Формирование внутрифирменной информационной сети

Основным видом деятельности является производство рекламно-полиграфической продукции: листовки, буклеты, пластиковые карты, конверты, визитки, сувенирная продукция, этикетки, а также изготовление наружной рекламы: баннеры, штендеры, вывески, растяжки и проч.

Физический адрес: г. Череповец ул. Ленина, 100

Юридический адрес: г. Череповец ул. Ленина, 100

Тел.: (8202) 78-77-77

Web-сайт: www. mr_print.cher.com.

Организационная структура управления предприятия линейно-функциональная. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность.

В структуру организации входят:

-  редакционно-издательский отдел;

-  типография;

-  отдел снабжения и сбыта (реализации);

-  бухгалтерия;

 

Непосредственное руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности.

Основными обязанностями директора издательства являются:

-  выработка организационных, информационных и нормативных документов по издательскому делу;

-  оснащение типографии полиграфическим оборудованием и содержание его в эксплуатационном режиме;

-  организация технологического процесса издания полиграфической продукции;

-  участие в формировании плана издания;

-  подбор, расстановка и обучение кадров типографии;

-  осуществление экономически выгодного производства и сбыта изданий, реализация печатной продукции;

-  обеспечение выполнения требований по охране труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;

-  получение соответствующих лицензий на деятельность;

-  организация бухгалтерского учета, учета эксплуатации оборудования;

-  представление установленных отчетов.

Обязанности редакционно-издательского отдела:

-  готовит материалы по плану издания;

-  осуществляет редакционную подготовку издаваемой литературы;

-  проводит методическую работу по вопросам изданий материалов;

-  передает все необходимые сведения по отредактированным материалам бухгалтеру для составления калькуляции стоимости и формирования цены издаваемой продукции;

-  ведет учет своей работы.

Типография - основное производственное подразделение организации, обязано обеспечить высокий уровень полиграфического исполнения издаваемой продукции и выпуск ее в нормативные сроки. Типография несет ответственность за эксплуатационный режим вверенного оборудования, его сохранность, и соблюдение издательского режима и учета производственной продукции. Типография производит только ту полиграфическую продукцию, которая получила оформление в редакционно-издательском отделе, стоимость и цену в бухгалтерии.

Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости издаваемой продукции.

Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение расходными и специальными эксплуатационными материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической продукции отдел осуществляет непосредственно через бухгалтера типографии. Отдел осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения в план изданий и в бизнес-план типографии. Основные экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2012 – 2013 гг. представлены в табл. 1.

Таблица 1 Экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2012 – 2013 гг.

Показатели	2012г.	2013г.
Объем товарооборота, тыс.руб.	20111	25173
Издержки обращения, тыс.руб.	4193,1	4825,7
Уровень издержек обращения, %	20,85	19,17
Среднесписочная численность работников, чел.	32	32
Производительность труда, тыс.руб./чел	628,5	786,7
Однодневный объем товарооборота, тыс.руб.	56	70
Чистая прибыль, тыс.руб.	2105	3210

 

 

Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота за 2012-2013гг. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25 %. Ростом товарооборота потребовал повышения производительности труда на 158,2 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс. руб.

Издержки обращения растут медленнее, чем товарооборот предприятия – только на 15 %. За счет этого уровень издержек обращения сократился в 2013г. по сравнению с 2012г. на 8 %.

По итогам 2012года была получена чистая прибыль в размере 2105 тыс.руб. В 2013г. она увеличилась на 52 % и составила 3210 тыс.руб.

Основными потребителями продукции типографии являются крупные и средние юридические лица г. Череповца и  области, а также предприниматели бюджетные организации.

Официальное рабочее время

1. Начало рабочего дня 10.00

2. Обеденный перерыв. 13.00-14.00

3. Окончание рабочего  дня 19.00

4. Выходные дни - суббота  и воскресенье

Использование современного высокотехнологичного оборудования дает компании неоспоримые конкурентные преимущества: высокое качество, низкую себестоимость и оперативность обслуживания клиентов.

Максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые средства в полном объеме, дает возможность типографии работать в условиях стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

 

2.2 Оценка информационной  системы, технических и программных  ресурсов

В работе данной типографии, являющейся значимым участником рынка полиграфических услуг, активно используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической продукции, связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени централизации технологического процессаинформационная технология в системе управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

Для эффективной работы организации используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении следует рассказать подробнее.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды техники:

1)  Персональные компьютеры

2)  Микропроцессоры

3)  Средства телекоммуникаций

4)  Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В данной организации персональные компьютеры используются для:

o  Разработки оперативных планов производства контроля за их выполнением;

o  Контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

o  Расчета заработной платы;

o  Контроля за поступлением заказов;

o  Анализа данных о сбыте продукции;

o  Регистрации поступления платежей;

o  Ведения учета и отчетности.

o  Выполнения макетов

o  Хранения клиентской базы

o  Коммуникации с клиентами и партнерами

Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему.

Фактически на каждом рабочем месте в организации установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы Windows XP, пакеты программ графических редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: пакет офисных программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов.

* Снижение административных  накладных расходов

* Повышение производительности  труда

* Рационализация ведение  дел

* Снижение затрат на  аппаратные средства

Повышение производительности труда

Наличие сети позволяет работникам предприятия тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда.

Рационализация работы

Применение сетевых приложений, таких как системы управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел.

Снижение расходов на аппаратные средства

Наличие сети позволяет сотрудникам фирмы совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Снижение административных расходов

Объединение компьютеров в сеть помогает значительно снизить административные расходы. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших предприятий, таких как данная типография, где управление сетью часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор сети на добавление новых пользователей или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия.

Руководитель и менеджеры пользуются текстовыми редакторами, в основном. Microsoft Office Word 2010 для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Ими также используются программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera. Использование электронной почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров.