Информационные технологии в управлении

С О Д Е Р Ж  А Н И Е: 

Введение...................................................................................................................2

Глава 1 Основные характеристики  современной АИС  финансовой деятельности…………………………………………………………….…………5

       1.1.Сущность АИС и создание информационных систем……….…….…..5

       1.2 Задачи использования автоматизированных информационных

систем в аналитической деятельности………………...…………...…...……….8

       1.3 Типы корпоративных информационных систем и их применение в управлении деятельностью организации………………………………………..16 

Заключение .............................................................................................................

Список использованной литературы.....................................................................     

  Введение

       Ещё с древних времён человек  приспосабливался  к  условиям  окружающей среды, воспринимал её такую как есть и пытался подстроить под себя.  Он  уже тогда старался облегчить свой труд путём применения  различных  предметов  и уже потом механизмов. С развитием человечества и соответственно научно - технического прогресса  появились  совершенные  системы  автоматизированного управления, которые в настоящее время применяются везде. Особенно хорошо этот процесс можно пронаблюдать на примере промышленности нашей страны.

       В настоящее время уже сложно представить  современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий  позволяет значительно повысить производительность и качество работы, как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.   Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная финансовая деятельность любой организации.Главной задаче современных информационных технологий финансового управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Актуальность настоящей работы обуславливается тем, что информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается  необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. В настоящее время информационные процессы являются активными силами взаимосвязи внутри и между экономическими объектами хозяйствования. Такие процессы в основном строятся на использовании разнообразных технологических решений.Главной задачей данной работы является рассмотрение основных наиболее значимых достижений информационной технологии в сфере управления финансами предприятия.

     1. Сущность автоматизированных информационных систем и создание информационных систем.

     В  научно-технической литературе часто  используются термины «система»,  «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

     Управление  — важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность  любой социально-экономической,  организационно-производственной системы  (предприятия, организации, территории).

     Систему,  реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.  Экономическая информационная система — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

    Современный  уровень информатизации общества  предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

    Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

    Применение  автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование  автоматизированных информационных систем позволяет:

• оптимизировать планы работы,
• быстро вырабатывать решения,
• четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

• активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
• интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
• наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;
• создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;
• формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
• постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

    Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

    Автоматизированная информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам. 

  2. Задачи использования  автоматизированных информационных систем в аналитической деятельности

     В  настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с использованием информационных технологий становится объективной необходимостью.

   Финансовый  анализ сопровождается выполнением  большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок, группировок, сравнений и сортировок исходных данных; нахождение минимального или максимального значения и ряд других операций. Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Все это многообразие видов аналитической обработки экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.  Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами. Автоматизированные информационные системы становится неотъемлемой частью рабочего места бухгалтера, экономиста, финансиста и их труд приобретает характер автоматизированного труда.

     В  настоящее время все предприятия  испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку; разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с применением достижение информационных технологий становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных вычислительных средств, особенностями настоящего периода развития экономики.

     Методика  финансового анализа, ориентированная  на использование информационных  технологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

     Применение  информационных технологий поднимает  финансовый анализ на качественно  новую ступень. Новые возможности, открывшиеся для анализа, обусловлены исключительными особенностями ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого программного обеспечения, диалоговый режим работы и др. Применение информационных технологий позволяет реально повысить производительность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счет децентрализации процесса автоматизированной обработки экономической информации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных знаний с преимуществами электронной обработки информации. Современные информационные технологии позволяют перевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму, преобразовать их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию в повышение эффективности производства.

     Отдельные рабочие места, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации финансового анализа.

     Комплексная  компьютеризация анализа обеспечивает:

• во-первых, сохранение целостности (системности) анализа при условии децентрализованной обработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданы основы системного комплексного анализа, обеспечивающие функциональную, техническую, методическую и информационную совместимость составных частей анализа как единого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и его достоверность. В условиях децентрализованной обработки информации целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зрения его системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сети распределенных баз данных соответствует система распределенных задач хозяйственной деятельности; однако отдельные задачи АХД, промежуточные результаты и т.д., как бы важны они ни были, должны проходить через призму общей системы комплексного анализа, реализующей все частные задачи;
• во-вторых, информационные технологии обеспечивают соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения.
• Применение вычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализа непосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки информации, имеет возможность оценить полученные результаты, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений;
• в-третьих, информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенности анализа. Компьютерный анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращает подсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деятельностью в постоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счет актуализации всего информационного фонда предприятия.

   Методика  финансового анализа, ориентированная  на использование информационных технологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

     Существенное  значение для автоматизации на  базе современных информационных  технологий имеет формализованное  описание задач анализа исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей. В чем необходимость формализации задач анализа хозяйственной деятельности?

     Во-первых, формализация задач облегчает  их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

     Во-вторых, формализация задач четко высвечивает действительную потребность в исходных данных для анализа.

     В-третьих,  формализация устраняет дублирование  аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки.

     В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитического исследования хозяйственной деятельности. Эти объективные предпосылки к росту ожидаемого эффекта от формализации задач анализа постоянно питают интерес аналитика и подталкивают его к использованию математической символики.

      Наиболее эффективной организационной  формой использования информационных технологий является создание на их базе автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. В стране широким фронтом ведутся работы по созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтера, плановика и других специалистов. Имеется также некоторый опыт создания автоматизированных рабочих мест аналитика. Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности.

    Опыт  проектирования автоматизированного рабочего места аналитика и других систем позволяет обобщить требования к их функционированию:

• своевременное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей экономиста при проведении анализа хозяйственной деятельности;
• минимальное время ответа на аналитические запросы;
• возможность представления выходной информации в табличной и графической форме;
• возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата;
• повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета;
• возможность работы в составе вычислительной сети;
• простота освоения приемов работы на компьютере и взаимодействия системы человек-машина.