Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан

         
 
 
 
 

                      

    

         
 
 

       
 
 
 

                                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Примечание. 

1 - Изображение  Государственного Герба Республики  Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания);

2 - официальное  наименование организации;

3 - справочные  данные об организации;

4 - наименование  вида документа;

5 - дата  документа;

6 - регистрационный  номер (индекс) документа;

7 - ссылка  на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа;

8 - место  составления или издания документа;

9 - гриф  ограничения доступа к документу;

10 - адресат;

11 - гриф  утверждения документа;

12 - резолюция;

13 - заголовок  к тексту документа;

14 - отметка  о контроле;

15 - текст  документа;

16 - отметка  о наличии приложения к документу;

17 - подпись;

18 - отметка  о согласовании документа;

19 - оттиск  печати;

20 - отметка  о заверении копии документа;

21 - отметка  об исполнителе документа;

22 - отметка  об исполнении документа и направлении его в дело;

23 - идентификатор  электронной копии документа;

24 - отметка  о поступлении документа в  организацию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Деятельность  организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями. 

В целях  решения административных и организационных  вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы: 

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие); 

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие); 

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные  записки, заключения, отзывы, перечни,  письма, сводки, соглашения, списки, справки  и другие); 

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты); 

5) подтверждающие  трудовую деятельность работников  и сведения об отчислении денег  на их пенсионное обеспечение. 

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов. 

Распорядительный  документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан. 
 

Проект  документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме. 

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов  организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу. 

В пределах своей компетенции организация  осуществляет переписку с другими  организациями и отдельными гражданами. 

Документы, направленные по телефаксу, электронной  почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью. 

В целях  определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота. 

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования"). 

Для классификации  документов в организации составляется классификатор. 

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу. 

Унификация  документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов  документов, правил их составления  и оформления. Типовые формы и  трафаретные тексты документов, как  правило, оформляются в виде сборника.

Параграф 2. Состав реквизитов документа 

Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Приложение 3). 

При изготовлении бланка письма (Приложение 4) используются следующие реквизиты и ограничительные  отметки для расположения реквизитов: 

1) Государственный  герб Республики Казахстан или  эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); 

2) официальное  наименование вышестоящего органа; 

3) официальное  наименование организации; 

4) справочные  данные об организации; 

5) дата  документа; 

6) регистрационный  номер документа; 

7) ссылка  на регистрационный номер и дату входящего документа; 

8) адресат; 

9) заголовок; 

10) отметка  о контроле. 

При изготовлении бланков других видов документов, кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов: 

1) Государственный  герб Республики Казахстан или  эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания); 

2) официальное  наименование вышестоящего органа; 

3) официальное  наименование организации; 

4) наименование  вида документа; 

5) место  составления или издания документа; 

6) дата  документа; 

7) регистрационный  номер документа; 

8) заголовок  к тексту; 

9) отметка  о контроле. 
 

2.2 Понятие и сущность форм государственного управления. Организационные и правовые формы управления 

Повседневная  жизнь людей, государства и общества немыслима без управления. В широком  смысле оно означает целенаправленное воздействие субъекта на объект, на перевод последнего в новое состояние. И в любых системах и процессах, происходящих в природе и обществе, обнаруживаются те или иные проявления управленческого воздействия прямых и обратных связей. Без этого невозможно существование каких-либо организованных систем. 

Государственное управление - есть организованный процесс  руководства, регулирования и контроля государственных органов за развитием  сфер экономики и культуры, иных сфер государственной жизни.2 

Долгие  годы в СССР и , следовательно, Казахстане применялись понятия “управление  государством”, “управление государственными делами”, государственное управление, которые чаще всего связывались  с понятием “исполнительно-распорядительные органы”. Нередко последнее отождествлялось с понятием “органы государственного управления”. При реформированиях управления были разные подходы.3 По действующей Конституции общеупотребляемыми стали понятия “исполнительная власть”, “органы исполнительной власти”. В законах используется понятие “государственное управление”, которое осуществляют преимущественно органы исполнительной власти - Правительство, министерства, местные исполнительные органы. Но в него включаются на законных основаниях и другие органы, поскольку сложные объекты управления требуют комплексных методов воздействия. 

Итак, государственное  управления делами осуществляется через  систему государственных органов  управления, которые принято называть органами исполнительной власти. 

В отличие  от законодательной власти, носящей первичный. Верховный характер, исполнительная (административная) власть имеет по своей сути вторичный, производный характер. Это вытекает и из самого понятия “администрация” , дословный перевод которого звучит как “служить для”. 

Таким образом, исполнительная власть носит подзаконный характер. Все действия и акты соответствующих органов основываются на законе, не должны ему противоречить и направлены на исполнение закона. 

Современная наука выделяет такие существенные признаки исполнительной власти, как её универсальный и предметный характер.4 Первый признак отражает тот факт, что исполнительная власть, её органы действуют непрерывно и везде, на всей территории государства. Этим они отличаются от законодательной и от судебной власти. Другой признак означает, что исполнительная власть, также в отличие от законодательной и судебной, имеет другое содержание, поскольку опирается на людские, материальные, финансовые, иные ресурсы, использует инструмент служебных продвижений и систему поощрений. В руках исполнительной власти находится весьма грозная сила, ведь существование государственной власти находит своё выражение именно в её чиновниках, армии, администрации, судьях. Среди этой силы особая роль принадлежит вооруженным формированиям - армии, органам безопасности, милиции (или как у нас в государстве полиции). 

Указанные признаки, особенно предметный, “силовой”  характер исполнительной власти составляют объективную основу для возможной  узурпации государственной власти именно исполнительными органами. Здесь чрезвычайно важны действенные механизмы сдержек и противовесов и эффективные рычаги политической ответственности как со стороны законодательной власти (через развитое законодательство - правовые законы), так и со стороны судебной власти (через судебный контроль и конституционный надзор). 

Значит  исполнительная власть - это вторичная  подзаконная ветвь государственной  власти, имеющая универсальный, предметный и организующий характер и направленная на обеспечение исполнения законов  и других актов законодательной власти. 

Исполнительная  власть реализуется государством через  правительство и его органы на местах, которые определяются как  органы управления. Правительство осуществляет верховное политическое руководство  и общее управление делами общества. Правительственная власть может осуществлять прерогативу одного лица (в президентских республиках) или коллегиального органа. В первом случае правительство выступает как группа ближайших советников главы государства - президента, а полномочия правительства являются производными от полномочий последнего. Во втором случае правительство формируется на основе социальной процедуры с участием парламента. Оно должно по общему правилу пользоваться поддержкой парламентского большинства и обладать собственными полномочиями.