Организация и управление коммерческой деятельностью на выставках, ярмарках и аукционах

При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия ярмарки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте ярмарки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения ярмарочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников ярмарки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике ярмарки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных ярмарочных торгов, презентаций и др.

3. Заключительный  этап включает в себя подведение  итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе ярмарки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе ярмарочной торговли.

Для общего руководства конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Ярмарочный комитет определяет состав участников ярмарки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение ярмарки.

Ярмарочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности ярмарки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников ярмарки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования ярмарки.

На ярмарке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

Предметом торговли на ярмарке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на ярмарке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-, видеороликах и т.д. Выставляются на ярмарках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на ярмарке.

Ярмарки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на ярмарке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения ярмарки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

В ярмарочном хозяйстве определяются два направления в зависимости от характера торговых операций:

1) ярмарки по  реализации продукции, поступившей  в первичный оборот;

2) ярмарки по  реализации неиспользуемой и  излишней продукции;

Перед ярмарками первого вида ставится широкий круг задач:

а) усиление активного воздействия рыночной торговли на формирование планов производства продукции на основе маркетинговых исследований;

б) внедрение в производство новых изделий, отвечающих требованиям мировых стандартов; одновременное определение продукции с моральным износом, экономически нецелесообразной в эксплуатации, а следовательно, рекомендуемой к снятию с производства;

в) работа связанная с демонополизацией в сфере производства и обращения продукции;

г) обязанности по обеспечению приоритета потребителей, усилению экономического воздействия на поставщика в случае нарушения им договорных обязательств;

д) препятствие волевым приёмам и решениям центральных органов в отношении производства и реализации продукции, противоречащим хозяйственным интересам предприятий, регионов, отраслей.

Ярмарки второго вида решают задачи по рациональному использованию трудовых, финансовых, материальных, производственных ресурсов.

Получают распространение ярмарки, совмещающие реализацию как новой продукции, так и неиспользуемой, излишней. Такие ярмарки привлекательны для покупателей, но требуют более высоких затрат. В хозяйственной практике ярмарки организуются в двух направлениях:

- по закупке-продаже  товаров народного потребления;

- по закупке-продаже  товаров производственно технического  назначения.

По масштабу и характеру осуществляемых торговых операций ярмарки подразделяются:

1. Международные  ярмарки.

2. Всероссийские  ярмарки соединяют интересы большого  количества предприятий, объединений  с различными направлениями хозяйственной  деятельности, специализации производства. На ярмарках сосредотачиваются товары весьма широкого профиля и ассортимента.

3. Зональные ярмарки  привлекают к участию весьма  значительное количество организаций, предприятий ряда близлежащих  регионов. Ассортиментный состав  предлагаемых товаров несколько  уже.

4. Региональные (областные, районные) ярмарки функционируют для оперативного удовлетворения потребителей необходимыми товарами. В организационном плане они более доступны для участников.

Место, время проведения, тематика ярмарки определяется соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Ярмарки работают по графику с предварительной установкой времени и места. При координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения ярмарок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих регионах.

Изготовители, потребители продукции, посреднические, организации нуждаются в беспрерывном информационном обеспечении. В связи с этим на товарном рынке немалая роль отводится постоянно действующим выставкам продукции производственно-технического назначения и народного потребления.

 

Выставки.

В мире проводится ежегодно множество тематических выставок (новых технологий, автомобильные, тяжёлого машиностроения, товаров народного потребления и т.п.).

Функционирование таких выставок преследует цели:

- оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся  индивидуальной трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;

- развёртывание рекламной  деятельности;

- информирование потенциальных  потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения;

- обмен коммерческой  информацией с другими регионами, что способствует рационализации  хозяйственных связей;

- освещение достижений  и перспектив развития в области  науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.; при этом используется печать, радио, телевидение, кино, магнитофонные записи лекций и бесед и др.

Проведение маркетинговой работы на выставках связано с изучением конъюнктуры рынка и рыночных связей, организацией рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами.

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные курсы, научно-технические семинары и конференции, встречи с целью обмена опытом, консультации посетителей. В организации выставок важное значение имеют показ техники, изготовляемой внешнеэкономическими партнёрами, систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций.

Выставки функционируют за счёт денежных поступлений от взносов её участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественно-оформительские работы, издательской деятельности и средств, поступивших по договорам с вышестоящими организациями.

 

 

Природа выставочной деятельности

 

Занимаясь продвижением своих товаров на рынке, каждый предприниматель использует четыре основных инструмента:

- Непосредственно реклама.

- Стимулирование продаж.

- Формирование положительного  образа фирмы.

- Индивидуальные продажи  конечному потребителю (или прямые  продажи).

Каждый из методов на определенном этапе деятельности фирмы необходим и для достижения порога эффективности, требует значительных денежных, человеческих и временных ресурсов.

Принимая участие в выставке, предприниматель получает возможность одновременно использовать все вышеперечисленные инструменты маркетинга среди специально собранной для него целевой группы потенциальных клиентов. На выставке Вы и рекламируете, и продаете, и формируете образ своей фирмы.

Вкладывая деньги в выставку, предприниматель инвестирует определенные средства. Уровень отдачи от этой инвестиции зависит от четырех пунктов, на которых основывается успешное участие в любой выставке:

    - Планирование.

- Привлечение посетителей на  стенд.

- Персонал, работающий на стенде.

- Получение, контроль и анализ  результатов. 
 

 

Организация выставки

 

Планируя принять участие в выставке, предпринимателю предстоит решить ряд необходимых тактических задач:

-Какая площадь стенда  понадобится 
-Где лучше расположить стенд. 
Обычно посетители поворачивают направо или идут к центру. 
следует изучить планировку: где располагаются лидеры отрасли, конкуренты, основные точки, привлекающие посетителей (буфет, оргкомитет, технические службы и т. д.). Близость стенда к туалету или буфету порой дают великолепные результаты.

-Как оформить стенд. 
Основные принципы: бюджет и имидж фирмы 
Чтобы быть эффективной, экспозиция должна пройти трехсекундный тест. Посетитель за три секунды должен иметь возможность:

-Заметить стенд. Он должен  быть броским: используйте цвет, световые эффекты, плакаты с изображением  товара в натуральную величину, движущиеся объекты и т.д.

-Выделить Вашу фирму  по названию и логотипу. Они  должны быть крупными и разборчивыми.

-Определить, в чем достоинства  Ваших товаров и услуг для  покупателя. Следует использовать  лозунги, вывески и заголовки. На  выставке потребительских товаров делать упор не на марку фирмы, а на конкретный товар.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ошибки при организации выставок и предложения для их решения.

 

 

Выставку невозможно найти. 

Даже имея общее представление о месте проведения выставки, участнику сложно сориентироваться, в каком направлении двигаться.

Поиск места проведения выставки не должен вызывать проблем. Для этого необходимы яркие указатели у ближайшей станции метро (они же выполнят функции наружной рекламы), заметное оформление места отправления выставочных автобусов. Сами автобусы тоже должны нести на себе логотип выставки — чтобы не приходилось их искать. Игнорирование этих вопросов приведет к тому, что, один раз потратив деньги на такси, чтобы добраться-таки до места проведения, от посещения следующей выставки этот человек, скорее всего, откажется.