Внедрение новых информационных технологий в делопроизводство

     Рекомендации  о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов (2004 - 2005) (ВНИИДАД) предназначены для применения в условиях широкого внедрения электронных документов в организациях, при переходе на электронный документооборот и электронную обработку информации. Результатом их применения является разработка единых правил организации учета, сохранности электронных документов в ДОУ и подготовка их к постоянному хранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Делопроизводство и новые информационные технологии

2.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

     Делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.¹

     Управление  можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.

     При этом необходимая информация для  принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     На  работу с документами работники  сферы управления затрачивают в  среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

     Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных  компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам).
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

     На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии  представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

     Разработка  новых информационных технологий в  управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.).

     Информационные  технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

     Согласно  Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.²

     В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют  дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

     Информационная  система – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

     Информационная  система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

     Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1) ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2) автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3) автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет - например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

     Обычно  термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

     В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов - к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

     В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

     В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов;
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов;
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

     С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

     Основные  проблемы документооборота и ДОУ, возникающие  обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

     Один  из самых эффективных путей решения  проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

     Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

     Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

     Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

2.2 Автоматизация делопроизводства

     Автоматизация производства - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.³

     Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

     Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
• автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

     В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

     Традиционная  технология делопроизводства на бумажных носителях:

• получение документов по почте;
• регистрация документов в журналах и на карточках;
• ведение контрольно-сроковых картотек;
• копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
• формирование дел с исполненными документами;
• передача дел на архивное хранение.

     Электронный документооборот между организациями:

• замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
• автоматизированная регистрация в электронных журналах;
• внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
• использование электронно-цифровой подписи;
• внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
• создание электронного архива организации.