Документирование

Документ. Документ – материальный объект, закрепленный внешней информацией для передачи его в управление или в пространстве.

2. История возникновения  делопроизводства.

Этапы делопроизводства:

А) приказное делопроизводство. Этот период охватывает время с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов включала следующие этапы:

- поступление  документа на рассмотрение

- подготовка  дел к докладу

- рассмотрение  и решение дела

- оформление  документа, содержащего решения

Б) коллежское делопроизводство. 1720 г. Петр I издал генеральный регламент. Особенности этого этапа заключаются в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела.

В) исполнительное делопроизводство в 19 в. 1811 г. – введены министерства. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, департаменты делились на отделения, отделения на столы.

Весь  процесс делопроизводства стал делится  на следующие этапы:

1. порядок вступления дел
2. движение дел
3. отправление дел
4. ревизия (сдача в архив)
5. отчет

Г) делопроизводство в России 20 в.

В 19 веке стали составлять планы документов.

Новая система делопроизводства стала  основываться на следующих принципах:

1) организация  делопроизводства должна быть  едина для всего учреждения

2) регистрация  документов должна быть однократной  и производится в самой упрощенной форме

3) число  инстанций сокращается до минимума

4) руководство  и ответственность за делопроизводство  возлагается на определенное  лицо.

В 1988 г. Начальником главного архивного управления была введена государственная  система документационного управления.

3. Функции документа.

- документирование  процессов или событий (создание предприятия и т.д.)

- отчетно-контрольная (в налоговую)

- судебно-правовая

- учетно-кадровая (личный состав предприятия)

- учебная (диплом, квалификация, сертификаты и др.)

4. Классификация управленческой документации.

Все документы  делятся на 2 группы:

- по  общим и административным вопросам

- по  функциям управления.

Классификация:

- по  наименованию (служебные письма, приказы, договоры и т.д.)

- по  месту составления (внутри и вне организации)

- по  содержанию (простые (один вопрос) и сложные (несколько))

- по  форме (индивидуальные (докладная записка) и трафаретные)

- по  срокам исполнения (срочные и  несрочные)

- по  происхождению (служебные (связанные с деятельностью организации), личные)

- по  виду оформления (подлинники, копии,  выписки, дубликаты). 
 

5. Cоставление договоров.

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Пример составления договора поставки материалов   1) предмет и срок договора. 2) указывается срок действия договора. 3) сумма договора. По соглашению сторон спецификация может быть пересмотрена (если кому-то что-то не нравится). 5) порядок и сроки поставки. 7) качество и комплексность продукции. 8) условия отгрузки, погрузки 9) цена и порядок расчета и должна обязательно указана цена за 1 ед. продукции без НДС, сам НДС, с НДС. 10) адреса сторон. Договор обычно хранится на п/п 5 лет, а за рубежом 10.

6. Составление приказов.

Приказ  по личному составу это оформление, прием на работу, увольнение  и перевод сотрудника из одной орг. в другую. Договор имеет реквизиты: наименование орг., наименование вида документа, дата, заголовок текста, сам текст, подписи или виза.  В договор включается: общие положение, квалификация требованья и необходимый уровень знаний, обязанности, права, ответственность. Приказы по личному делу хранятся 75 лет.

7. Составление записок (Докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями. Она включает в себя: заголовок текста, выводы и предложения о конкретных действиях.  Служебная записка - это документ различного назначения, как правило не имеет юридического статуса. Составляется в целях подстраховки. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий какой-либо факта или поступка.

8. Составление протоколов, актов, инструкций.

Протокол- это фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях. Оформление актов. Акт - это документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленные факты. Акт содержит реквизиты: наименование орг., наименование подразделения (кто составлял), дата, регистрационный номер, заголовок текста, сам текст и подписи. Может содержать приложения. Примеры актов: акт инвентаризации, акт аварии и т.д. Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые, и иные специальные стороны деятельности учреждений, а также должностных лиц и граждан.        

9. Составление документов  личного происхождения.

     Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

1. заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий какую-либо просьбу заявителя.
2. резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические данные.
3. автобиография – документ, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке.
4. расписка – документ, подтверждающий получение его составителем каких-либо материальных ценностей.
5. личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенное действие от лица доверителя (автора доверенности).

Документы личного происхождения обязательно  должны иметь следующие реквизиты:

-название  вида документа

-текст  (произвольный)

-дата

-подпись.

11. Основные функции  и примерная структура  канцелярии.

   На  крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию  делопроизводства и работу с документами  обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители - это секретарь - стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

   Основные  функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

   1). Прием и регистрация (учет) документов

   2). Распределение документов и доставка  их исполнителям

   3). Оформление и отправка исходящих документов

   4). Стенографирование и печатание  документов

   5). Контроль над сроками исполнения  документов

   6). Формирование дел и сдача их  в архив

   7). Организация хранения и обеспечение  использования документов, хранящихся  в архиве.

13. Схема прохождения  исходящей документации.

Составление проекта исходящего документа->Согласование проекта документа->Оформление документа (печатание)->Проверка правильности->оформления проекта документа->Подписание руководителем-.Регистрация  документа->Простановка даты и индекса (номера) на документе->Проверка правильности адресования->Отправка документа адресату>Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы подготавливают в структурных  подразделениях, к деятельности которых они относятся, и направляют адресатам в централизованном порядке. Подготовленный проект согласовывают с руководителем подразделения и передают в печать. Подготовленный документ исполнитель подписывает у руководителя подразделения. Если руководитель подразделения не имеет права подписи исходящих документов, он визирует документ и передаёт  его вышестоящему  руководителю. Документ при необходимости визируют или подписывают другие должностные лица и передают ответственному за делопроизводство в подразделении. Документы, составленные непосредственно руководителем предприятия, обрабатывает его секретарь. Делать исправление на документе запрещено. Все замечания или дополнения следует излагать на отдельном листе. Ответственный за делопроизводство в подразделении проверяет правильность оформления документов (правильность составления, наличие виз и приложений). Ответственный за делопроизводство в подразделении  регистрирует подписанный документ в журнале регистрации исходящей документации, регистрационный номер указывают на подлиннике и копии документа. На документах делают пометку о категории почтового отправления (заказное, с уведомлением), кроме простых отправлений.

14. Правила составления  писем. Классификация  писем.

Письма  следует оформлять на фирменном  бланке. Текст письма должен касаться одного вопроса. Основное требование к тексту – его краткость.  В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, приглашения, заключения и др. Форма ответа зависит от характера инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования и т.п.; не требуют ответа гарантийные письма, письма-извещения, напоминания, подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемого к письму документа с указанием его даты, индекса и заголовка. В конце текста указывается приложение. Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз: В ответ на Ваше обращение; Просим оказать содействие; Направляем информацию; Сообщаем, что; Просим направить представителя; Просим извинить за задержку с ответом и т.д. 

15. Правила переписки  с зарубежными  партнерами.

Оформление  писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты: Сведения об отправителе; Ссылки на индексы отправителя; Дата письма (Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000)); Адресат.

Для написания  полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы: наименование адресата (указание семейного положения или титула лица); имя (имена), фамилия, приставка к имени; занятие, функция, по адресу (через); пункт доставки; почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку; название территории или провинции и/или название страны. Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы: название организации; указание на род деятельности или изделия; название отдела или подразделения организации;

пункт доставки; почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку; название территории или провинции и/или название страны. Вступительное обращение в деловых письмах используются следующие обращения: «Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen (в США)); «Уважаемый господин» — к мужчине, «Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя и т.д. Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок». Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: С уважением, Искренне Ваш и т.д. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Специальная отметка о копиях письма проставляется у нижнего поля документа. Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий». За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания – постскриптум.