Внедрение новых информационных технологий в делопроизводство

     Электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

• внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
• автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• создание и управление большими массивами архивной документации.

     Таким образом, мы видим, что электронный  документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

2.3 Электронный документооборот

     Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.⁴

     Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

     Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью - это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

     Согласно  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный  документ – это форма представления  документа в виде множества взаимосвязанных  реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.⁵

     В Российской Федерации на сегодняшний  день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

     Участниками обмена электронными документами могут  являться физические и юридические  лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

     Отправителем  электронного документа является участник обмена электронными документами, который  составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

     Получатель  электронного документа – участник обмена электронными документами, в  адрес которого поступил электронный  документ.

     Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

     При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

     Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

     Подтверждение подлинности электронного документа  осуществляется получателем электронного документа с использованием средств  проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств  проверки электронно-цифровой подписи.

     Подлинность электронного документа считается  подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных  средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

     Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами.

     Правовое  регулирование в сфере обращения  электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

     Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

     В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» говорит о различиях между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота).

     Из проанализированной выше информации следует вывод: несмотря на то, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более широким понятием, чем «система автоматизации делопроизводства» (САД).

Заключение

     Использование новых информационных технологий в  делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной  из актуальнейших тем в сфере  документоведения и ДОУ.

     Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

     Внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Интернет-сервер АКДИ Экономика и жизнь [Электронный ресурс]: сайт Агентства консультаций и деловой информации. – Режим доступа: http://www.akdi.ru/
2. ЭОС - автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. – Режим доступа: http://www.eos.ru/
3. Справочно-информационная система «КонсультантПлюс».
4. Баласанян, В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 78 – 81.
5. Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту /В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.
6. Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 2. – С. 56 – 63.
7. Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.
8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст] : учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
9. Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 1. – С. 36 – 40.
10. Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 2. – С. 32 – 39.
11. Линев, А.А. Регионы готовы к внедрению систем электронного документооборота / А.А. Линев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 4. – С. 84 – 85.
12. Назаренко, О.Б. Программное обеспечение Интернет/Интранет клиента / О.Б. Назаренко // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 92 – 95.
13. Рыжикова, Т.В. Аппарат Совета Федерации на этапе перехода к безбумажным технологиям / Т.В. Рыжикова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 8. – С. 62 – 67.
14. Рысков, О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год / О, И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 34 – 38.
15. Рысков, О.И. Нормативная база управления документацией: 2005 год / О.И. Рысков // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 4. – С. 36 – 40.
16. Савельев, А.М. «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства» / А.М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 1. – С. 17 – 22.
17. Синева, Н.А. Технология внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ" в Совете Федерации / Н.А. Синева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 5. – С. 82 – 87.
18. Спивак, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.
19. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.
20. Хохлова, Н.Н. Электронный Архив Совета Федерации: реалии и перспективы / Н.Н. Хохлова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 3. – С. 90 – 96
21. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
22. Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
23. Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи»
24. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения»
25. ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»
26. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования»
27. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов»
28. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»
29. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий»
30. ГОСТ Р 34.10–2001 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»
31. ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
32. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
33. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
34. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
35. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения»