Внедрение электронного документооборота в музеях

    Например, базовая версия системы НИКА-Музей  содержит формы для описания экспонатов, подготовленные на основе опыта эксплуатации системы в Государственном Историческом Музее². Система позволяет описать самые разные экспонаты (живопись, иконы, монеты, редкие книги, карты, изделия из дерева и драгоценных металлов, ткани и др.). Система может быть настроена и дополнена входными формами для создания описаний любой сложности.

    Для создания новой формы достаточно описать модель ее содержания –  структуру  (оглавление) вводимых по форме реквизитов с разбивкой  их на связанные группы и с указанием  повторяемости групп. Для создания такого оглавления в дизайнере форм используются всего три клавиши: терминальное (простое) данное, структура (группа данных), массив (повторяющаяся группа). После описания содержания формы можно автоматически создать форму для ввода данных. Если автоматически созданная форма чем-либо неудобна, ее можно отредактировать средствами дизайнера форм. 

§ 3.Применение электронной системы документооборота  в качестве средства обслуживания посетителей.

   Как только БД создана, можно открыть  Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.

   Система полностью автоматизирует создание электронных каталогов экспонатов музея на  компакт-дисках(CD) и информационных сенсорных киосках. Для этого достаточно произвести отбор того фрагмента коллекции, по которому предполагается создание отторгаемого информационного ресурса, и запустить соответствующую функцию. Предоставляется возможность замены титульных страниц ресурса. Для этого нужно в формате html подготовить новые страницы. На CD и киоск записываются СУБД (Система управления базами данных), web сайт и http сервер, который по запросам динамически формирует html страницы с описаниями объектов. Работа с такими отчужденными  ресурсами осуществляется средствами стандартных браузеров (программное обеспечение для поиска, просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц, для их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой).

   Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т.п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.

    Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов:

• по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;
• по значениям одного или нескольких полей учетной формы;
• по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов - система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;
• по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).

Глава II. Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§ 1. Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

  Персональные  компьютеры достаточно широко стали  использоваться у нас в стране с начала 1990-х годов. Их применение в сфере культуры было связано с попытками создания автоматизированных информационно-справочных систем, которые могли бы  использоваться  всеми сотрудниками  музея в повседневной практической работе, экспозиционной, выставочной, экскурсионной и пр. для ускоренного поиска самой различной информации о музейных предметах.

     В середине 1970-х годов ведущие музеи  страны - Государственный Эрмитаж, Третьяковская галерея и т.д. - делают первые попытки осмысления и практического использования новых возможностей компьютеров. С середины 1990-х годов на отечественном рынке музейных учетно-хранительских программ утвердились две тиражные системы: автоматизированная система (АС) "Музей" (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система (КАМИС) (программный продукт ОАО "Альт-Софт", Санкт-Петербург). Очевидно, что потенциальный покупатель музейной компьютерной системы в 99-и процентах случаев сделает свой выбор между двумя вышеназванными вариантами. Оставшийся 1 процент - это та редкая ситуация, когда музейщики предпочтут обратиться к высококвалифицированному программисту; тот, в свою очередь, окажется способным за короткий срок освоить новую для него музейную предметную область и при этом не запросить за разработку запредельную сумму, неподъемную для бюджетной организации.

  Можно сказать, что прошедшие 10-15 лет были «периодом первоначального накопления капитала», периодом освоения новых технологий, внедрения их в рабочую практику музеев. И если говорить о серьезных специализированных информационных музейных системах, то начиналось все, несомненно, с автоматизированных систем для целей учета, хранения и изучения коллекций. Первые успешные шаги в этом направлении в музейной практике были сделаны уже в начале 1980-х годов, с момента появления в музеях первых компьютеров. Задача учета предметов и коллекций сопровождается большим количеством однотипных операций, производимых с предметом (оформление акта приема на временное хранение, подготовка обоснования для фондово-закупочной комиссии (ФЗК), обсуждение на ФЗК, оформление акта приема на постоянное хранение, передача на материально ответственное хранение, запись в книгу поступлений (КП) и т.п.). На всех этих этапах многократно фигурирует одна и та же информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является стремление автоматизировать этот процесс путем создания базы данных о предмете или коллекции.

  В отсутствие стандартной программы  многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему, самостоятельно адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Примером такого подхода может служить «Атлант» Эрмитажа, «Ника» Государственного исторического музея, система Государственного Дарвиновского музея и ряд других. Сейчас самые известные музейные учетно-хранительские системы: автоматизированная система (АС) «Музей» (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система («КАМИС») (программный продукт ОАО «Альт-Софт», г.Санкт-Петербург). Сравнительный анализ двух этих систем можно посмотреть в приложении (табл. 1).

Обе системы являются работоспособными и обеспечивающими реализацию основных функций учета и хранения музейных предметов. Обеспечение успешного развития систем связано со следующими главными факторами: идеологией функционирования системы; правильным выбором средства разработки.

