Автоматизация офиса

Автоматизация офиса

Автоматизация офиса с  помощью СЭД CompanyMedia

Основная цель автоматизации офисной  деятельности — повышение эффективности  управления компанией, обеспечение  отлаженной работы всех служб офиса.

Автоматизация офиса приводит к:

• созданию качественно нового уровня управления;
• обеспечению максимальной прозрачности деловых процессов;
• повышению контроля реализации деловых процессов;
• сокращению временных и организационных затрат на осуществление того или иного бизнес-процесса;
• унификации и упорядочиванию организации бизнес-процессов.

На рынке программного обеспечения  имеется широкий выбор корпоративных  информационных систем, автоматизирующих как деятельность офиса в целом, так и отдельных его департаментов.

Компания “ИнтерТраст” предлагает Вам программное обеспечение нового поколения – комплексную систему документационного обеспечения управления, электронного документооборота и поддержки деловых процессов CompanyMedia.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на решение задач:

• документационного обеспечения управления;
• управления типовыми деловыми процессами;
• управления документацией;
• управления потоками работ и документов произвольных и регламентированных деловых процессов;
• получения управленческой информации, выработки и принятия управленческих решений, выполнения и контроля за принятыми решениями.

Автоматизация офиса с помощью  внерения CompanyMedia обеспечивает комфортную и эффективную работу всех сотрудников офиса, вовлеченных в документооборот: предметных специалистов (юристов, делопроизводителей, специалистов служб качества и пр.), руководителей высшего звена, участников документооборота-руководителей, участников документооборота-исполнителей.

Понятие офиса. Часто офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата - клиента, использующего эту информацию. Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура  управления) компоненты. Офис может  быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную  структуру либо быть информационно-управляющей  ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это  не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Существует ряд нормативных  толкований понятия "офис". Наиболее распространенными можно считать  следующие два.

1. Офис - это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а "бумаги", являющиеся:

• письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным  лицом или организацией в целом  в ответ на запрос к этой организации  в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.);

• договором с некоторым  юридическим или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.);

• распорядительным или  учетным документом, выпущенным для  фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п.

2. Офис - это служба типа  канцелярии, функция которой - получать  и выпускать документы, а также  отслеживать их движение;

часто это сочетается с  достаточно широким толкованием  понятия "документ": любое сообщение, передаваемое друг другу участниками  бизнес-процесса.

Основываясь на том, что в  общем случае офис вырабатывает все-таки не "бумаги" и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие  ценность для клиента, офис целесообразно  рассматривать как полноценное  информационное предприятие (часто  пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы  в информационные продукты.

Развитие офисной  автоматизации. Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

• автоматизация рутинных работ с документами, обычных  для большинства офисов (office automation). К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

• методические и программные  средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы (decision support system, DSS).

Использование для указанных  целей вычислительной техники в  офисах началось в 60-х годах и  прошло в своем развитии следующие  три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный  офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших  объемах работы) и по ряду показателей  хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

Производственный  офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:

общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное  хранение документов; обеспечение сквозного  доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка  способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое  размножение документов; объединение  электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных;управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов;телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.