Организация кассовых операций в кредитных организациях и порядок их учета

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью на последней странице. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. При организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме кассовую книгу можно вести в электронном виде с обязательным ее выводом на бумажные носители.

Кассовая книга (форма N КО-4)

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5)

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

На основании письма ЦБ РФ от 16 мая 2003 № 23 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» в целях учета операций с наличной иностранной валютой, осуществляемых через кассу организации при расчетах с командируемыми лицами, организация может отражать операции по выдаче и приему наличной иностранной валюты, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов, в соответствии с Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», применяется с учетом особенностей, установленных Указанием ЦБ РФ от 20 октября 1998 № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами - резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем рынке Российской Федерации», по аналогии с порядком учета рублевых кассовых операций в кассовой книге. При этом учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.

В соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ организации должны производить ревизию денежных средств в кассе.

Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»:

Инвентаризация имущества и обязательств

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 № 18:

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для индивидуальных предпринимателей, перешедших на Упрощенную систему налогообложения и Единого налога на вмененный доход, Налоговым Кодексом РФ, предусмотрена обязанность соблюдения порядка ведения кассовых операций как и для всех организаций.

 

2.2. Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета кассовых операций

 

Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков .

- для осуществления расчетов  наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

- прием наличных денег предприятиями  при осуществлении расчетов с  населением производится с обязательным  применением контрольно-кассовых  машин. Помимо кассовых машин  ведутся книги операциониста, в которых ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами.

- наличные деньги, полученные предприятиями  в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

- предприятия могут иметь в  своих кассах наличные деньги  в пределах лимитов, установленных  банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

- предприятия обязаны сдавать  в банк всю денежную наличность  сверх установленных лимитов  остатка наличных денег в кассе  в порядке и сроки, согласованные  с обслуживающими банками.

- наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

- предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

- предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

- выдача денег из выручки  одних предприятий, имеющих постоянную  денежную выручку, на нужды других  допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

- предприятия имеют право хранить  в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов  только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

- выдача наличных денег под  отчет производится из касс предприятий.

- при временном отсутствии у  предприятий кассы разрешается  выдавать по согласованию с  банком кассирам предприятий  или лицам, их заменяющим, чеки  на получение наличных денег  непосредственно из кассы банка.

- предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

- выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные со  служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

- лица, получившие наличные деньги  под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения их  из командировки, предъявить в  бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

- выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного  лица по ранее выданному ему  авансу.

- передача выданных под отчет  наличных денег одним лицом другому запрещается.

- кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации  для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом  Российской Федерации по согласованию  с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

В данной статье не рассматривается порядок отражения расчетных операций и порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности по товарообменным операциям, операциям по бартеру, уступке взаимных требований, внешнеэкономическим операциям.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий и организаций появляются обязательства по расчетам за полученные товарно-материальные ценности, потребленные услуги перед другими предприятиями и организациями, по расчетам перед своими сотрудниками, по возмещению материального ущерба, выставленным претензиям, возникают задолженности других предприятий и организаций по расчетам за реализованную продукцию (работы, услуги) и т. п.

Обязательства, возникающие у предприятия, организации по расчетам перед другими юридическими и физическими лицами, называются кредиторской задолженностью, а сами эти лица - кредиторами.

Обязательства других юридических и физических лиц по расчетам в отношении предприятия, организации называются дебиторской задолженностью, а сами эти лица - дебиторами.

Аналитический учет по счетам, отражающим расчеты с юридическими и физическими лицами ведется отдельно по каждому дебитору и кредитору.

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками ведут, как правило, для учета расчетов по уже оприходованным товарно-материальным ценностям, выполненным работам и оказанным услугам. Эти операции отражаются на счете 60 независимо от времени оплаты предъявленного счета за продукцию (работы, услуги).

Поставщики - это предприятия, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье, материалы, топливо, строительные материалы, запасные части, МБП), а также оказывающие услуги (подачу электроэнергии, газа, воды и др.) и выполняющие другие работы, необходимые предприятию, организации для осуществления производственной деятельности.

Счет 60 является пассивным. Если у предприятия по данному счету имеется дебетовое сальдо на конец месяца, то это говорит о допущенных ошибках в отражении операций по счету (например, операция по предварительной оплате счетов была отражена в бухучете без использования счета 61 "Расчеты по авансам выданным").

Чаще всего встречаются ошибки при отражении на счетах бухгалтерского учета операций по неотфактурованным поставкам и производственным запасам, находящимся в пути.

Неотфактурованной считается поставка материальных ценностей от поставщика до предъявления расчетного документа к его оплате. В этом случае материальные ценности приходуют по покупным или учетным ценам без выделения НДС. Сумма налога будет учтена после того, как поступят расчетные документы.

При поступлении расчетных документов от поставщика сначала делается сторнировочная запись на величину стоимости поступивших ранее материальных ценностей, а затем - новая запись, соответствующая суммам предъявленного к оплате счета.

 

3. Ревизия  ценностей  и проверка организации кассовой  работы в кредитной организации

 

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе производится:

- Не реже одного раза в  квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января

- При смене или временной  смене должностных лиц, ответственных  за сохранность ценностей

- В других случаях по усмотрению  руководителя банка.

По распоряжению руководителя банка ревизия банкнот, монеты и других ценностей может производиться самим банком.

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе производится банком ежеквартально; по состоянию на 1 января; при смене или временной смене кассового работника операционной кассы.

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей производится по письменному распоряжению руководителя комиссии, состав которой определяется указанным распоряжением. Один из членов комиссии назначается ее руководителем. Ревизия осуществляется внезапно, без предварительного оповещения должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, и членов комиссии.

Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей.

Наряду с ревизией ценностей в операционной кассе могут производиться проверки организации кассовой работы.

Необходимость осуществления проверок организации кассовой работы, их периодичность, состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются руководителем банка.

Проведение ревизий и проверок не должно нарушать нормального кассового обслуживания клиентов.