Технология работы с входящей документацией

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания.

Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

 

3. Снятие документа с контроля

 

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.  Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

4. Проведение анализа результатов контроля исполнения документов

 

В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины (для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по данному направлению), а также информирование руководства (как водится, для дальнейших оргвыводов).

Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего интересна информация о своевременно неисполненных документах (просроченных или исполненных с опозданием), а также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом.

В зависимости от практической надобности определяют (лучше всего также закрепить в инструкции по делопроизводству) периодичность составления справок за конкретный период времени (день, неделю, месяц, год). Ежедневный отчет обычно включает только перечень просроченных документов по состоянию «на сегодня».

Информация составляется в свободной форме (если удобно, то вполне допускается разработать табличную форму) и она может включать:

• дату составления;
• охватываемый период – конкретная дата или период;
• всего документов – конкретная цифра;
• документов поставлено на контроль – конкретная цифра;
• неисполненные документы – количество, можно привести реквизиты этих документов, назвать исполнителей или отдел;
• исполнено с опозданием – аналогично предыдущему;
• в случае необходимости добавьте что угодно еще, например собственные выводы и предложения (запросить объяснительную у кого-либо о причинах задержки формирования отчета).

Все сведения также можно подготовить и доводить до всех заинтересованных (руководства, исполнителей) по форме докладной или служебной записки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Но если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Имеется в виду,  что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия,  в которых вся обработка документов проводится вручную.

Поэтому автоматизация делопроизводства входящих документов необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Другой проблемой документооборота является то, что к сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. В этом аспекте улавливается связь с современным обучением молодых специалистов, которое говорит о своей не качественности. А вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Что касается проблем, что же касается их решения – то их  бесконечное множество, тем не менее, можно выделить главный принцип,  которого, следует придерживаться. Принцип этот заключается в необходимости учёта особенностей, свойств и возможностей системы документооборота. Ведь даже если применять самые современные технологии,  но они не будут обладать свойством применимости – результат получится отрицательный.

Подводя к завершению, хотелось бы упомянуть и том,  что в ходе подробного разбора предмета, нам удалось выявить и некий аспект в выбранной теме – необходимость рассмотрения такого пункта как движение документов внутри организации.

В целом изучение документооборота входящих документов позволило  овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваемого объекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8  ноября 2005 г. №536 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти - 2013 - №10
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения/ Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела - М., 2011.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Утвержденные Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65.
4. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012 - 187с.
6. Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2011. – 266с.
7. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2013 – 168с.
8. Ватолина М.В. Организация  работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2012.
9. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 2011
10. Делопроизводство в системе государственного управления. РАГС.М.,2013.
11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2011.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012 - 818 с.
13. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 2013. – 254с.
14. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии // Делопроизводитель – 2012 - №2.
15. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2013.
16. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014 - 224 с.
17. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2014 - 91с.
18. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2013 - 224с.
19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2012 - 144с.
20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству - М.: А-Приор, 2011.
21. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, 2011.
22. «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской федерации» от 8.11.2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

На примере финансовой системы можно рассмотреть способ составления системы документооборота.

Система документооборота процедуры учета финансовых действий.

№ документа	Название документа	Место возникновения	Место передачи	Место архивации	Документ- основание	Документ условие	Траектория документа
1	Банковская выписка.	Банк	Финансовый отдел	Бухгалтерия	-	-	Банк, ФО
2	Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию.	Финансовый отдел	Отдел регистрации	Бухгалтерия	Банковская выписка	-	ФО, Отдел регистрации
3	Банковская выписка с отметкой о регистрации данных.	Отдел регистрации	Финансовый отдел	Бухгалтерия	Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию	-	Отдел регистрации, ФО, бухгалтерия
4	Копия банковской выписки с отметкой о регистрации данных	Финансовый отдел	Финансовый отдел	Финансовый отдел	Банковская выписка с отметкой о регистрации данных	-	ФО, ФО (архив)

 

 

Приложение 2