Внедрение электронного документооборота в музеях

Санкт-Петербургский  Государственный университет технологии и дизайна

Институт  бизнес-коммуникаций 
 
 
 
 

Курсовая  работа по документационному обеспечению  на тему:

«Внедрение  электронного документооборота в музеях» 
 
 
 
 

Выполнила: студентка группы 2-СД-1 Красивина Ольга

Научный руководитель: Курдакова М. Е. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2009

Содержание.

Введение

Глава I. Электронная система документооборота музея: теоретические основы.

§1. Электронный документооборот: определение, структура,  функции.

§2. Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

§3. Применение электронной системы документооборота  в качестве средства обслуживания посетителей.

Глава II. Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§1. Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

§2. Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота  в музейной деятельности.

§3. WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.

Заключение

Список  использованной литературы

Приложение 
 
 

Введение.

     Автоматизация деятельности музеев продолжается не первый десяток лет. Поскольку учет и хранение музейных экспонатов - специфическая  и довольно узкая предметная область, музейные системы не получили такого широкого распространения, как, например, бухгалтерские, инженерно-расчетные и т.п. В ситуации отсутствия стандартной программы многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему самостоятельно, адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Музею нужна компьютеризация учета фондов для того, чтобы вся информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте - внутри компьютера, а не была рассредоточена в деревянных ящиках с картотеками и папках с документами в хранилищах. Компьютерная система позволяет отбирать группы предметов по какому-нибудь общему признаку, мгновенно получать необходимые справки о музейном экспонате, формировать статистические данные, работать с изображениями предмета. Польза от автоматизации учета продолжается и за пределами музея. Во-первых, музей должен регулярно подавать сведения о своей деятельности либо в местное управление культуры, либо в министерство. Во-вторых, не за горами участие каждого музея в Государственном каталоге музейных фондов РФ. Передать туда свои данные проще, если вы пользуетесь автоматизированной системой. Наконец, все музеи хотят быть равноправными участниками открытого информационного пространства, будущей сети культурного наследия. А там свои требования, свои стандарты. И все они основаны только на компьютерных технологиях. Вот почему изучение данной темы актуально. Музеи будущего - это музеи, активно использующие в своей деятельности системы электронного документооборота и разнообразные возможности современных информационных систем.

     Цель курсовой работы: провести исследование о применении электронного документооборота в социально-культурном сервисе и туризме на примере их использования в музейной деятельности. Соответственно, объектом исследования являются системы электронного документооборота в музейной деятельности, предметом выступает изучение практического применения электронных систем в музеях.

     Задачи курсовой работы:

1. теоретические: определить понятие «электронного документооборота», изучит его структуру и функции, выделить особенности автоматизированной системы документооборота музея, а также показать возможность ее применения в качестве средства обслуживания посетителей;
2. практические: представить общий обзор и провести сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности, изучить принципы работы клиентоориентированных автоматизированных систем документооборота  на примере билетной системы TicketNet, показать особое назначение WЕВ-страницы музея как формы информационно-справочных внешних документов, сравнить сайты двух крупных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина.

      Методами  исследования явились анализ, синтез, наблюдение и сравнение. Базой исследования выступили музеи России, в частности музеи Санкт-Петербурга – Государственный  Эрмитаж и Государственный Русский музей. Структура курсовой работы: в первой главе рассматриваются теоретические основы электронных систем документооборота музеев, а во второй – их практическое применение. Теоретической базой для курсовой работы послужили  
 
 

Глава I. Электронная система документооборота музея: теоретические основы.

§1. Электронный документооборот: определение, структура,  функции. Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронная (или информационная, автоматизированная) система документооборота музея - это не только компьютеры на рабочих местах сотрудников и сайт в Интернете. Это взаимосвязанный комплекс аппаратно-программных средств и организационно-методических мероприятий, который на всех этапах своего развития должен учитывать человеческий фактор. Можно вложить большие деньги, грамотно спроектировать и построить инфраструктуру, обеспечить прекрасное техническое обслуживание, но информационная система будет не жизнеспособна и не востребована. Автоматизация музейной деятельности способствует улучшению экономического положения музеев, если ее внедрение спланировано, продумано и нацелено на реализацию конкретных программ.

  Инфокоммуникационные  технологии (ИКТ) - это термин начала XXI века, термин нового информационного общества, которое строит человечество. Наступивший век связывают со словом «информация». Передачу информации на расстояние, ее распределение обеспечивают средства связи. Информатизация и связь XXI века, объединенные понятием «инфокоммуникация», базируются на последних достижениях науки и техники. Все виды обеспечения (программное, информационное, организационное) музея относят к электронному документообороту. Разработки, насыщающие информационную систему прикладными задачами (например, базы данных, музейные, бухгалтерские и прочие программы).

