Виды служебных писем, порядок их оформления

     - …в противном  случае мы вынуждены  будем предъявить  Вам штрафные санкции.

     В качестве заключительных могут выступать  следующие фразы:

     - Просим Вас не задерживать ответ…

     - Просим извинить  за задержку с  ответом…

     - Рассчитываем, что  наши замечания  будут учтены…

     - Будем признательны  за…

     - Заверяем Вас,  что…

     - Ожидаем Вашего  согласия (одобрения,  подтверждения)….

     Дадим общие рекомендации специалисту  по стилистическому оформлению содержания делового письма, что будет способствовать формированию положительного имиджа организации:

     1. Деловые письма следует излагать  в спокойном, ровном тоне. Необходимо  помнить, что проявление в содержании  чрезмерной любезности, равно как  и пренебрежения, граничащего  с грубостью, не допускается.

     2. Не нужно побуждать адресата  к спешке при вынесении решений  по вносимым вами письменным  обращениям словами "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно  более короткие сроки". Помните  о том, что быстро — хорошо  не бывает. Лучше укажите, когда  бы вы желали узнать о решении, например: "Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

     3. В процессе изложения необходимо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов, гуманным при определении мер дисциплинарного воздействия, щедрым на заботу и поощрение достойных, рачительным при расходовании денежных средств, а также инициативным на дельные предложения, а в выводах — предельно конкретным.

     4. Не следует содержанием (или  подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Необходимо дать адресату подумать самому.

     5. Не следует намекать получателю письма на его невнимательность,

помещая в текст письма следующую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": ответственный подчиненный может затаить обиду, а начальник — впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

     6. В том случае, если письмо содержит извещение адресата о том, что выполнение его просьбы или поручения не представляется возможным, не нужно начинать послание с констатации отказа — необходимо изложить сначала мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться.

     7. Необходимо ссылаться (к месту) на конкретные требования руководящих документов, что придает письму вес, работает на деловой имидж организации. 

     8 . Необходимо излагать свои мысли коротко, ясно и логично. Обилие слов в деловых письмах не ускоряет, а замедляет решение дела. Письмо должно быть написано доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

     Стоит отметить, что большое значение для  формирования положительного имиджа организации  имеет соблюдение такой нормы  делового этикета, как своевременный  ответ на запрос, деловое предложение  и т.д. Если по объективным причинам нет возможности дать ответ в  установленный срок, необходимо сообщить адресату о сложившейся ситуации, а так же о том, когда будет  возможность дать окончательный  ответ. Обязательно нужно извиниться за задержку, например: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам»

     В качестве вывода следует сказать, что приведенный в качестве примера набор языковых формул, моделей, клише, рекомендаций по написанию деловых писем, мог быть дан в более развернутом объеме, но не стоит забывать о практике и опыте, которые приходят со временем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Служебные письма являются важным элементом в  управленческой деятельности. Они играют большую роль при налаживании  внешних связей организации.

     Служебные письма выполняют различные функции: фиксируют факты, сведения, констатируют факты по спорным вопросам и т.д., но общим является то, что они  предназначены донести какую-либо информацию до адресата, налаживания хороших партнерских отношений, а так же являются доказательство для решения каких либо спорных вопросов.

     Изучив  материал, мы видим, что составление  и оформление служебных писем  не легкое и не простое занятие.

     Во-первых: необходимо знать требования оформления писем, закрепленные нормативными документами (стандартами, инструкциями).

     Во-вторых: необходимо соблюдать нормы и  правила русского языка, учитывать  особенности делового стиля и  делового этикета, проявляющиеся в форме изложения текста и сложившиеся за последнее время в сфере управления.

     В-третьих: нужно быть грамотным, образованным и ответственным специалистом, не лишенным чувства такта.

     При написании данной работы мы  хотели  приобрести знания, цель которых – это грамотное составление и оформление служебных писем. Контрольная работа рассматривает как теоретические, так и практические вопросы оформления и составления писем, тем самым позволяя приобрести как теоретические знания, так и практические навыки в работе.

     Естественно, что на практике могут возникнуть затруднения, несмотря на полноту информации, затрагивающей деловую переписку, и независимо от того к какому источнику литературы обращается специалист. В данном случае часто играют роль практика и опыт, которые приходят только со временем.

     Список  использованных источников 

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003.
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс, 2008.
3. Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении «Государственный архив Курганской области». Курган, 2010.
4. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Методические указания к теоретическому занятию «Классификация деловых писем. Основные виды деловых писем». - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2003.
5. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. –

2-е  изд., перераб. и доп. – М., Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К», 2006.

6. Стенюков М. В. Документы делопроизводства / М. В. Стенюков. –   М.: Книга-сервис, 2003.
7. Стенюков М. В. Справочник секретаря / М. В. Стенюков. – М., 2002.