Технология работы с входящей документацией

• При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
• Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма.
• Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
• Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
• Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.
• На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
• Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

2. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Осуществление приема и первичной обработки документов

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). (Следует иметь в виду, что если организация документооборота проводится в условиях применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов). 

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также  заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.  При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• получена доплатная корреспонденция;
• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.  На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит),которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штамплевателем. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.

Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов . При рассмотрении поступившего документа учитываются:
• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, то есть общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет.

  К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или, лицам то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

2. Регистрация входящих документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение, - регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой юридической силы, он будто бы еще не существует. Например, приказ, постановление. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Так же  из определения видно, что регистрация преследует три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочную работу по документам

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов (копий) осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Контроль за исполнением и принятие решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела , или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.