Информатика и информационные технологии

Компьютер является основным средством автоматизированного  создания и редактирования документов.   

Компьютерное создание и оформление документа обычно начинается с вызова формы, на базе которой будет  создан данный документ. Это может  быть унифицированная утвержденная  в данной организации форма или  чистый лист.  

 В России для  служебных документов используются  форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации), а также вспомогательный формат ряда В.  

 Основным инструментом  компьютерного документирования  является  текстовый процессор-редактор  Microsoft Word.  

Создание  текстовых документов в редакторе  Microsoft Word  

Запуск и выход  из редактора  

Запуск редактора   

После загрузки оболочки Windows в окне Microsoft Office дважды щелкнуть мышью на пиктограмме Microsoft Word.   

Выход из редактора   

 

 

 

 

Сеанс работы с Word завершается после ответа пользователя на все сообщения.  

Элементы  окна редактора  

1 – Строка заголовка,  содержащая название программы  Microsoft Word и имя активного документа. Если документу еще не присвоено имя, то автоматически в заголовке появится название Документ 1.

2 – Кнопки выбора  представления окна (пиктограмма,  нормальный размер, полноэкранный  размер).

3 – Кнопка вызова  меню команд управления окном.

4 – Команды в  меню, упорядоченные по функциональному  признаку.

5 – Панели  инструментов. Щелчком мыши на кнопке задается  выбранная команда.

6 – Координатная  линейка, указывающая  размеры  полей страницы и абзацных  отступов.

7 – Горизонтальная  и вертикальная линейки прокрутки  текста. Применяются, когда весь  текст не помещается на экране  и требует сдвига (прокрутки) вверх-вниз  или влево-вправо.

8 – Строка состояния,  содержащая информацию о текущем  положении текстового курсора  в документе и режиме работы  редактора.

9 – Рабочая область  для ввода и обработки текста.   

Порядок операций при создании текста  

Используя практический опыт работы, рекомендуем следующий  порядок операций при создании текстовых  документов:  

 

 

Установка вида экрана:  

·        Если размер окна редактора меньше полноэкранного, то щелчком мыши по кнопке с двойной стрелкой в правом верхнем углу экрана разверните окно на весь экран.

·        Можно включить (это предпочтительно) или выключить изображение строки состояния в нижней части окна, выполнив команды:

·        Сервис - Опции... - Просмотр - Строка состояния.

·        Если отсутствуют масштабные линейки, то включить их, выполнив команды:  

Вид – Линейка  

·        Под строкой меню должны находиться панели инструментов. Для работы с текстовыми документами достаточно иметь на экране три панели: “Стандартная”, “Форматирование”, “Обрамление”. Выполните команды: Вид - Панели инструментов...  

В появившемся диалоговом окне активные панели (те, которые уже  имеются на экране) отмечены крестиком.   

Добавить или убрать панель можно щелчком мыши на кнопке возле имени соответствующей  панели.

Удобно отображать в тексте маркеры конца абзаца.   

Чтобы маркер был  виден на экране, щелкните мышью  по кнопке с его изображением в  стандартной панели инструментов.

 

Масштабирование   

После настройки  вида экрана следует подобрать размер изображения текста на экране:

 

·        Установить масштаб текста можно, выполнив команды: Вид - Масштаб...

·        В появившемся диалоговом окне в поле “Масштаб” можно щелчком мыши отметить один из масштабов изображения: 200 %, 100 %, 75 %, “Ширина страницы”, “Полная страница”, “Много страниц”, или в поле “Процент” щелчком мыши по кнопкам стрелка-вниз или стрелка-вверх и установить другой масштаб, например, 
87-89 %, что позволит видеть на экране весь текст по ширине страницы.  

Установка параметров страницы:  

·        Для установки параметров страницы выполнить команды:

·        В появившемся диалоговом окне изменить при необходимости щелчком мыши поля (отступы от краев листа) - верхнее, нижнее, левое и правое. По умолчанию эти поля установлены в 2,5 см, что рекомендуется для стандартных документов.

