Внедрение систем электронного документооборота. Проблемы и решения

     3.Миграция существующих документов

     Этап  миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

     Если  в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти  по всей сети их электронные копии  для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более  того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли  быть модифицированы кем угодно, и  проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать  из бумажного путем сканирования.

     Если  же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого  порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей  организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему  документооборота.

     Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся  в каталогах в сети, и не требуют  обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению  документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно  стремиться) параллельно с эксплуатацией  системы. 

Десять  приемов преодоления общих проблем  внедрения СЭД

     1.Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.

     2.На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.

     3.Сделайте руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота. (Надеемся, эта статья поможет вам выработать соответствующие аргументы.)

     4.При  чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

     5. При отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

     6.Учтите, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

     7.Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров.

     8.Не забудьте про полезную возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.

     9.Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

     10.Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.