Информационные технологии в работе предприятия

                                                                 Содержание 

Содержание.................................................................................................................................. 2 

Введение........................................................................................................................................ 3 

Роль информации в работе предприятия................................................................... 5 

Основные направления  использования информационных технологий в современном бизнесе........................................................................................................... 6 

Автоматизация документооборота............................................................................... 7 

Коммуникации........................................................................................................................... 8 

Управление технологией  производства................................................................... 10 

Автоматизация учета  и планирования. Системы принятия решений......... 10 

Автоматизация банковских операций........................................................................ 11 

Технические средства реализации информационных технологий.......... 11 

Заключение................................................................................................................................. 14 

Литература................................................................................................................................... 14 
 

 

Введение 

            Управленческая деятельность выступает  в современных условиях как  один из важнейших факторов  функционирования и развития  организации. Эта деятельность  постоянно совершенствуется в  соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. 

Изменения условий  производственной деятельности, необходимость  адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействия. Речь, прежде всего, идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений научно-технической революции. Все это требует от организаций адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах. 

Фармацевтические  торговые и производственные предприятия  — ПО «Фармация», фармацевтические заводы и фабрики в настоящее  время в условиях рыночной экономики  нуждаются в оперативном получении  информации, ее обработке и в использовании результатов ее анализа в процессе своей деятельности. Разработка полноценной системы управления в фармацевтических предприятиях представляет собой ключевой шаг к выводу производства на уровень международных стандартов. 

Организационная структура  фармацевтических предприятий, в большинстве  случаев, представляет собой систему, состоящую из множества удаленных  друг от друга филиалов с централизованным органом учета и контроля. В  таких условиях осуществление оперативного документооборота становится наиболее важной задачей. 

Современный уровень  развития производства диктует новые  требования к подходам в управлении производством. Автоматизация производства сводит «на нет» пресловутый «человеческий  фактор», т.е. уменьшает риск возникновения брака в производстве в результате ошибок, допущенных персоналом. Это особенно важно в условиях фармацевтического производства, где малейшее нарушение технологии изготавливаемой продукции может привести к потере здоровья потребителей лекарственных средств — больных людей. 

Большой проблемой  в современных условиях российской экономики является быстрый перевод  денежных средств филиалам организации, оперативные расчеты с поставщиками и клиентами. Современные условия  требуют, чтобы расчеты совершались практически «день-в-день», чтобы избежать потерь денежных средств и задержек поставок в результате инфляционных процессов. 

Единственным решением этих проблем является разработка и  внедрение так называемых информационных технологий, т.е. технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации. 

Относительно низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу  применения информационных технологий, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится и так называемая учрежденческая деятельность, где применение информационных технологий позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации. Этот аспект особенно актуален в связи с тем, что производительность управленческого труда до сих пор росла крайне низкими темпами. Так, за последние 30 лет она повысилась в 2-3 раза, в то же время производительность труда в промышленности — в 14-15 раз. 

Современные масштабы и темпы внедрения средств  автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера. 

В данном реферате мы попытались рассмотреть этапы становления  и современного состояния информационных технологий в нашей стране в приложении к условиям фармацевтического бизнеса.

Роль информации в работе предприятия 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи. 

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы  большого числа повседневно связанных  и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. 

Большое значение имеет  информация о возникновении в  ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений. 

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности. 

Информация служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия соответствующих решений. 

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: 

§         по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления; 

§         по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей; 

§         по точности и достоверности —  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки сведений.

Основные направления  использования информационных технологий в современном бизнесе 

            Среди основных направлений развития  современных информационных технологий  в обеспечении развития фармацевтического  бизнеса можно выделить: 

§         Автоматизация документооборота 

§         Коммуникации 

§         Управление технологией фармацевтического  производства 

§         Автоматизация бухгалтерского учета  и планирования 

§         Разработка систем принятия решений 

§         Автоматизация банковских операций 

§         Создание автоматизированных рабочих  мест 

Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе вычислительной техники. 

Огромное значение в автоматизации работы предприятия  имеет объединение существующих автоматизированных рабочих мест в  единую информационную систему предприятия.

Автоматизация документооборота 

            Внедрение систем автоматизации документооборота (текстовые процессоры и пр.) приводит к возникновению концепции «электронного документа» и «безбумажной технологии». Такие электронные документы существуют только в электронном виде, т.е. создаются, обрабатываются и пересылаются с помощью компьютеров, хотя и существует возможность создания так называемой «твердой копии», т.е. возможности печати документа на бумаге. 

«Безбумажная технология»  предполагает вести полную обработку  документов в электронном виде, т.е. полностью отказаться от использования таких физических носителей информации, как бумага. 

Ведение документации по этой схеме предоставляет следующие  преимущества: 

§         Минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); 

§         Отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т.п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п.; 

§         Отпадает необходимость в выделении  специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т.д.; 

§         Ускоряется процесс поиска нужного  документа; сам процесс поиска переходит  в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск  среди нескольких документов и пр.); 

§         Появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или  даже отделов над одним документом; 

§         Ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в  него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста; 

В последнее время  большую популярность имеют электронные  документы, основанные на «гипертексте». Это понятие означает включение  в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно  поднять документ, на который ссылаются. 

Авторизация электронных  документов представляет основную проблему перехода на «безбумажную технологию». Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи  должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта «электронной подписи», с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами. 

Для обеспечения  конфиденциальности, электронные документы  могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну.