Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве

    Обязательный  состав реквизитов при регистрации  документов 

      При оформлении документов необходимо соблюдать  правила,

обеспечивающие  юридическую силу документов: оперативное  и качественное их  исполнение  и  поиск;  возможность  обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен,  как правило,  оформляться  на  бланке организации, соответствующем  стандарту,  иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

    Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу.

    Для регистрации документов установлен следующий обязательный состав реквизитов:

•   автор (корреспондент);
• название документа, которое должно  соответствовать компетенции

организации,  содержанию документируемого управленческого  действия,  а также табелю документов, применяемых в данной организации.

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

• Дата которая состоит из порядкового номера  в  пределах

регистрируемого  массива  документов, который,  исходя  из  задач  поиска,  может  быть дополнен индексом по номенклатуре     дел,     индексом     применяемого     классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности, и др.). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. словесно-цифровой способ оформления даты,

• индекс документа;
• дата, индекс поступления документа (для входящих документов);
• заголовок который  должен быть максимально  кратким  и  емким, точно  передавать  смысл текста.  Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т. Иванова А.Н. Заголовок должен   грамматически   согласовываться   с  названием документа.
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

   Регистрация документов - ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрационного массива  

 В  процессе подготовки оформления   документов  состав  обязательных  реквизитов  может  быть дополнен другими реквизитами,  если того требует назначение документа, а именно:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

   .

   Неоднократно  регламентировались и стандартизировались  более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в  настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».