Документирование

16. Организация работы  с документами,  содержащими коммерческую тайну.

КТ —  научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобретения, идеи и т.п. Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак — «коммерческая ценность», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих КТ предприятия; обеспечение порядка их защиты.

Если  эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника: не разглашать сведения, составляющие КТ; соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ; не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения. Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечня сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом.

17. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне (к.т.).

К.Т. – научно-техническая коммерческая организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.

Сведения, которые не могут являться к.т.:

Учредительные документы

Устав

Документы, дающие право заниматься предпринимательской  деятельностью

Сведения  по установленным формам отчетности

Документы о платежеспособности орг-ции

Сведения  о численности и з/п

Сведения  о загрязнении окружающей среды

Сведения  о реализации продукции, причиняющие  вред здоровью

Не соблюдение антимонопольного законодательства

Сведения  об участии должностных лиц в  коммерческих предприятиях

18. Защита документов, содержащих коммерческую  тайну(К.Т.).

К.Т. –  научно-техническая коммерческая орг-ция или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, кот. обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.

Обеспечение защиты конфиденциальности информации включает в себя:

Разработка  инструкции по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к К.Т.

Ограничение доступа к носителям информации, содержащих К.Т.

Ведение делопроизводства, обеспечивающее сохранность  документа содержащего К.Т.

Использование организационных, технических и иных средств защиты К.Т.

Осуществление контроля над соблюдением, установленного режима охраны К.Т.

19. Оформление организационной  деятельности.

Устав организации – является учредительным документом, устанавливающий правовой статус юр. лица, необходимым согласно заявке для его гос. регистрации.

Содержит: эмблему организации; полное наименование организации; справочные данные организации; гриф утверждения документа; текст устава (общие положения, организационная структура в графической форме); регламент организации, материальная база, отчетная комиссия; порядок ликвидации организации.

Положение о персонале предприятия –  документ, регламентирующий организацию работы предприятия в целом и её отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание – документ, которым определятся структура организации и численность должностей в каждом структурном подразделении и организации в целом.

Должностная инструкция составляется на каждую должность, где прописываются требования к работнику, занимающего каждую должность.

Структура канцелярии:  НАРИСОВАТЬ СХЕМУ

1.руководитель;2. Начальник канцелярии;3. Секретарь-референт;4. Бюро приема и отправки корреспонденции; 5. Учет, распределение и контроль выполнения документов;6. Машинописное бюро;7.Архив.     

20. Характеристика информации - объем информации, который характеризует полноту информации о каком-либо объекте. Есть 3 уровня: *информационная избыточность; *субминимальный уровень;* недостаточность информации. Достоверность информации - отношение набора верной информации к общему объему (в %). Ценность информации – характеризует информацию, как материальную и интеллектуальную продукцию имеющую потребительскую стоимость. Насыщенность информации – характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации в каком-либо тексте документа или сообщения. Уровни: высоки уровень –100%; нормальный »70 %;низкий – 50 %. 

   12. Перечень документов  и схема прохождения  входящей документации. Журнал регистрации  входящей документации.

Схема прохождения входящей документации.

     1→13              1 – прием почты, проверка и правильность           адресования

      ↓                      2 – вскрытие конвертов,  проверка вложений

     2                      3 – предварительное  рассмотрение, сортировка  и разметка

      ↓                      4 – расстановка  отметки (штампа) о поступлении

                       14←3                     5 – регистрация  (журнал, картотека)

                       ↓     ↓                       6 – передача документов  руководителям

                       ↓     4                     7 – рассмотрение документов руководителем (резолюция)

                       ↓     ↓                       8 – внесение ведений  за резолюцию в  журнал

                       ↓     5─  ↓                9 – передача документов  исполнителю

                       ↓     ↓    ↓               10 – контроль исполнения документа

                      15    6    ↓               11 – подшивка документов  в дело

                       ↓     ↓     ↓               12 – передача документов  зам. директору

                       ↓     7    ↓               13 – передача писем с пометкой лично

                       ↓     ↓     ↓               14 – передача нерегистрируемой  документации 

                       ↓     8←↓               15 – передача документов  в структурные  подразделения

                       ↓     ↓

                       ↓→ 9

      ↓

    10

      ↓

    11

    Журнал  регистрации входящей документации в канцелярии.

    1 – входящий номер  канцелярии

    2 – дата отправки  документа

    3 – корреспондент 

    4 – краткое описание  документа (о чем)

    5 – количество листов основного документа

    6 – количество  листов приложения

    7 – кому направлен  документ

   Прием поступающей корреспонденции в  учреждении осуществляется централизованно  в экспедиции (одно из подразделений  канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.

К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:

1. Рекламные  материалы 
2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы 
3. Прейскуранты 
4. Печатные издания (книги, журналы, газеты) 
5. Телеграммы 
6. Научные отчты по темам  
7. Поздравительные письма и пригласительные бтлеты 
8. Бухгалтерские документы 
9.Письма, присланные в копии для сведения 
 
 
 
 

10. Расположение реквизитов  организации на  бланке письма  согласно государственному  стандарту 6.30-2003.

   В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся: