План 

 

Введение

 

    Делопроизводство  или документационное обеспечение  управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

    Именно  документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

    Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека.

    Правильная  регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное  решение управленческих задач.

    Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

    Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

    Процесс регистрации представляет собой  снятие (перенос) с документа его  реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

    Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией.

 

1. Регистрационно-контрольные  документы. Формы  регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы.

    В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

    Регистрация документов - это ключевой момент в  организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.

    Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

    Журнальная  система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

    Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

    Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

    - поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

    - журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

    - журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

    - при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

    Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

    Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

    - регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

    - карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

    - карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

    - карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

    Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении.

    Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.

    Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

    Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

    Регистрация документов на компьютере позволяет:

    - регистрировать документы на различных рабочих местах;

    - организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

    - на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

    - организовать контроль за исполнением документов.

    Наиболее  удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе

    Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно  внести значительно больше сведений о документе, а именно:

    - Дата получения (регистрации) документа.

    - Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).

    - Наименование корреспондента.

    - Дата документа.

    - Номер документа.

    - Краткое содержание.

    - Автор резолюции.

    - Текст резолюции.

    - Наименование исполнителей.

    - Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).

    - Ход исполнения.

    - Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).

    - Номер дела (в которое подшит исполненный документ).

    Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

    - Название структурного подразделения.

    - Количество листов в документе.

    - Количество листов приложений.

    - Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).

    - Названия связанных документов.

    В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

    Создание  регистрационной формы и базы данных о документах организации  в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

    Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

    Заполняемая на экране регистрационная форма  для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

    Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего  документа, краткое содержание, текст  резолюции); поля, сведения в которые  вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.