Служебные письма в организации

Письмо–подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением (Приложение 6).

Информационное – письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно проводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Гарантийное – письмо – это служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг) гарантируем».

Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. «Письмо–извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях)» [10,189].

Письма – извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма–извещения могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо–извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо–извещение может быть одновременно письмом–приглашением, а приглашение – отдельным документом.

Письма – извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно, или не оформляется вообще. Подписывают письма – извещения руководитель, организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма – извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями (Приложение 7).

«Письмо–приглашение – служебное письмо, разновидность письма–извещения. Отличается от письма–извещения тем, что оформляется не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем–приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки» [2,163]

Как правило, письма–приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:

«Уважаемый……!»

Письмо–предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо–приложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации–авторе, что отчасти сближает письмо–предложение с рекламным письмом.

Письмо–предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо–напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация–партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма–напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма–напоминания является: «Напоминаем Вам...» «Вторично напоминаем Вам...» «Обращаем Ваше внимание на то, что...» «Ставим Вас в известность, что...». Письмо–напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена, будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции».

«Письмо–требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей» [9, 96].

Письма–требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах–требованиях могут быть: Требуем выполнить на себя обязательства.

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить).

Требуем незамедлительно выполнить угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: В противном случае будет передано в Арбитражный суд... В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. В противном случае мы не несем ответственности за последствия. (Приложение 8).

Письмо–благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

«Благодарим за оказанную помощь в…» «Выражаем Вам свою благодарность за…» «Позвольте Вас поблагодарить за» «Позвольте выразить Вам искрению благодарность...»

«Письмо–поздравление» – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма–поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме–поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения» [2, 154].

В письмах–поздравлениях используются следующие ключевые фразы.

«Поздравляем Вас в связи с...»

«Искренне поздравляем Вас с...»

«Примите наши искренние поздравления в связи с...»

«Сердечно поздравляем Вас с...»

Письма–поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность (Приложение 9).

Сопроводительное – письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

«Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Например Вам...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»

«В соответствии с дополнительным протоколом высыпаем Вам...»

«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...»

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения» [14,36]

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Таким образом, мы выявили, что в процессе деятельности организации вращается большое видовое разнообразие писем, использование определённого вида письма обусловлено необходимостью передачи информации того или иного характера. Важнейшей функцией писем является оперативная передача информации, а без данной составляющей весь процесс функционирования организации практически невозможен.

Заключение

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которая служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего–нибудь, уведомления о чем–нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменение, уточнение, задание, сообщение, разъяснение, напоминание, подтверждение, рекомендации, предложения, замечание, просьбы, требования и т. п.

Различают несколько видов деловых писем: коммерческие письма, письма –запросы, циркулярные письма, гарантийные письма, сопроводительные письма, письма–подтверждения, письма–просьбы, письма–напоминания,письма–извещения, информационные письма, письма–приглашения, рекламные письма.

Письмо – это, прежде всего документ, который ориентирован на читателя, адресата. И, следовательно, письменная речь должна передать читающему точную информацию, не допускающую двоякого толкования. Работу с письмами необходимо держать под контролем и следить за качеством составления и оформления данных документов. Так как от того, насколько чётко поставлена работа с деловыми письмами, зависит имидж организации – отправителя.

В результате работы мы выявили, что к средствам оптимизации работы с деловыми письмами относятся:

• своевременность составления, оформления, обработки;
• оформление письма должно осуществляться на бланке письма;
• использование электронных шаблонов документов;
• для  сокращения временных затрат на исполнение документов и выполнение операций по размножению содержательной части письма;
• соответствие способов оформления писем ГОСТ Р. 6.30–2003;
• использование возможностей Интернет.

Использование таких средств составления ведёт к тому, что сокращается количество временных затрат на процесс ведения служебной переписки.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И.Басаков. – М.: Ростов–на–Дону: Феникс, 2005. – С. 118.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И.Басаков. – Ростов–на–Дону: Феникс, 2001. – С. 154, 163.
3. Басаков М.И. Справочник секретаря–референта: Практическое пособие / И.М.Басаков –Ростов–на–Дону: Феникс, 2001 – С. 85.
4. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В.Васильев – М.: ПРИОР, 1996. –219 с.
5. Веселов П.В. Вы – секретарь / П.В.Веселов. – М.: Издательство стандартов, 1993. – С. 18.
6. Вигера A.M. Секретарское дело. / А.М.Вигера, О.П.Дорофеева. – М.: Феникс, 2001. –34 с.
7. Власов Л.В. Секретарь – помощник руководителя / Л.В.Власов, В.Н.Гладков – М.: Лениздат, 1989.–109 с.
8. ГОСТ   Р   6.30–2003.   Унифицированная   система   организационно–распорядительной документации. – М.: Издательство стандартов, 2003. – 17 с.
9. Кузнецова А.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке / А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вагевтейм. –М/. Высшая школа, \9%. –С. %.

 

10. Кузнецова А.Н., Обучение секретарскому делу / А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вагенгейм. – М.: Высшая школа, 1989. – С. 189.
11. Мосеев Р.Н. Нормативные акты, регламентирующие оформление служебных записок / Р.Н.Мосеев // Секретарское дело. – 2005. – № 3. – 159 с.
12. Мосеев Р.Н. Машинописное оформление служебных записок // Секретарское дело. –2005.–№10.–С.25
13. Плотников   Ю.Н.   Служебная   записка   –   особый   документ   Секретарь–референт   и внешнеэкономическая деятельность // Секретарское дело; – 2003. – №2. – С. 60
14. Плотнюк В.Л. Роль служебных записок в деятельности организации / В.Л.Плотнюк // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2002. – № 2. – С. 36.
15. Резников П.Р. Служебные записки в организации / П.Р.Резников // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – № 2.
16. Степанов А.Е. Оформление документов / А.Е.Степанов // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – № 8. – С. 85.
17. Фельзер А.Б. Делопроизводство / А.Б.Фельзер., М.А.Миссерман. – М.: Высшая школа; 1988.–205 с. 18. Чуковенков А.Ю. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 / А.Ю.Чуковенков., В.Ф.Янковская. – М.: Дело, 2003. – 232 с.

Приложение 1

Образец оформления продольного бланка письма (формат А4)