Организация управления финансами в Республике Казахстан

Финансовый менеджмент основывается на мотивации - деятельности по реализации целей, определяющих потребности и соответствующее поведение людей или коллективов. Мотивация проявляется в процессах стимулирования деловой активности, производительности и качества труда.

Финансовые отделы (службы) фирм хозяйствующих субъектов осуществляют оперативное финансовое планирование, маневрирование финансовыми ресурсами, используя новые формы кредитных и расчетных операций (акции, векселя, факторинг и др.).

В хозяйственных товариществах управление финансами координируют, наряду с другими функциями, высшие органы - общие собрания (собрания представителей) их участников, в акционерных обществах - общие собрания акционеров. Исполнительный орган - правление включает в свой состав должностных лиц, в том числе по управлению финансами: вице-президента (заместителя, управляющего) по финансам, который курирует соответствующее подразделение товарищества (общества) - финансовый отдел, группу, сектор или в его подчинении работают отдельные служащие - финансовые менеджеры по направлениям финансовой деятельности хозяйственного субъекта.

Структура финансового отдела (схема 1) обычно включает следующие направления работы: прогнозно-аналитическую, расчетную, претензионную, оперативно-финансовой работы. Типовая структура финансового отдела включает: планово-экономическое бюро в составе групп: финансово-кредитного планирования, оперативного планирования и контроля, экономического анализа; бюро банковских и кассовых операций; расчетное бюро в составе групп: расчетов с покупателями, расчетов с поставщиками, претензионная. На предприятиях, осуществляющих валютные операции, создается валютная группа.

На крупных предприятиях финансовую деятельность может возглавлять заместитель директора по экономике или финансам, финансовый директор, вице-президент (особенно в акционерных обществах), финансовый менеджер. Этим должностным лицам могут быть подчинены и другие экономические службы: планово-экономическая, бухгалтерия, сектор экономического анализа и т.д.

Финансово-сбытовые отделы подразделяются на группы: по расчетам с покупателями, с поставщиками, с бюджетом, банками и вышестоящими организациями, финансового планирования и анализа, кассовые. Аналогичные функции могут выполнять отдельные исполнители-специалисты.

В хозорганах, где нет финансовых отделов, финансовое прогнозирование и расчет финансовых нормативов возлагается на экономическую службу, а оперативная финансовая работа, все виды расчетов и кассовое планирование - на бухгалтерию.

Схема 1. Управление финансами хозяйствующего субъекта

Важными задачами финансовых служб хозяйствующих субъектов являются: изыскание путей увеличения дохода и повышение рентабельности; обеспечение финансовыми ресурсами заданий по производству; инвестициям, внедрению новой техники и других плановых затрат; выполнение финансовых обязательств перед государственным бюджетом, банками, поставщиками, вышестоящими организациями; организация расчетов; содействие эффективному использованию производственных фондов и капитальных вложений; контроль за правильным использованием финансовых ресурсов, обеспечение сохранности и ускоренной оборачиваемости оборотных средств.

В оперативном управлении финансами фирмы, предприятий принимают участие учреждения банков. Банки второго уровня осуществляют расчетно-кассовое обслуживание, кредитуют временные потребности в денежных средствах.

2.4 Автоматизированная система управления финансами

В настоящее время совершенствование управления финансами происходит на основе увязки этого процесса с разработкой и внедрением в управление финансами автоматизированных систем. Под АСУ финансами понимается совокупность административных, экономических, математических методов вычислительной и организационной техники, средств связи, позволяющая эффективно управлять финансами, финансовой системой.

В управлении финансами применяются автоматизированная система финансовых расчетов - АСФР. Она состоит из взаимосвязанных, совместно действующих подсистем: функциональных, обеспечивающих, технологических.

Организационно АСФР представляет собой совокупность взаимосвязанных между собой подсистем: организационно-экономического обеспечения; информационного обеспечения; программного обеспечения; технического обеспечения; организационно-правового обеспечения; технологического обеспечения; кадрового обеспечения.

Подсистема организационно-экономического обеспечения является головной в системе АСФР, создает методические и организационные предпосылки автоматизации процесса составления и исполнения бюджетов, включает функциональные подсистемы, координирует и взаимосвязывает другие обеспечивающие подсистемы, определяет методическое единство работ на всех уровнях АСФР.

Кроме централизованных систем автоматизированного управления, используются локальные варианты путем организации автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ представляет собой профессионально-ориентированную малую вычислительную систему либо комплекс периферийных технических средств, управляемых микроЭВМ или ПЭВМ и предназначенных для автоматизации работ специалистов определенной профессии.

В автоматизированных системах управления предприятиями (АСУП) выделяется самостоятельная функциональная подсистема управления финансами, в которой решаются задачи финансово-кредитного управления. Она представляет собой совокупность мероприятий, методов и средств, используемых для достижения максимальной рентабельности при определенных условиях производства и реализации продукции. Особенности управления в подсистеме связаны с кругооборотом денежных средств, опосредующих кругооборот производственных фондов и фондов обращения и определяют многоцелевой характер данной функции управления. Подсистема включает блоки управления, характеризующие состояние ресурсов и процессы их движения.

