Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03     

 или:

Ответ направлен 

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03     

 или:

Решено на заседании правления.

Протокол правления от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. 
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- другие поисковые данные.

Например:                 

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC                

158 20 12 2000

где                 

DEPARTAMENT – каталог;                 

PRIKAZ – подкаталог;                 

IVANOV.DOC – имя файла.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены. 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:  
   предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий; 
   организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;  
   оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях. 
 
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы. 
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п. 
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях. 
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:  
   пояснение их юридического значения; 
   порядок утверждения и согласования документов;  
   использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков      на документах; 
   применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего 
     руководителя подписью другого должностного лица;  
   требования к текстам документов; 
   использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

Список используемой литературы

1.                       «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

2.                       «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

3.                       «Государственный стандарт Российской Федерации»

4.                       «Делопроизводство» Л.А.Румынина

5.                       «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

Коломенский институт (филиал)

Государственного образовательного учреждения

Высшего профессионального образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

    Реферат

       На тему «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

 

    по дисциплине:

 

  «Делопроизводство»

 

 

 

 

                                                                            Выполнила: студентка группы ИВТ-22

           Титова Виктория

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Коломна, 2015г.