·        Если требуется расположить лист бумаги горизонтально, например, для широкой таблицы, тогда следует щелкнуть мышью по вкладке “Размер бумаги” и отметить кнопку “Альбом”.  

Форматирование  абзацев  

В редакторе Word реализованы два различных способа форматирования абзацев – непосредственное и стилевое форматирование.   

Непосредственное  форматирование:  

·        Выполните команды: Формат - Абзац...

·        В появившемся диалоговом окне  в поле “Первая строка” щелкнуть мышью по кнопке стрелка-вниз и выбрать из появившегося списка “Красная строка”.

·        В поле “Межстрочный” щелкнуть мышью по кнопке стрелка-вниз и выбрать из появившегося списка нужный межстрочный интервал, например, “1,5 интервала”.  

Задание шрифтов:   

·        В панели инструментов “Форматирование” на экране щелкните мышью на значке стрелка-вниз справа от поля, где уже стоит имя некоторого шрифта, чтобы открыть список шрифтов. Выберите тот шрифт, который вам нужен. (Для обычных текстовых документов это необязательная операция, так как можно использовать шрифт, установленный по умолчанию.)

·        Для выбора размера шрифта щелкните мышью на кнопке стрелка-вниз справа от поля, где уже стоит некоторый размер шрифта. Выберите из появившегося списка нужный размер шрифта.  

Выравнивание  текста  

Текст можно выравнивать  по правому и левому краям, по центру (заголовки), а также по ширине строки (обычный текст документа).   

Удобно использовать для этой операции соответствующие  кнопки из панели инструментов “Форматирование”.   

Щелкните мышью  на соответствующей кнопке панели.   

Помните, что различные  виды выравнивания исключают друг друга и каждый абзац может быть выровнен только одним из вышеуказанных способов.  

Ввод текста   

Ввод текста будет  производиться в то место поля, где стоит в этот момент текстовый  курсор, представляющий собой вертикальный штрих.   

Вы можете передвигать  текстовый курсор по уже имеющемуся тексту с помощью клавиши управления курсором или с помощью мыши, щелкнув  в нужном месте документа.  

По экрану, не заполненному текстом, курсор для указания строки ввода текста можно перемещать только клавишей Enter.  

При вводе текста редактор сам переведет его на новую строку по достижении правой границы документа.   

Нажатие клавиши  Enter при вводе текста означает начало нового абзаца текста, при этом курсор перейдет на новую строку в начало абзаца.  

Вставка номеров  страниц  

Если подготовлен  длинный документ и нужно пронумеровать страницы, то следует выполнить операции:   

·        Команды : Вставка - Номера страниц...

·        В появившемся диалоговом окне  в поле списка Положение указать позицию номера на странице (вверху или внизу), а в поле списка Выравнивание  указать способ выравнивания номера страницы (слева, в центре, справа, внутри, снаружи).  

Сохранение  и загрузка документов  

После того, как вы ввели текст документа, он будет  находиться в оперативной памяти вашего компьютера до того момента, пока он включен.   

Для сохранения документа  на жестком диске или дискете  следует:  

·        Выполнить команды: Файл - Сохранить как...

·        В появившемся диалоговом окне в поле Файл с клавиатуры ввести латинскими буквами имя файла.

·        По умолчанию документ будет сохранен в каталоге самого редактора Word.   

Если вы хотите выбрать  другой каталог и другой диск, то их следует указать в соответствующих  полях этого диалогового окна.   

Если документ записан  на диске, его можно загрузить  в редактор Word для дальнейшей обработки:   

·        Выполните команды: Файл - Открыть...

·        В появившемся диалоговом окне , которое имеет такую же структуру, как и диалоговое окно “Сохранить как”, щелчком мыши указать в списке файлов нужный документ. Если в этом списке нет искомого документа, то следует указать другой диск и другой каталог так же, как для диалогового окна “Сохранить как”.  

После закрытия диалогового  окна документ появится в окне редактора  Word .  

Печать документа  с предварительным просмотром