Содержание 

Введение

 

    Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты деятельности организации.

    В настоящее время организация  работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Регламентация документирования ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

    Регламентации процессов документирования уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности той или иной организации.

    Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования, необходимы для профессиональной работы специалиста службы ДОУ в организации, в связи с чем формирование достаточной законодательной и нормативной базы документов приобретает все большую актуальность.

    Цель  курсовой работы заключается в анализе современного нормативно-правового и нормативно-методического регулирования документирования в России.

    Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:

• изучить регламентацию документирования в законодательных актах дореволюционной России;
• изучить регламентацию документирования в законодательных и нормативных актах современной России.

    Предмет исследования данной работы – законодательное и нормативное регламентирование документирования в России. Объект исследования - законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования.

    Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.

    В процессе подготовки данной работы изучено  около 38 источников информации, выбранных в соответствии с целью и задачами исследования.   
 

1. Регламентация документирования в  законодательных  актах дореволюционной  России

1. Документирование  в период «приказного делопроизводства»

 

    Приказы - административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление  приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв.

    Становление русского централизованного государства  сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года.

    Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:

• приказа как разового поручения;
• приказа как постоянного поручения;
• приказа - «избы» (канцелярии);
• приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями.

    Необходимо  отметить, что делопроизводство как  система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, приказные избы и т.д.)¹.

    Приказы ведали управлением, сбором налогов  и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. 

 

    Рис. 1.1. Структура приказов. 

    Сложился  определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа - «черное письмо» - составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т.е. исправлял, а «молодший» подъячий «белил», т.е. писал начисто (рис. 1.1). Беловик сверяли с черновиком, «старый» подъячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

    В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры.

    Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми.

    Приказная система с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок.

2. Документирование  в период «коллежского делопроизводства»

 

    Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.

    Начало  этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами  Петра. Именно он создал российскую бюрократическую  систему, определившую работу с документами².

    В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

    Взамен  устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине.

    В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов³.

    Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги.

    Изменилась  и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

    Коллежское  делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы  регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.

    Для учета входящих документов велось две  книги: в книгу «С» записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги «А» и «Б». В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю, в книге «Б» - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам⁴.

    В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета  и хранения документов, именно в  этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

    Генеральный регламент стал фактически первым законодательным  актом в России, регулирующим вопросы  работы с документами в центральных государственных учреждениях⁵.

    Генеральный регламент подробно определял порядок  работы коллегий и решения в них  дел, он давал законченную организационную  форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.

    Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

    В целом реформы государственного аппарата первой четверти 18 в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

    Губернская  реформа Екатерины была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся  порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции «указывали», нижестоящие «доносили» об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями.

3. Документирование  в период «министерского делопроизводства»

 

    Министерства (от лат. мinistro - служу, управляю) - в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г.

    Манифестом  от 8 сентября 1802 г. в России были созданы  первые восемь министерств, взамен существовавших Петровских коллегий: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, внешних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, государственное казначейство на правах министерства.

    Коллегии  были сохранены и расписаны между  министерствами. В некоторых случаях  в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько.

    Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

    25 июня 1811 года был принят закон  «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

    Возглавлял  министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра.

    Строгая регламентация делопроизводства привела  к созданию канцелярий - структурных  частей учреждений, где было сосредоточено  все «письмоводство».

    Согласно  Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

• порядок вступления дел;
• движение (производство) дел;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).