  По  мнению наиболее опытных и компетентных в вопросах информатизации музеев самой  перспективной из тиражируемых систем является КАМИС (по мнению Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской  галереи, Государственного музея изобразительных искусств имени А.С.Пушкина, Государственного историко-культурного музея-заповедника "Московский Кремль", Рыбинского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника, Государственного Владимиро-Суздальского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника). В рассматриваемой автоматизированной системе есть еще один модуль - «КАМИС-WЕВ». Это дополнение к системе «КАМИС», позволяющее на основе сформированной базы данных о коллекциях музея подготавливать и публиковать в Интернете каталоги различных музейных изданий.

Если  у музея нет средств на дорогую  КАМИС, следует обязательно приобрести более доступную АС "Музей". Главное - запустить у себя процесс  автоматизации учета и хранения. Иначе будет упущено драгоценное время, и музей окажется в хвосте процессов информатизации, охвативших наше профессиональное сообщество.

    Также известны такие автоматизированные системы документооборота, используемые в музеях, как:

1. "Памятники России" разработана по заданию Министерства культуры Российской Федерации для ведения государственного реестра недвижимых памятников истории и культуры. Целью этой интегрированной информационной системы является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о недвижимых памятниках истории и культуры Российской Федерации, их изучении, использовании, охране, техническом состоянии, реставрации и восстановлении.
2. Геоинформационный справочник  “Особо ценные объекты” обеспечивает предоставление имеющейся в ГИВЦ МК РФ информации по особо ценным объектам Российской Федерации.
3. “НИКА-Музей” - комплексная информационно-справочная система, которая предназначена для решения широкого спектра задач, возникающих в деятельности любого музея: учет, описание и хранение музейных предметов, создание видеоохранного банка изображений музейных предметов, осуществление научно-исследовательской и краеведческой деятельности, экспозиционно-выставочная деятельность, работа с посетителями музея.

§ 2. Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота  в музейной деятельности.

  Для улучшения скорости и качества документооборота, связанного с обслуживанием клиентов используют специальную стратегию CRM (Customer Relationship Management), нацеленную на создание долговременных и прибыльных взаимоотношений с клиентами через понимание их индивидуальных потребностей. Для музея клиентами в первую очередь являются посетители. Специализированных клиентоориентированных музейных систем, относящихся к классу СRМ, еще никто не создал, но есть системы, которые по своему смыслу и духу к ним приближаются.

  Остановимся на одной из них: билетная система  серии TicketNet (ООО "ИнфоТех", Санкт-Петербург). Он был внедрен в крупнейших музеях России: в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее (Москва) и Государственном Русском музее (Санкт-Петербург), Государственном Бородинском военно-историческом музее-заповеднике и Государственном мемориальном и природном заповеднике «Музей-усадьба Л. Н. Толстого «Ясная Поляна».

  Система TicketNet состоит из рабочих мест администратора и кассира. Рабочее место администратора   настраивается   на   выполнение   функций   руководителя   продаж, бухгалтера, складского работника, экскурсионного бюро. Это видно из перечня функций, который представлен ниже.

На рабочем  месте администратора реализуются следующие общие функции:

1. назначение и планирование деятельности объекта (формирование расписания 
   мероприятий, создание репертуара, назначение экскурсий, организация маршрутного посещения);
2. ведение и редактирование тарифов и расценок на мероприятия и услуги, проводимые на объектах;
3. поддержка   различных   категорий   клиентов,   с   учетом   социального   статуса и гражданства клиента (формирование цены билета с учетом категории клиента);
4. дизайн билета на конкретное мероприятие или группу мероприятий;
5. формирование и расценка абонемента;
6. учет пользователей системы;
7. назначение доступа для групп пользователей к отдельным функциям системы;
8. ведение базы клиентов и договоров с ними;
9. прием заявок и заказов от клиентов по сети Internet;
10. прием и регистрация заявок от клиентов (бронирование мест, заказ экскурсионного обслуживания);
11. учет склада и движения товара (для продажи печатной и сувенирной продукции);
12. получение отчетов о состоянии билетов на мероприятия (наличие и количество свободных, проданных или забронированных мест);
13. получение отчетов по заявкам и заказам клиентов;
14. получение кассовых отчетов по кассирам;
15. получение  сводных отчетов  по  кассовым  продажам  за любой  промежуток времени;
16. получение статистических отчетов по категории клиентов и посещаемости;
17. ведение и отслеживание оплаты по договорам.

 На рабочем месте кассира реализуются следующие функции:

1. продажа и печать билетов на любое мероприятие;
2. автоматический или ручной выбор мест на мероприятие;
3. продажа абонементов;
4. продажа забронированных мест по предварительным заказам;
5. продажа услуг, предоставляемых музеем;
6. осуществление безналичной продажи;
7. продажа сувенирной и печатной продукции;
8. получение отчета за смену по продажам и бланкам.