Теорії походження документів

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації». П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у  1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) - це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети,  рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо.  Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не  передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знакової системи, застосовуваної для запису змісту [10, с. 19].

В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографії, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст  і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами  писемності і преси. У тому  числі - брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

 Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документи: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

 До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» - рукописні  книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа [10, с. 38].

3. Документи-замінники  книжки: диски, фонограми, кінофільми і  поряд  із цим - радіомовлення (запис і  передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

   Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

   Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти - носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи «написані» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку) [10, с. 42].

Автор «Трактату...» неодноразово підкреслює синонімічність понять «документ» і «книга»; з контексту можна було зрозуміти, перше він розглядає як більше широке.

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації -  науку й практики. Він перший  увів в науковий обіг базове поняття «документ»,  й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча  вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття "історичний документ" (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і "лічильний документ" [10, с. 45] (який служить основою здійснення господарських дій - приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає.

2.3. Визначення документа в 1950-1990 роках ХХ ст.

Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово «документ» трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.

Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.

У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.

В загальному вигляді воно було зафіксоване у «Большой советской енциклопедии», «Українській радянській енциклопедії», в енциклопедичних словниках. Наприклад в  «Большой советской енциклопедии» документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва - архітектуру і скульптуру).

У 1980-х - початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, с. 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обґрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов`язаного з поняттям «інформація» і «комунікація».

 Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття «документ" як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ - це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр. [13, с. 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт - носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження  (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували  використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної плутанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискусії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям «документ», необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань [13, с. 12].

2.4. Співвідношення понять «документ», «інформація»  і «матеріальний носій»

Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації" закріплено таке визначення поняття "інформація": "Інформація - це дані про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх представлення" [13, с. 13].

Нині суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати, лише обмінюючись інформацією. За нинішніх умов дуже важливо вчасно отримати важливу інформацію у необхідному обсязі. Інакше кажучи, хто має інформації, той володіє ситуацією.

Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) - системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, відновлення інформації з допомогою комп`ютерної і іншої техніки. Дане поняття включає у собі:

• інформаційні ресурси - документи і масиви документів, в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, депозитаріях, музейних сховищах тощо.);
• інформаційні масиви, які становлять впорядковану сукупність даних, і (чи) документів, необхідних для вирішення завдань в певній галузі діяльності;
• інформаційні технології, які можна визначити, як систему методів та способів збору, зберігання, аналізу, оброблення і передачі;
• різні способи, щоб забезпечують реалізацію інформаційних технологій і тим самим функціонування всієї ІС. До таких засобів відносять програмні, технічні, лінгвістичні, правові, організаційні та інших [12, с. 44].

          Сьогодні в Україні нагромаджено величезні запаси інформації, яка зосереджена у різних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, інших носіях інформації. Цю інформацію застосовується повсюдно - в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.

База даних - це набір даних, достатній задля досягнення встановленої мети й представлений на машиночитаємому носії так, що дозволяє здійснювати автоматизовану переробку  інформації.

Банк даних - це автоматизована інформаційна система, що складається з однієї або кількох баз даних, і системи зберігання, обробки і пошуку інформації [12. с. 44].

Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов`язана з документною інформацією, тобто інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто як повідомлення Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника);

г) як і будь-який об`єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованого тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому бо лише у такому вигляді можна передати у сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати інформацію і опановувати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова властивість будь-якого документного повідомлення;