Законодательное и нормативное регламентирование документирования в России

    В состав документов федеральных органов  исполнительной власти, регламентирующих процесс документирования, входят:

• Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»²⁵.
• Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»²⁶.
• Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках».
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»²⁷.
• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
• Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»²⁸.
• Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».
• Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»²⁹.
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    В состав ГОСТ-ов, регламентирующих процесс  документирования, входят:

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов³⁰.
• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
• ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца³¹.
• ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
• ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

    Подводя итог данного вопроса, отметим следующее. Информация, содержащаяся в документах организации, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ современными техническими средствами, но, в первую очередь, как законодательную и нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами.

2. Нормативно-методическое регламентирование документирования

    Грамотно  документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно  только при нормативно-методической регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

    Основным  нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству или документационному обеспечению управления (ДОУ), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними³². В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

    Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в  сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

    Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и  нормативные документы в сфере  документации и информации, извлечь  их них полезные сведения, а также  проанализировать порядок работы с  документами в конкретной организации. Структура инструкции по делопроизводству, как минимум, должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

    Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления³³.  Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и организациями.

    Служба  ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка  работы с документами в организации, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.

    В процессе выполнения функций, возложенных  на службу ДОУ, она взаимодействует  с руководством организации, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными организациями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.

    Положение о службе ДОУ разрабатывается руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом, и утверждается руководителем организации.

    Текст положения о службе ДОУ состоит  из следующих разделов:

• общие положения;
• цели и задачи службы ДОУ;
• функции службы ДОУ;
• права и ответственность службы ДОУ;
• взаимоотношения службы ДОУ.

    Кроме того, в организации должны быть разработаны и утверждены должностные  инструкции. Должностная инструкция – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре организации и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями³⁴.

    Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника службы ДОУ. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

    Для составления качественной должностной  инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

    В процессе подготовки положение о  службе ДОУ и должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, в числе которых: руководители заинтересованных подразделений, юрист, руководитель службы персонала, председатель профкома (при согласовании должностных инструкций), заместители руководителя организации (при согласовании положения о службе ДОУ).

    Для повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей в полном объеме каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной  инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу, при этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «С инструкцией ознакомлен (подпись, дата)».

    Первые  экземпляры положения о подразделении  и должностных инструкций хранятся в деле учреждения, копии - у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте.

    Должностная инструкция - документ длительного  пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.

    Помимо  вышеназванных, к нормативно-методическим  документам, регламентирующим документирование в организации можно отнести  Табель унифицированных форм документов  и Альбом унифицированных форм документов.

    Табель  унифицированных форм документов –  это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных  для реализации функций и задач  управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

    В число функций, выполняемых службой  ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами  и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности организации, как по составу, так и по их форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации.

    Разработка  Табеля позволяет решить одновременно несколько задач:

• оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
• унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
• упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

    Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов организации именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

    Наряду  с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот оргнаизации.

    В текущей деятельности организации  Табель форм документов выполняет функцию  справочника, содержащего в упорядоченном  виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

    Альбом  унифицированных форм документов организации – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов³⁵.

    Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в Табель, эта работа является логическим продолжением Табеля и связанна с ним на содержательном уровне.

    Разработка  и последующее ведение Табеля и Альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляются службой ДОУ, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии. Поскольку процедура разработки Табеля и Альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков, многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.

    В процессе ведения в Табель и Альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в Табель и Альбом форм только с разрешения руководителя организации.

    Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

    Каждое  структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенном персональным компьютером.