

К каждому узлу может  идти только одна связь от узла верхнего уровня.  

Сетевая модель данных   

Сетевая структура  также состоит из уровней, узлов  и связей, но к ее узлам может  идти несколько связей от узлов верхнего уровня.  

Реляционная модель данных  

Эта модель в отличии от предыдущих имеет более простую и удобную для компьютера и пользователя табличную форму представления данных.  

Таблица представляет собой двумерный массив со следующими свойствами:  

·        каждый элемент таблицы – это один элемент данных;

·        все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

·        столбцы имеют одинаковые имена;

·        порядок следования строк и столбцов произвольный;

·        нет одинаковых строк и столбцов.  

Макетом таблицы  называется описание столбцов БД, составленное ее разработчиком.  

Реляционная база данных состоит из таблицы или набора таблиц, а ее создание начинается с  проектирования и построения таблиц для ввода и хранения данных.  

Структурными элементами базы данных являются поля, записи и  таблицы.  

Поле -  элементарная единица логической организации  данных, определяемая характеристиками: именем, типом (символьный, числовой и  т. д.), длиной и точностью.  

Простым ключем называется поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись.  

Таблица БД  имеет  составной ключ, если запись однозначно определяется значениями нескольких полей.   

Запись – совокупность логически связанных полей .  

Таблица – совокупность записей одной структуры.  

Описание базы данных должно содержать перечень полей  записи и их основные характеристики.   

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access  

Основными объектами  базы данных MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, программные модули.   

Таблица – определяется пользователем и используется для  хранения данных.  

Запрос – выбирает данные из таблицы (таблиц) по заданному  условию.  

Форма – отображает данные из таблицы (таблиц) или запроса (запросов) на основании определенного  пользователем формата. Формы дают возможность вводить, просматривать. Редактировать и печатать данные.   

Отчет – позволяет  создавать документы для распечатки и включения в документы других приложений.  

Макрос – автоматизирует стандартные действия по выбранным  пользователем командам и событиям.   

Программный модуль – автоматизирует сложные операции.   

СУБД  MS Access является комплексом программ, предназначенным для формирования, хранения и обработки данных в табличном виде, т.е. создания реляционных баз данных.  

Последовательность  запуска MS Access:  

 

 

Создание  таблиц  

Находясь в главном  окне Access, выбрать команду Файл - Создать или нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов.  

На экране появится окно диалога Создание, содержащее две вкладки:  

·        Общие – позволяют создать новую пустую базу данных.

·        Базы данных – позволяют выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью Мастера.  

Для создания новой  БД – таблицы с помощью Мастера  надо выбрать закладку Базы данных.   

На экране появится список образцов баз данных, предлагаемых Мастером. Нужно выбрать образец, нажать ОК и управлять созданием  БД кнопками Отмена, Назад, Далее, Готово.   

В процессе построения можно выбирать таблицы и их поля, которые должны войти в состав новой БД.  

Чтобы создать новую  пустую БД – таблицу без использования  Мастера, нужно выбрать в окне Создать закладку Общие и дважды щелкнуть на значке Новая база данных.   

В появившемся окне выбрать папку, задать имя файла  новой базы данных и нажать кнопку Создать.   

Дальнейшая работа с базой данных состоит из двух этапов.   

На первом этапе  определяется ее структура: количество таблиц, состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблицах, тип  данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей.  

На втором этапе  производится создание записей таблицы  и заполнение их данными.  

Для создания новой  таблицы в окне База данных выбрать  закладку Таблицы и нажать кнопку Создать.  

В открывшемся окне Новая таблица нужно выбрать  один из режимов создания таблиц.  

Режим таблицы позволяет  создать таблиц, не определяя предварительно ее структуру.  

После выбора этого  режима открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.   

При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы.  

Режим Конструктора позволяет пользователю самому указать  параметры всех элементов структуры  таблицы. В этом режиме на экран выводятся:   

·        панель инструментов;

·        таблица полей.  

Для определения  поля в окне Таблица (полей) задаются имя поля, тип данных, описание –  краткий комментарий, а также  свойства поля в разделе Свойства поля, общие свойства – на закладке Общие, и Тип элемента управления  - на закладке Подстановка.