Автоматизация офиса

С системных позиций каждый офис следует рассматривать/как  совокупность таких взаимодействующих  параметров, как принятие решений, коммуникации, процессы выполнения работ, лидерство, групповая динамика, социально-психологическая  атмосфера и т. п. При составлении  проекта автоматизации офиса  в его основу должен быть положен анализ целей офиса как целостной системы. Важно помнить, что внедрение информационных технологий приводит к нарушению ролевых структур в организации офиса.

Специалисты выделяют два  типа ролевых отношений в офисе, базирующихся на знании правил выполнения конкретных работ и на знании того, как функционирует организация  в целом, в том числе как  взаимодействуют специалисты. Распределение  этих знаний в организации в значительной мере определяет ее ролевую структуру, коммуникации и виды деятельности, в которых участвуют работники. Отношения, которые порождаются знанием общих условий функционирования организации, невозможно автоматизировать. С этих позиций можно понять причины неудачных попыток организовать центры обработки текстов и административного обслуживания.

Опыт американских фирм показывает, что офисы более чувствительны  к отрицательным последствиям автоматизации, чем производственные подразделения. Это обусловлено тем, что трудовые операции в офисах менее формализованы  и сильнее зависят от субъективных факторов. Даже самое лучшее конторское оборудование и компьютеры не в состоянии  управлять организациями. Иными  словами, концепция автоматизации  организационного управления и вытеснения в результате этого процесса конторских работников оказалась несостоятельной - это показал опыт внедрения информационных систем и первых проектов автоматизированных офисов.

Люди - необходимый компонент  офиса, именно они одушевляют, приводят в движение все машины, которыми он оснащен. Вследствие этого сторонники социотехнического подхода к автоматизации работы офиса предъявляют следующие требования к организации его работы:

• работник офиса должен видеть конечные результаты своего труда, а специализация по технологическим  операциям подготовки документов лишает работника этой возможности;

поэтому с точки зрения социотехнического подхода желательна комплексная автоматизация рабочих мест, а не процессов;

• функции по обработке  информации должны быть достаточно разнообразны, чтобы стимулировать творческую активность работника; излишнее разнообразие обязанностей также снижает эффективность  его труда, как и слишком высокая  монотонность в административных центрах;

• работа в офисе должна приносить работнику чувство  удовлетворения и стимулировать  профессиональный рост и обучение (т. е. конвейеризация и узкая специализация в первых центрах обработки текстов была в явном противоречии с этим требованием);

• работник офиса должен иметь возможность совершенствовать свое мастерство, обучаться (так как  чем выше специализация, тем быстрее  работник осваивает те элементарные операции, которые ему поручены). На первых этапах автоматизации это  требование обычно удовлетворяется  за счет того, что работники осваивают  новую для себя область;

• работа в автоматизированном режиме должна обеспечивать возможности  для самостоятельного принятия решений  в рамках компетенции работников и их должностных обязанностей.

Эти и другие требования к средствам и методам автоматизации  учрежденческой деятельности приводят к необходимости пересмотра традиционных концепций автоматизации офисной  деятельности. Основной из этих концепций  является концепция создания высокоавтоматизированных рабочих мест, позволяющих каждому  работнику с меньшими затратами  труда и большей творческой отдачей  выполнять различные работы, являющиеся элементами бизнес-процессов деятельности предприятия и рассматривать  офис как один из важнейших элементов  организационной структуры управления.