Отчет по преддипломной практике в системе Управления Жилищно-Коммунальным Хозяйством в г Карачаевске

     В процедуре регистрации можно  выделить три цели:

     -учет  документов;

     -контроль  за их исполнением; 

     -справочная  работа по документам.  

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

     Однако  существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

     -рекламные  письма;

     -поздравительные  письма и телеграммы;

     -приглашения;

     -программы  семинаров, совещаний и конференций;

     -печатные  издания (книги, брошюры, журналы);

     -пакеты  с пометкой "лично";

     -копии  нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

     -информационные  материалы.

     В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется  по мере необходимости.

     Состав  вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

     Существует  три формы регистрации документов: ¹³

     -журнальная,

     -карточная,

     -автоматизированная.  

     Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

     В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает  конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

     При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

     Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

     Как правило, составляются следующие самостоятельные  картотеки:

     -справочные, контрольно-справочные;

     -картотеки  по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

     -тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

     Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 

     Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

     -составляется  отдельная карточка на каждый  вопрос, предмет, содержащиеся в  тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

     -систематизируется  информация в соответствии с  рубриками внутрисистемного классификатора  вопросов деятельности организации.

     Тематические  картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

     Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой  организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):  

     Рис. 2.

     Форма регистрационно-контрольной  карточки сроковой картотеки 

     

     лицевая сторона

            

     

     оборотная сторона 

     Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

     При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

     Автоматизированная  форма регистрации имеет ряд  существенных преимуществ по сравнению  с журнальной и карточной формами  регистрации, а именно:

     -быстрый  поиск документов по любому  реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

     -автоматическое  формирование отчетов, сводок, ведение  справочно-аналитической работы  по документам;

     -автоматический  контроль за исполнением документа; 

     -возможность  одновременно регистрировать документы  на нескольких рабочих местах;

     -возможность  организации децентрализованной  регистрации документов в структурных  подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе и другие.

     Организация может самостоятельно разработать  программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. 

5.2 Сдача документов в архив 

     Отдельным большим участком работы являются вопросы  подготовки дел к передаче в архив  организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

     Подготовка  исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление  дел;

- описание  документов постоянного и долговременного  хранения;

- обеспечение  их сохранности;

- сдачу документов в архив учреждения.

     Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до сдачи их на государственное хранение. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.

     Оформление  дела - это комплекс работ по его  учету, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно  с момента заверения дела в  делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

     Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования» ¹⁴. Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

     Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива). 

     5.3 Сведения о подготовке, оформлении номенклатуры дел 

     Номенклатура  дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

     Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения  сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

     Номенклатура  дел организации делится на:

- сводную  номенклатуру дел и

- номенклатуру  дел структурного подразделения.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков. 

5.4 Требования к оформлению номенклатуры дел организации 

     Номенклатура  дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа –  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (г Карачаевск или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2011год (в нашем случае номенклатура уже составлена)).

     Утвержденная  номенклатура дел действует в  течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

     По  общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).