По  результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    Передача  дел в архив производится по описи  дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после  завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и экспертной комиссией.

    Экспертиза  ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с  учетом ряда особенностей. На первом этапе  экспертизы ЭД и БД архив (совместно  с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается экспертной комиссией. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.

    Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с  истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.

    Акт составляется на дела, выделяемые к  уничтожению, индивидуального предпринимателя  в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

    После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в  архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

    Для организованной передачи дел архивом  заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется  с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

    Итак, экспертная комиссия имеет право:

    - давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам правильной организации делопроизводства;

    - запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. документов по личному составу;

    - запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, сроки которых не определены нормативами (законами, Перечнями управленческих документов, с указанием сроков хранения, ведомственными Перечнями и т.д.);

    - заслушивать руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, о причинах утраты документов и т.д.;

    - не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно, небрежно подготовленные документы;

    - информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;

    - представлять своё учреждение  в Управлении по делам архивов  Республики Башкортостан. 

 

3. Приказ по личному  составу об увольнении

 
 

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена  Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.04 № 1

 

(распоряжение) 
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

(ненужное  зачеркнуть) 

По собственному желанию (пункт 3 статьи 77 Трудового  кодекса Российской Федерации)

(основание  прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

 
 
 
 
 

Мотивированное  мнение выборного 
профсоюзного органа в письменной форме

 

Заключение

    1. В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

    Регистрация документов - это ключевой момент в  организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ.

    Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

    Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.

    Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

    Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

    Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

    2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного  фонда  Российской  Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.

    Экспертная  комиссия  создается  в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в  количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.

    Экспертиза  ценности традиционных документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.

    По  результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в  архив. Передача производится не позднее  чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

    Для организованной передачи дел архивом  заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется  с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и  доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

 

Список  использованной литературы

 
    

1. Трудовой  кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.
3. Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан». Газета «Республика Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.
4. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
5. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2).
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2008.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.
8. Санников Б.Г. Применение и оформление дисциплинарного взыскания // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.
9. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.