Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан

Введение 
 

В современную  эпоху фундаментальный принцип  разделения властей является одним  из важнейших оснований устройства и функционирования государственного механизма огромного числа стран. При этом большинство специалистов сходятся в том, что признание  значимости данного принципа отнюдь не является констатацией факта его абсолютной, буквальной реализации на практике и отрицанием единства упорядоченной власти.  

В истории  найдется немало примеров раскола общества в результате непримиримого противостояния ветвей власти. Доминирование одной из них создает на первых порах впечатление порядка государственной и общественной жизни. Поэтому нередко приходится слышать мнение о том, что необходима сильная рука, которая осуществляла бы твердый социальный порядок. В свое время А.И. Герцен заметил, что “как ни странно, но опыт показывает, что народам легче выносить насильственное бремя рабства, чем дар излишней свободы”.Другое же общественное мнение состоит в том, что эта “рука” уже заводила общество в мрачнейшие тупики и единственная приемлемая альтернатива этому порядку - радикальный сдвиг “вправо”, то есть последовательное и неуклонное строительство правовой государственности. 

Настоящая курсовая работа посвящена исследованию такого государственного феномена как  типовые виды документа и правила управления документацией. На сегодняшний день в Республике Казахстан претерпела радикальные изменения концепция исполнительной власти. Совершенно по новому определено её место в системе государственных органов, изменены принципы формирования исполнительных органов и сама структура исполнительной власти, а также форм и методов государственного управления. Однако, несмотря на огромную работу, проделанную в рамках демократизации нашего общества и в частности исполнительной власти государства, всё же остается ещё немало вопросов, требующих всестороннего исследования и осмысления. В курсовой работе будут затронуты различные аспекты, связанные с формами и методами государственного управления в Республике Казахстан. Мы исследуем как теоретические вопросы, связанные с функционированием органов государственного управления, так и практические стороны.  

Для наиболее полного изучения выбранной темы, мы прибегнем к помощи имеющейся  научной литературы в данной области. Наибольший интерес, с нашей точки зрения, здесь представляют такие монографические издания таких авторов как Сапаргалиев Г.С., Зиманов З.С., Назарбаев Н.А., Джунусова Ж.Х., Котов А.К. и других.

 

                                  Глава 1. Общие положения 
 

1. Типовые  правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан устанавливают обязательные для государственных организаций общие требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью. 

2. Настоящие  Правила разработаны в соответствии  с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О нормативных правовых актах", Законом Республики Казахстан "Об административных процедурах", Указом Президента Республики Казахстан от 31 июля 2000 года № 427 "О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы". В них учтены требования "Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан", утвержденной приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 24 октября 1998 года № 17-457-Р, "Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан", утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168. 

3. Организации  применяют данные Правила или  на их основе разрабатывают  и утверждают по согласованию: 

1) с  уполномоченным государственным  органом управления архивами  и документацией Республики Казахстан  - ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству; 

2) с  уполномоченными государственными  органами управления архивами  и документацией областей, городов  Астаны, Алматы, центральными государственными  архивами Республики Казахстан,  Архивом Президента Республики Казахстан - инструкцию по делопроизводству в организации. 

4. Руководитель  и работники организации, виновные  в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии  с законодательством Республики  Казахстан. 

5. Руководство  и контроль за документированием и управлением документацией осуществляет документационная служба организации, действующая в соответствии с Положением о документационной службе организации, разработанным на основе Примерного положения.

 В  небольшой организации и структурных подразделениях организации, в которых по штатному расписанию не предусмотрены документационные службы, указанные функции возлагаются на должностное лицо. 

6. При  смене руководителя документационной  службы (должностного лица) документы  и дела передаются вновь назначенному руководителю документационной службы (должностному лицу) по акту приема-передачи  

7. Уполномоченный  государственный орган управления  архивами и документацией Республики  Казахстан, уполномоченные государственные  органы управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую и практическую помощь по внедрению Правил, осуществляют контроль за выполнением их требований. 
 
 

1.1.Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. 

 

Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. 

Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

 Виды  документов:

По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

По времени  создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По способу  изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

По способу  представления — электронный, на бумажных носителях;

По месту  издания — внутренние, внешние;

По направлению  отправки — входящие, исходящие;

По распространению  — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

По необходимости  технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретност. 

Виды  обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления). 

Для автоматизации  обработки документов с XX века широко используются компьютеры. 

На протяжении истории носители информации менялись. 

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная  лента, глиняные таблички и т. п. Документы  содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. 

  

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная  функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления.

Функции, носящие культурно-исторический характер. 

Общие функции документа:

Информационная  — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

Коммуникативная — документы являются средством  обмена информации;

Социальная  — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом  определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция  определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства. 

Специальные функции документа:

Управленческая  — в ней документ выступает  как средство управления деятельностью;

Организационная — документ устанавливает или  упорядочивает действия участников правовых отношений;

Правовая  — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная  — способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

Историческая  — документ является историческим источником. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                            Глава 2. Документирование

               2.1Состав, классификация и унификация документов.Состав                                            реквизитов документации. 

Схема расположения реквизитов документа

210