Внедрение электронного документооборота в музеях

Все пользователи системы разнесены по соответствующим группам:

1. администратор;
2. кассиры;
3. экскурсионный отдел;
4. бухгалтерия и т.д., что позволяет организовать различные уровни доступа для каждой группы.

Система TicketNet позволяет учитывать экскурсии, которые проводятся на объектах музея. При формировании заказа и выборе экскурсовода, который будет обслуживать данный заказ, автоматически заполняется расписание экскурсовода. В системе ведется учет всех клиентов музея, предусмотрен учет маршрутного посещения объектов музея. В системе ведется учет договоров, заключенных с клиентами музея.

 Система позволяет получать следующие отчеты:

- бухгалтерские;

-  кассовый отчет за смену;

-  кассовый отчет за период по выбранному кассиру;

-  сводный отчет по работе кассиров за период;

-  карточку количественно-суммарного учета;

-  по экскурсоводу;

-  статистические;

-  по категориям клиентов на входные билеты и услуги;

-  по категориям клиентов на экскурсионное обслуживание;

-  по категориям клиентов по типам мероприятий.

  Описанная система TicketNet предназначена в большей степени для крупных музеев. Клиентоориентированных программных продуктов для небольших музеев пока нет, так как нет спроса, но он должен появиться: музеи учатся жить в новых экономических условиях.

§ 3. WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.

К Интернету, или к так называемой Всемирной  паутине World Wide Web, все привыкли настолько, что с трудом представляют свое существование без него. И каким бы тяжелым ни было финансовое положение музеев, практически все имеют доступ в Интернет. Доступ в Интернет дает возможность пользоваться электронной почтой, что является на сегодняшний день самым мощным и оперативным средством профессиональной коммуникации между музейными специалистами. Появляется возможность получать новостные рассылки, выходить на сайты отечественных и зарубежных музеев. Географические границы перестали быть препятствием для получения информации и для обмена ею.

 Типовая структура отечественного музейного сайта такова:

1. Информация о возможности посещения
2. История музея
3. Постоянная экспозиция музея
4. Коллекции и отдельные предметы
5. Научная информация
6. Выставки
7. Образовательные программы

При этом коллекции и история музея  представлены почти повсеместно, информация для посетителей, постоянная экспозиция и выставки - заметно реже, образовательные программы и научная информация - в единичных случаях. Проведем сравнительный анализ сайтов двух крупных художественных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина по основным структурным показателям (см. «Приложение» табл. 2). 

  Самый посещаемый музейный WЕВ-ресурс - портал «Музеи России». Этот портал имеет данные практически по всем сайтам и музейным базам данных, различные форумы, виртуальные конференции. Новостная рассылка данного портала позволяет поддерживать межмузейные коммуникации.

WЕВ-представительство в сети - обязательная функция современной музейной деятельности. Любой, даже самый маленький музей, открытый для посетителей, должен иметь сайт - «визитную карточку» с информацией рекламного характера.

  Цель  сайта определяется тем, каких людей  музей хочет видеть в качестве посетителей сайта, какие действия эти люди должны там совершить. Структура сайта, его дизайн, его навигация - все это должно работать так, чтобы помочь человеку совершить эти самые интересующие музей (и человека) действия. Особенно это важно для музеев, которые борются за посещаемость, за привлечение новых категорий друзей и спонсоров музея.

  В последние годы все более существенным фактором становится лицо музея, обращенное в открытое информационное пространство. В будущем количество виртуальных гостей музея превысит число его реальных посетителей, а центральное место в системе музейных public relations могут занять «Internet relations».

   Заключение.

  Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

  Система электронного документооборота состоит  из: баз данных, сетей, сайта музея  и  выполняет следующие функции: формирование отчетной документации по объектам учета и хранения, осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации, предоставление доступа к коллекции музея через Интернет и т.п.. Современные системы электронного документооборота, используемые в музеях, - это  "Музей", «КАМИС» и др.. По итогам проведенного в курсовой работе исследования  система «КАМИС» лидирует среди аналогичных программ. Клиентоориентированный программный продукт TicketNet используется в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее и Государственном Русском музее. WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации предоставляет возможность музею привлечь потенциальных посетителей, облегчить им доступ к необходимой информации.

  Внедрение систем электронного документооборота в музейную деятельность происходит повсеместно, преодалевая научно-технические, финансовые и другие проблемы. WEB-страницы музеев, информационно-справочные системы, мультимедийные выставки - все это повышает эффективность работы музея и способствует популяризации культурных ценностей.

Приложение.

     Табл. 1.

Табл. 2.