   Сегодня в музеях сложилась «стихийная практика»  внедрения информационных систем, связанная, как правило, с приобретением  программного продукта, автоматизирующего какую-либо функцию деятельности (например, функцию учета музейных фондов или функцию продажи билетов). Для установки такого программного продукта в соответствии с техническими требованиями его разработчика приобретаются компьютеры (рабочие станции и сервера), системное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД). Все перечисленные элементы входят в состав «технологического  фундамента»   электронной  системы документооборота.  При этом небольшие музеи оказываются в тяжелых условиях, так как стоимость «технологического фундамента», на котором решаются прикладные задачи, оказывается для них довольно большой. Такой способ строительства электронной  системы документооборота можно охарактеризовать как путь «сверху вниз».

  Таким образом, для любого музея, как крупного, так и небольшого, необходима разработка долгосрочной концепции или перспективного плана построения и развития информационной системы, в которой обязательно должна присутствовать экономическая составляющая. Успех внедрения информационной системы - в сбалансированном, экономически обоснованном развитии «прикладной функциональности» и «технологической основы». Большое значение имеет организационная составляющая (штат, структура информационно-технических служб, непосредственная подчиненность руководству музея лиц, ответственных за развитие электронной системы документооборота). Актуальна проблема расширения технического кругозора специалистов информационных отделов музеев, организации их обучения, независимого от поставщиков оборудования и программ.

      Проанализировав спрос и предложение  на рынке музейных систем, разработчики  автоматизированных музейных информационных  систем пришли к следующим выводам:

1. новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,
2. спрос превышает предложение,
3. малая материальная обеспеченность большинства музеев,
4. низкая техническая оснащенность музеев,
5. отсутствие высококвалифицированных  IT-специалистов в штате музеев,
6. отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,
7. отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а так же для проведения научных исследований. новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,
8. спрос превышает предложение,
9. малая материальная обеспеченность большинства музеев,
10. низкая техническая оснащенность музеев,
11. отсутствие высококвалифицированных  IT-специалистов в штате музеев,
12. отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,
13. отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а так же для проведения научных исследований. 

Структура современных музейных систем электронного документооборота состоит из следующих элементов:

1. базы данных,
2. тезаурусы,
3. сети,  запросы по сети,
4. изображения экспонатов (на микрофишах — документах в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов),
5. отображение на экране дисплея результатов запроса – списка идентификаторов в БД и  отбор по запросу фотографий – микрофиш.

    Информационно-справочная система документооборота выполняет  следующие функции:

• учет поступлений, выдачи и движения экспонатов музейного фонда;
• формирование отчетной документации по объектам учета и хранения;
• осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации;
• предоставление доступа к коллекции музея и отдельным экспонатам через Интернет;
• создание CD-дисков и информационных киосков с отобранными фрагментами музейной коллекции для образовательных и коммерческих целей, проведения презентаций и т.п.

    Особое  внимание следует обратить на прикладную функциональность, которая, собственно и характеризует применение информационных технологий в музейном документообороте. Музейная тематика - специфическая и довольно узкая предметная область. Соответственно музейные системы не получили такого широкого распространения как, например, бухгалтерские, кадровые, инженерно-расчетные, статистические и т.п. Сейчас мы не будем на них останавливаться и рассмотрим использование информационно-справочныхсистем, непосредственно связанных с выполнением музейных функций. Хотя, конечно, надо отметить, что в будущем в музеях будут функционировать интегрированные информационные системы, в которых все задачи будут взаимосвязаны.

§ 2. Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

   Автоматизация обработки информации в музее  – многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.

    Состав  полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности - также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например,  вычисление сводного номера экспонатата.

    При вводе в эксплуатацию системы предусмотрена настройка базовой системы на конкретную предметную область посредством элементов знаний. Формы описаний, словари, тезаурусы, алгоритмы расчетов и проверок могут быть созданы фирмой Cognitive Technologies (которая по рейтингу журнала «Эксперт»¹ признана компанией № 1 на рынке проектного программного обеспечения в России) по заказу специально для данной коллекции, или использованы элементы, созданные ранее для других музеев. Кроме того, возможно применение элементов знаний,  разработанных в других организациях (музеях, институтах и т.п.).

    Система электронного документооборота имеет  средства настройки, позволяющие адаптировать ее к потребностям конкретного музея, отличается простотой корректировки  форм, входящих в стандартную поставку, а также простотой создания новых форм для описания новых типов объектов для учета нестандартных свойств экспонатов конкретного музея.