Внедрение систем электронного документооборота. Проблемы и решения

Внедрение систем электронного документооборота. Проблемы и решения.

Общие проблемы внедрения систем документооборота

     «Человеческий фактор»

     1.Консерватизм сотрудников

     Системы электронного документооборота (СЭД) имеют  некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с  созданием, редактированием и хранением  информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу  выявляет одну из основных проблем  внедрения: в любой организации  найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала  обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

     Как разрешать эту проблему? Работа с  людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали  к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться  на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

     Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной  почты достаточно понятна, люди легко  к ней привыкают. Затем можно  построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.

     Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим»  осваивать новую безбумажную  технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство  над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы  изначально курсы были практически  добровольными. Сотрудники, пришедшие  на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут  достаточно увлечены, чтобы стать  вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет  интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение. 
 
 

     2.Фактор  руководства

     Фактор  руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации  может привести к последствиям разного  уровня тяжести. Обычно при этом система  оказывается внедренной только в  некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для  некоторого класса бизнес-процессов. В  худшем случае она не будет внедрена вовсе.

     Одной из подспудных причин двойственного  отношения к внедрению СЭД  руководителя организации и руководителей  разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

     Есть  еще так называемый фактор директора  «советского типа» – нежелание  непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать  документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно  вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких  руководителей становится все меньше.

     Какое решение у таких проблем? Одно: убеждать руководителя. Вопрос в том  – как. Автор надеется, что эта  статья поможет выработать аргументы, способные убедить руководителя и сделать его сторонником  внедрения системы документооборота. 

     Объективные факторы

     1.Структурная чехарда

     Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения  в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система  электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.

     Однако  сказанное не значит, что внедрение  системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны  данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию–партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.

     2.Отсутствие документооборота

     А что делать, если в организации  отсутствует документооборот как  таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь  это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные  предпосылки к тому, чтобы убедить  руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему или современную электронную, вполне вероятно, что будет выбрано второе. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота». Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.

     Решение в этом случае простое. Необходимо запустить  пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно смело настаивать на проведении совещания по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы в целом по организации, даже очень занятое руководство найдет время для принятия решения. Руководителям всегда приятно участвовать в совещаниях, которые проходят под флагом доклада об успехах, и легко поддерживать начинания, которые, как им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без существенных усилий со стороны руководителя. 

Проблемные  задачи начала внедрения

1. Придание электронному документу юридической силы

   Еще одной проблемой является необходимость  обеспечения юридической силы электронных  документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как  обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

(На  самом деле понятие электронной  подписи как аналога обычной  подписи в законодательстве уже  существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене.)

     Если  же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые  имеют правовые последствия, можно  сопровождать бумажными копиями  с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение  бумажных документов, а создание эффективной  среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать  придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в  одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному  снижению объема бумажных документов.

     2.Взаимодействие с внешним миром

     При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В  особенности это касается обмена документами с параллельными  структурами в ассоциированных  организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает  на бумаге. Со временем, надеемся, эта  ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании — разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

     Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные  образы. Понятно, что для этого  используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

     Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной  из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие  специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших  объемах необходимо изучить необходимость  использования профессиональных систем, предназначенных для получения  изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

     Распознавание текстов входных документов и  хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.