Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Апреля 2015 в 05:04, курсовая работа
Цель: определить способы оптимизации работы со служебными письмами.
Задачи:
Обобщить и систематизировать литературу по данному вопросу.
Дать характеристику служебным письмам.
Указать область применения данных документов.
Содержание
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но главное место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.
Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам уделяется большое внимание, т.к. через них устанавливаются деловые связи.
Таким образом, информационно-справочная документация играет важную роль в деятельности организации в целом. Правильное составление и оформление данной группы документов сказывается на качестве выполняемой работы организации.
Актуальность темы это правильное составление и оформление данной группы документов сказывается на качестве выполняемой работы организации.
Объектом нашей работы являются служебные письма.
Предметом работы является система составления и оформления служебных писем.
Цель: определить способы оптимизации работы со служебными письмами.
Задачи:
Практическая значимость заключается в том, что данная работа может быть использована в качестве руководства в работе студентов, обучающимися по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», в работе даны рекомендации для совершенствования работы со служебными письмами.
Курсовая работа состоит из введения, одной главы, заключения, списка литературы, приложений.
Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».
Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали [16, 85].
Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.
Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.
Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.
Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.
В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности [1,118].
Письмо – самый распространенный вид документа. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан. Для осуществления переписки наиболее широко используются служебные или деловые письма, пересылаемые по почте. Письма используются в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В этом случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Бланк письма оформляется согласно ГОСТ Р–6.30–2003 угловым и продольным способами (Приложения 1; 2).
Текст, служебного письма должен быть ясным, логичным и кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например: «Просим предоставить данные об итогах приема на 2013/2014 учебный год».
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Дата документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др. Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Текст документа»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Место составления или издания документа» приводится в обобщенном виде.
Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием аппаратов факсимильной связи.
Наиболее распространённым способом передачи информации является пересылка писем по почте. Для осуществления информационного обмена наиболее широко используются служебные или деловые письма.
«Письмо-просьба – служебное письмо цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации – автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб» [3, 85].
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести..., Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить…». Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…» «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение».
В одном письме содержится несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...). Одновременно просим Вас...» (Приложение 3).
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки как законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы.
Письма- запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом (Приложение 4).
Письмо–ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо–просьбу или письмо–запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо–отказ).
При составлении писем–ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо–просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма–просьбы ошибки переносить в письмо–ответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма–ответа
(«На Ваше письмо от ____ № ___»). Для ссылки на поступившее письмо в составе
реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо–отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с...».
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
«Письмо–сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких–либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес» [5, 18].
Письмо–сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо–просьбу или письмо–запрос. Как правило, письма–сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одного – двух предложений.
Письмо–сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что...» «Доводим до Вашего сведения, что...» «Считаем необходимым поставить Вас в известность о...» (Приложение 5).
Письмо–подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов иди других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается, получение документов Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:, «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)».