Теорії походження документів

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

Нормативно-правова документація

Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий – стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.

Інформаційна документація

Сучасний рівень виконання тих чи інших предметів в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації, робити її згортання. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).

Основна галузева документація

У залежності від напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ в якості основної використовує передану йому належним чином проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани, креслення фундаментів, схеми комунікацій тощо), машинобудівна організація отримує машинобудівну, транспортна – транспортну, сільськогосподарська установа – аграрну, відділ освіти – документацію й форми бланків, затверджені Міністерством освіти і науки України , нотаріальна контора – одержує бланки згідно Закону про нотаріат і т.п. Окрім того, особливо у сфері матеріального виробництва, кожен функціональний підрозділ установи додатково створює свої види виробничо-прикладної документації.

Виробничо-прикладна документація

В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному заводі окрім типової документації, що надходить від проектного інституту, може розроблятись власна виробничо-конструкторська, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти тощо). В організаціях, що мають на балансі власне житло, додатково буде вестись своя виробничо-прикладна житлово-комунальна документація, що відображає стан його експлуатації. Окремі установи (промислові та сільськогосподарські підприємства, будівельні організації, вищі навчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо змушені вести також відповідну виробничо-прикладну документацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання і здавання приміщень, огляди і довідки про стань будівель тощо. Ця документація повинна вестись й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової установи може додатково вести свою виробничо-прикладну транспортну документацію (технічні характеристики транспортних засобів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика – енергооблікову документацію (акти підключення і розподілу енергоресурсів, баланс виробництва й використання електроенергії ) тощо.

Наукова документація

Технічний відділ установи також може вести свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну та іншу наукову документацію. У виробничому об’єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт, веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, на нові види виробів, вони розглядають й приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складальних одиниць та приладів тощо. Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків по перевірці проектів на патентну чистоту тощо.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп’ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Вся документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

РОЗДІЛ 3. Етапи розвитку документоведення

 

 

 Документоведення належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалася як наукова дисципліна, узагальнювальна сукупність знання про документ. Ця наука виникла не відразу, вона пройшла  кілька етапів свого розвитку.

Історично першою у цьому ряді стоїть документаційна наука, що виникла наприкінці ХІХ ст. і одержала міжнародне визнання у першій половині XXст. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документаційна діяльність, куди входять процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку і розповсюдження (і з середини 40-х років - і шляхом створення) документів в усіх галузях життя. Ця наука ще мала назву "книго-архиво-музеєведення" [12, с. 46].

Основоположником документаційної науки є Поль Отле. Він пропонував назвати науку, вивчаючу документну діяльність, бібліологієй чи документологієй, у зв`язку з ототожненням того часу книги й документа.

Згодом у процесі диференціації як самостійні наукові дисципліни виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування і реферування.

Історія документаційної науки виявилася короткою. У XX ст. (1950-1960 роках) процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з засобів - документа, але й більш широко - як інформаційні. Поняття "документ" поступається місце поняттю "інформація", оскільки перше є похідним другого. Початкові уявлення про предмет документаційної науки були модернізовані  і придбали інформаційний і кібернетичний зміст.

З початку 60-х років починають розвиватися наукові напрями під назвою документалістика й документознавство. Перша сприймається як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документними системами всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського діловодства. Для цього документалістика вивчає структуру й властивості матричних документів, методи і засоби автоматичної обробки, зберігання, пошуку істини та їх застосування, документні потоки і документні масиви для оптимізації управління великими, переважно, багатоканальними документними системами. Проте документалістика не відбиває всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, поширення і видів використання і не може бути узагальнюючою наукою про документ.

Саме тоді документознавство розвивається як наукова дисципліна, до обов`язків якої (по К.Г.Мітяєву) належить вивчення в історичному аспекті розвитку способів, окремих актів і систем документування явищ об`єктивної дійсності та її результату - створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку щодо правил оформлення адміністративних документів і ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглось  у певній міри і по наш час. Природно, що у такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, так як воно було обмежене управлінською сферою [12, с. 47]. За її межами виявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя та інш.

Наприкінці 60-х років із розвитком інформатики (А.И.Михайлов, А.И.Черний, Р.С.Гіляревський) змінюється значною мірою досягнення документаційною науки, існування останньої, у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 р. робляться рідкісні спроби (Г.Г.Воробйов, К.Н.Рудельсон) узагальнити теоретичну інформацію про документ, розробити його концептуальні засади за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, що пов`язана з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, увійшли до відповідних розділів бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства і інформатики.

Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. Проте інформатика займається вивченням і документної, і недокументной інформації. Поза її полем зору перебуває документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, зберігання, роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ дуже складно.

До другої половині 1980-х років усвідомлюється те, що саме узагальнююче поняття документа найадекватніше відбиває предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книжкових магазинів та інш. Цьому сприяла запровадження у професійну діяльність комп`ютерна техніка і машиночитаємі носії інформації.

Подальший розвиток загальнодокументальних підходів пов`язаний з іменами Д.Ю.Теплова, А.В.Соколова, Ю.Н.Столярова, О.П.Коршунова, на роботах яких поняття "документ" постає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних праць, присвячених аналізу поняття "документ", класифікації документів, є Ю.Н.Столяров, Г.Н.Швецова-Водка, С.Г.Кулешов. З появою їхніх  робіт становлення та розвиток документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства набувають міждисциплінарного характеру, ними займаються бібліотеко- і бібліографи, фахівці з галузі інформатики, книгознавці.

На початку 90-х років відчувається потреба у створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв:

- інформаційно-комунікативна наука (А.В.Соколов),

- документаційно-інформаційна наука (Г.Н.Швецова-Водка) тощо.

Ядро такого комплексу наук про документ становлять бібліотеко-, бібліографо-, книго-, архиво-, музеєзнавство і інформатика. Спільним у них є дослідження документа як об`єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна з цих галузей знання має спеціальні завдання, форми та методи роботи з документами, проте теорія і історія документа є спільними для них. До загальнотеоретичної проблематики належить, передусім, функціональний аналіз документів, вивчення їх особливостей як матеріальних об`єктів із зафіксованою у них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновки

 

 

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" - вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.

За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" замінили на "doc" в слові "doceo" - навчаю, навчаю, від якого утворили слова "doctor" - учений, "doctrina" - вчення, "documentum" - те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати "письмовий доказ", "доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів". У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.