Поскольку финансовые задачи в АСУП решаются при использовании промежуточных массивов информации (производства, материальных ресурсов, труда и т.д.), то есть по другим объектам управления, следует создавать сеть АРМ, включающую АРМ различных структурных подразделений предприятия и соединенную с ЭВМ вычислительного центра. Таким образом, создается два уровня: верхний, где решаются задачи, требующие ресурсов больших ЭВМ, и нижний, представляющий собой АРМ, оснащенные ПЭВМ и соединенные в локальную сеть. Комплекс технических средств нижних уровней финансовой системы, где формируются многочисленные информационные потоки, предусматривает использование различных средств составления, размножения, копирования, обработки, транспортировки и хранения документов, средств управленческой связи, средств сигнализации, информации. В связи с наличием персональных ЭВМ, и особенно профессиональных ППВЭМ, электронной почты, банков данных, средств обработки текстовой и графической информации, иной современной информационной техники возникли условия для кардинального преобразования организации управленческой деятельности. Технические средства все шире используются в непосредственном процессе управленческих решений.

В условиях АСФР существенно меняется содержание работы аппарата финансового управления. У специалистов высвобождается время на творческую работу - разработку и постановку проблем, задач и условий их решения для АСУ, глубокий экономический анализ и принятие квалифицированных решений с помощью советов АСУ во всех звеньях оперативного управления финансами - от местных финансовых органов до центрального аппарата Министерства финансов. Значительно увеличиваются возможности финансового аппарата по своевременному принятию оперативных мер, направленных на ликвидацию отклонений в выполнении финансовых планов, в финансовой дисциплине. Информация, полученная финансовыми работниками от АСУ, позволяет им повышать качество принимаемых управленческих решений на основе учета многих вариантов и выбора оптимального.

Исключительное значение для функционирования и развития современного предприятия имеет наличие и четкое функционирование информационной системы, в которую входят: информационные потоки, технические средства их обработки, накопления и хранения, специалисты по наладке и эксплуатации системы, программные продукты. Информация как совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления предприятием и деятельность многих его подразделений.

С внедрением в организации информационной системы появляется возможность реорганизации деятельности служб: бухгалтерии, конструкторского отдела, диспетчерской службы, технического отдела, отдела кадров и т.п. Эти подразделения освободятся от выполнения рутинной работы по оформлению документов, проведению расчетов, заполнению большого числа текущих документов. Например, бухгалтерия – от ручного ведения всей документации, заполнения балансов, карточек и т.д. Современные программные средства предоставляют их пользователям ряд удобств: позволяют свести к минимуму работу с документацией; объем работ, который вели несколько специалистов, может выполняться одним – двумя при использовании ЭВМ и специальных программ, например, «1С бухгалтерия». Сейчас сдавать отчетность в налоговые органы можно на магнитных носителях, так что данные из бухгалтерской программы копируются в специальные файлы и сдаются, тем самым бухгалтера избавляются от периодических мучений с составлением балансов и могут хранить данные в удобной и легкодоступной форме. Теперь подразделения могут связываться между собой через локальную сеть предприятия, дающую возможность передавать документацию нестрогой отчетности, минуя бумажные носители. Локальная сеть также дает возможность пользования архивными данными в электронном виде, находящимися на сервере предприятия. Этими преимуществами могут воспользоваться и другие подразделения организации.

Использование информационных систем потребует определенных затрат на закупку электронно-вычислительной техники и программных средств, проведение и эксплуатирование локальной сети предприятия, но за счет перечисленных преимуществ она позволит резко интенсифицировать производственные процессы, сократить или перевести на новое место работы сотрудников, занятых до этого заполнением, переносом и сводом документации и окупит затраченные на нее суммы.

На предприятии создается банк данных, который представляет из себя комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, программные и технические средства, которые в совокупности обеспечивают создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах объектов управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные запросы.

В банке данных (БД) осуществляется хранение и поиск информации, загрузка и обновление данных, их реорганизация и восстановление. Основные требования к банкам данных: интеграция баз данных и целостность каждой из них; независимость, минимальная избыточность хранящихся данных и способность к расширению. Важным условием эффективного функционирования БД является обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа или случайного уничтожения хранящихся данных. Также должна согласовываться база данных, являющаяся хранилищем специально организованных и логическим связанных информационных элементов. Она будет состоять из самих данных и их описания. Базы данных создаются в БД организации для решения на ЭВМ задач управления производством и НИОКР. В некоторых подразделениях формируются соответствующие базы данных. Среди них:

·         технологические процессы;

·         пооперационно-трудовые нормативы;

·         ценники на виды услуг и их объем;

·         оборудование (паспортные данные, стоимостные показатели, график планово-предупредительных ремонтов);

·         персонал (рабочие, служащие, конструкторы, исследователи, младший обслуживающий персонал);

·         справочники (классификаторы) по операциям, деталям, оборудованию, профессиям;

·         учетная информация о ходе производства, получаемая с документов: извещения о браке, путевые листы, накладные на топливо и горючесмазочные материалы (ГСМ), таксировочные карты на бензин и ГСМ, сводные карты и т.д.;

·         нормативная информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов, расходуемых материалов, трудоемкость видов деятельности, основная и дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т.д.