Техническое документирование

     Единицей  учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в  том (папку); для конструкторской, технологической  и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

3.3 Регистрация и учет документов

     Принятые  в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных  книгах, которые заполняются на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учтенных единиц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. ²⁷В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: инвентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.

     Принятые  подлинники конструкторской и технологической  документации регистрируются полистно. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

     Инвентарная книга для регистрации проектной  документации для строительства аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.²⁸

Заключение

     Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современных условиях специалист физически не в состоянии самостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической документации имеет огромное значение для развития экономики страны.

     Большое значение имеет использование технической  документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное  количество чертежей, технических описании, расчетов, технологических карт на  изготовление стандартизируемого изделия. Затем проводится их подробный анализ, устанавливается сходство, различие и т.д., и, в конце концов, создается проект стандарта.

     Технические документы необходимы при написании  диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профессорско-преподавательским  составом  высших и средних специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

     Некоторые специализированные проектные организации  и архитектурные мастерские выпускают  каталоги своих работ, в которые включены сведения о типовых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список  использованной литературы

1. Ларьков Н. С. Документоведение
2. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991. – 217 с.
3. Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: учебно-практическое пособие.- Москва 2006. – 197 с.
4. ГОСТ 12.2.016.5-91 Система стандартов безопасности труда. Оборудование компрессорное. Шумовые характеристики и защита от шума. Построение (изложение, оформление, содержание) технических документов
5. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.
6. ГОСТ РФ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.
7. ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам
8. ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации
9. Менеджмент «Теория и практика документной информации»
10. Константинов Ю. Н. «Теория и практика документной информации»
11. Справочник. Терминология государственной системы стандартизации. М. : Издательство стандартов, 1989. – 144 с..
12. Анодина Н.Н.Документооборот в организации.- М.: 2006. – 172 с.
13. ГОСТ 3.1001-81 Единая система технологической документации
14. Лобода Е.А. Мартынов В.Г. Единая система технологической документации. Справочное пособие. М.: Издательство стандартов,  1992. – 325с.
15. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
16. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 1973.