Виды служебных писем, порядок их оформления

а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя;

б) государственные, церковные и профессиональные праздники;

в) назначение адресата на более престижную должность;

г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);

д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития,

победы  в конкурсах, соревнованиях и  т. п.);

е) годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круглая");

ж) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т. п.).

Характерной особенностью письма-поздравления является его

благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным (Приложение ).

     Благодарственное  письмо выражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. В письме степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу.

     Рекомендательное  письмо — вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

     Каждый  вид письма осуществляет ту или иную функцию – запрашивает какую-либо информацию, выражает недоверие или благодарность, приглашает нас к сотрудничеству, представляет тот или иной товар и т.д. Но общими чертами являются: информирование адресата о каких-либо намерениях, действиях, об отношении к сложившейся ситуации, о предстоящих мероприятиях отправителя для налаживания партнерских взаимоотношений, с целью налаживания внешних связей и достижения положительных результатов в сфере сотрудничества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Общие требования к оформлению, структуре и стилю изложения служебных писем.

 

Ранее мы рассмотрели виды служебных писем  по функциональным

признакам, далее рассмотрим требования к оформлению, структуре и стилю изложения служебных писем.

     Служебные письма оформляются на бланке письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (Приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном федеральными органами исполнительной власти (Приложение 2). Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используется в том случае, когда письмо не превышает 7-8 строк. Макет делового письма приведен в Приложении 4.

     Кроме бланка письма организации используются бланки писем структурных подразделений и должностных лиц. Бланки писем структурного подразделения и должностного лица используются в том случае, если руководитель структурного подразделения и должностное лицо наделены правом подписания писем (Приложение 3).

     Бланк письма содержит следующий состав реквизитов, который является обязательным:

             –  наименование организации;

       – справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты);

       –  отметки для проставления даты и регистрационного номера;

       – отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресата.

     Так же при написании письма используются следующие реквизиты: заголовок  к тексту, текст, подпись, расшифровка подписи, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

     Письмо  оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют адресату, второй экземпляр (копия) подшивается  в дело как свидетельство выполненной  работы.

     Письма  подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право.

     Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

     В зависимости от типа письма и его  содержания текст, может быть простым  или сложным.

     Простое письмо – это малообъемный документ, рассматривающий только один вопрос. Оно состоит их одной, двух частей: вступления и заключения.

     Сложное письмо – это многоаспектный документ, рассматривающий несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Оно имеет свою структуру, состоящую из трех частей. Первая часть – вступление – приводятся мотивы составления письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящей организации и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Вторая часть – основная часть (доказательство) – излагается существо вопроса, выводы, просьбы, предлагаются решения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений. Третья часть – заключение – может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение, предложения и т.п.

     В некоторых случаях при написании  писем используются другие схемы  построения, в которых один из элементов  может отсутствовать или порядок  их расположения может быть иным. Например, письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть. Это зависит от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

     Приведем  для примера структуру письма-просьбы:

1. Объясняется  причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой;
2. Излагается суть просьбы;
3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

     Тексты  сложных многостраничных писем  могут разбиваться на

разделы, пункты, при необходимости на подпункты. Стоит отметить на важность правильного  деления текста с помощью абзацев  – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Цель такой разбивки текста – облегчение его чтения и понимания.

     Стоит отметить, что для современной  деловой переписки характерна подготовка простых писем, рассматривающих один вопрос.

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

     В письмах используются следующие  формы изложения:

       - от первого лица множественного  числа («направляем на согласование»,  «просим рассмотреть»);

       - от первого лица единственного  числа («прошу перечислить», «считаю  необходимым»);

       - от третьего лица единственного  числа («банк не может согласиться», «компания возражает»).

     Если  письмо оформляется на должностном  бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым…

     Форма обращения от первого лица множественного числа предпочтительней формы первого  лица единственного числа, так как письмо, обычно, выражает мнение коллективного субъекта – учреждения, предприятия, организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. В деловой переписке исключаются местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

     Письма  по вопросам, требующим его особого  внимания руководителя, могут содержать  вступительное обращение – формулу  уважительного обращения к адресату:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый Алексей Дмитриевич!

     В таком случае в конце письма, под  текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется  подпись должностного лица.

     Письмо  так же может быть адресовано нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется  Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно.

     Текст письма излагается в повествовательной  манере, при прямом порядке слов в предложении.

     Стиль письма отличается частым употреблением  отглагольных существительных, отыменных  предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и т.д.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и т.д.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине, что…;  с тем условием, что…; таким образом, это…; то обстоятельство, что…; тот факт, что… и т.д.).

     В письме не следует употреблять слова, вышедшие из употребления. Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д.

     Обычно  в текстах служебных писем  употребляются устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты (модели, формулы, клише).

     Примеры устойчивых языковых оборотов:

• объясняющих мотивировку написания письма:

     - В порядке оказания  технической помощи…

     - В соответствии  с протоколом…

     - В связи со сложной  экономической ситуацией…

• предваряющих извещение:

     - Доводим до Вашего сведения…

     - Извещаем Вас…

     - В ответ на Ваш  запрос…

• выражающих просьбу, требование, пожелание:

           - Убедительно просим  Вас…

     - Обращаемся к Вам  с просьбой…

     - В ответ на Ваше  письмо просим  Вас…

     - Настоятельно требуем  выполнения принятых  Вами обязательств…

     - Категорически настаиваем  на выполнении…

     - Выражаем уверенность  в том, что…

• используемых в претензиях:

     - К нашему сожалению,  мы вынуждены сообщить, что качество…не  удовлетворяет требованиям…