Технология работы с входящей документацией

ГАПОУ «Камышинский политехнический колледж»

 

МК Общегуманитарных и социально- экономических дисциплин

 

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

 

Курсовая работа

 

по МДК 01.01.

Документационное обеспечение управления

 

на тему:

 

Технология работы с входящей документацией

Работу выполнила: студентка группы ДОУ – 3.13.

Руководитель работы: преподаватель Е.В. Карелова

Защита принята с оценкой ______________________________

Дата «___» ______________20__г. ______________________________ (роспись руководителя)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Камышин 2016

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение	3
1. Понятие, содержание и значение входящих документов	6
1.1.Входящие документы	6
1.2. Работа с входящими документами	7
1.3. Операции по обработке документа	8
1.4. Правила первичной обработки поступивших документов	9
2. Приём и регистрация входящих документов	11
2.1. Осуществление приема и первичной обработки документов	11
2.2. Регистрация входящих документов	15
2.3. Справочная работа по документам	17
3. Создание входящих документов	21
3.1. Организация движения документов внутри организации	21
3.2. Создание и контроль за исполнением входящих документов	23
3.3. Снятие документа с контроля	25
3.4. Проведение анализа результатов контроля исполнения документов	26
Заключение	28
Список используемой литературы	30
Приложения	32

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Таким образом, совершенствование систем работы и автоматизирование процессов в организации является важнейшим звеном, которое непрерывно должно происходить на каждом предприятии.

Так по мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно. Нетрудно сделать заключение, что если бы документы хранились в «электронном» виде, избежать этого было бы гораздо легче.

 

Актуальность: В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет.

Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие документы. Они важны, так как связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

Объектом работы являются документопотоки государственных учреждений.

 

Предмет исследования является технология работы с входящими документопотоками.

 

Целью настоящей работы является анализ  организации работы с входящей документацией в государственном учреждении.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• выявить понятие, содержание и значение входящих документов.
• раскрыть приемы и регистрации входящих документов.
• проанализировать создание входящих документов.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников и приложений. 

В первой главе рассматривается понятие, содержание и значение входящих документов.

Вторая глава посвящена приему и регистрации входящих документов.

В третьей главе описывается создание входящих документов.

 

Объем настоящей курсовой работы составляет: 34 страниц и содержит 22 используемых источников, 2 приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОНЯТИЕ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗНАЧЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Входящие документы

 

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса,  такого как документооборот,  который  представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки.

Каждый документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

• принадлежность документа регламенту или процедуре;
• документ, на основании которого появляется данный документ;
• документ, который необходим для появления данного документа как условие;
• документ, который появляется на основании данного документа;
• место возникновения документа;
• условие регистрации документа;
• траектория движения документа;
• место архивации документа

 

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.

Входящие документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, то есть финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

На этом основании составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена и в виде таблицы.

Говоря о стадиях работы с документами,  можно выделить, несколько пунктов, но, проанализировав различные точки зрения на этот вопрос, сделая вывод, что основными из  них являются:

• прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих   в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (перечень документов, регламентирующих деятельность ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов

Именно в соответствии с этими,  выделенными стадиями,  я буду рассматривать весь процесс документооборота. Более подробно в следующих пунктах моей работы.

 

2. Работа с входящей документацией

 

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение.

Алгоритм работы с исходящими документами отличен тем, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и входящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течении трех лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

 

3. Операции по обработке документа

 

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копии всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюций. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

• руководству организации;
• руководству структурных подразделений;
• непосредственно специалисту.

 

4. Правила первичной обработки поступивших документов

 

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

• Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
• Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и сохранность вложений.

При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.