Теорії походження документів

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п.

1.2. Властивості, ознаки і функції документа

 

Документ - складний об`єкт, являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З`ясувати його сутність - це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу - методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складно-організованих об`єктів - систем (грецьк. sistema - ціле, складене з двох частин, з`єднання) [8, с. 10].

Документ є система - безліч закономірно пов`язаних один з одним елементів і частин як певна цілісна єдність. Елемент - гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносно, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна та матеріальна (речовинна, субстанційна) складові, і навіть конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо. буд.), об`єднані у складне ціле. Підсистемою документа може і текст, що з глав, параграфів, абзаців [8, с. 12].

Документ як єдине ціле - це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно нього. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів та ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою і навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і перетинів поміж ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ в розумінні системи. Визначаються функції, що їх елементами, підсистемами усередині та зовні цією системою, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання у соціальній комунікації.

При системному підході  документ який вивчається сприймається як частина більшої системи соціальних комунікацій. Тому, передусім, важливо з`ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в  цьому випадку документ. Саме цим визначаються її можливості, задаються цілі існування, функції, закономірності функціонування.

Документ представляє собою відносно самостійну систему за наявністю власних ознак і властивостей, зумовлюючих його відмінність і схожість із іншими матеріальними об`єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об`єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властивe документe відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх проявe), а набір ознак документа у кожному разі  може бути індивідуальним.

Як і будь-який об`єкт, документу властива безліч властивостей (відмітних якостей).

Найбільш суттєві їх такі:

а) атрибутивність документа, тобто наявність невід`ємних додатків, без яких  його існування неспроможне. Документ як цілісна система складається із  двох основних складників - інформаційної та матеріальної. Відсутність однією зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ);

б) функціональність документа, тобто його призначення передачі інформації в  просторі і часі. Документ - поліфункціональний об`єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурність документа, тобто тісний взаємозв`язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей за різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають майже всі функціонуючі у системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями тощо. Саме структура забезпечує ефективність використання коштів і довгочасність зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання засобів  і переміщення інформації у просторі і часі;

в) призначення від використання у соціальній комунікації. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення може не бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, бо є ряд незавершених повідомлень, мають особливе значення фінансування наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи) [8, с. 17].

Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише постільки, оскільки виконував би ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа - це її громадська роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ – об`єкт, виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити групи:

а) головна, найбільш узагальнювальна функція документа - це збереження і передача (поширення) інформації в часі й просторі;

б) загальні функції документа притаманні для всіх документів, незалежно від типу, і виду:

-  інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої у документі. Існує правило: більше інформації в якомога  меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та т.д. Інформаційна функція властива всім без винятку документам, оскільки необхідність фіксувати інформацію причина появи кожного з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації;

-  комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним способом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка без нього була б неможливою. У комунікативної функції можна назвати дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у напрямі: згори донизу (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги); документи двосторонньої дії, взаємозалежні між собою (ділове й особисте листування, договірні документи);

- акумулятивна функція - це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію із її збереження для нинішнього й майбутнього поколінь;

- спеціальні функції притаманні не всім, а певним видів і типам документів, де вони проявляються більшою мірою відповідно до соціальних потреб суспільства.

До них належать:

• управлінська чи регулятивна функція - виконується документами, створеними з метою управління і під час його реалізації (закони, становища, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відбивають стадії управління й самі надають вплив на управління. В управлінської функції документ виступає насамперед у нормативній ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації;
• правова функція - це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження будь-яких фактів (відомостей). Правовою функцією насамперед володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, які служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, договірні відносини;
• функція обліку дає кількісну характеристику інформації - це реєстрація і угруповання в цифровому вираженні інформації, що з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами є метою їхнього аналізу та контролю. Документи, наділені функцією обліку, фіксують в специфічну форму широкий, спектр інформації (статистичні і фінансово-економічні документи);
• пізнавальна чи когнітивна функція - здатність документа служити засобом отримання й передачі знань з вивчення процесів і явищ природи й суспільства. Це призначення документа полягає у забезпеченні спільного освітнього і професійного процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія тощо.), і навіть наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР);
• загальнокультурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, які у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та інших.);
• меморіальна (пам`ятникова) функція - здатність документа служити «зовнішньою пам`яттю» суспільства взагалі, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам`ятникам (артефактам), яким властива особлива соціально-культурна й історична цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо  цінні й унікальні по змісту, формі або умовам побудування у зовнішньому середовищі документи);
• гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори красного письменства, видання по мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.) [9, с. 23-24].

          До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та інші. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічимо.

Документ завжди поєднує у собі одночасно кілька функцій, які тісно переплетені між собою. Проте поліфункціональність документа виключає домінуючу роль однієї функції (підручник - навчальна, указ - правова, афіша - рекламна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (навіщо створено конкретний документ) і читацьке (кому створено документ - для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, про те, щоб найефективніше використати його потенційні можливості.

Знання функцій документа дозволяє:

- визначити справжню цінність документа, соціальну значимість її змісту;

- правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну усній, недокументній) полягає у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

- здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види й типи);

- визначити найоптимальніші шляхи й засоби її виготовлення, переробки, поширення, збереження та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях та ін.;

- розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його поняттєвий апарат, і т.д.

 

РОЗДІЛ 2. Еволюція виникнення та теорії трактування терміна «документ»

1. Сутність, генезис та розвиток поняття «документ»

 

 

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) походить від іменника «docere» - вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось [6, с. 25].

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» замінили на «doc» в слові «doceo» - навчаю, навчаю, від якого утворили слова «doctor» - учений, «doctrina» - вчення, «documentum» - те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів» [6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово «документ» прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та польської мов, - у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

a) будь-який папір, складений законним  порядком і  може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки  під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» - лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається  Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики» [6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);
2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);
3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.) [6, с. 32].

До другої половині XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова «документ» терміни: документація - у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний - належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459) [6, с.33]. 

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який  служить щоб одержати речові докази, потім - як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

 

 

2.2. Теорія Поля Отле

 

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].