Программные продукты для комплексной автоматизации работы фирмы

     Основная  цель внедрения системы управления документами- повышение эффективности  управления предприятием, минимизация  ручного труда сотрудников и, как следствие, сокращение временных  и финансовых затрат на обслуживание процесса документооборота.

     Универсальность работы системы управления документами заключается в отсутствии ограничений на тип вносимых документов, на область применения системы, а также в многофункциональности программ. Основной функцией является возможность поиска, которая осуществляется в три этапа: внесение документов, регистрация и собственно поиск. Кроме того, существуют дополнительные возможности, такие, как печать, создание отчетов по документам, контроль исполнения, архивирование, работа с формами и др.

     Уникальной  особенностью систему управления документами является то, что программа хранит не файлы, а ссылки на них. Сами документы могут при этом находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернет. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен тем, что позволяет сократить место на дисках вашего компьютера.

     Внесение  документов в систему может осуществляться как с помощью мастера создания документов (в несколько шагов), так  и через окно внесения новых документов  (аналог проводника). Можно вносить не только единичные документы, но и целые каталоги с вложенными папками и файлами (так называемый потоковый ввод).

     Источниками внесения могут быть различными: с  локальных или сетевых дисков (файлы любого типа: текстовые, графические, аудио- и видео), из Интернета, со сканера или же напрямую из наиболее популярного  текстового редактора Word, в который встроены макросы «Евфрата»

     Следующим этапом является автоматическая регистрация  в системе внесенных документов, то есть создание базы данных, в которую записывается информация о том, какие слова и в каких файлах содержаться. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, система не будет заново просматривать весь массив документов, а просто сверяется с информацией в базе данных и мгновенно выводит подходящие документы.

     Помимо  названия, документам можно еще присвоить  любые дополнительное количество реквизитов (признаков), по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Реквизитами могут быть дата создания, автор, организация, входящий (исходящий номер) и т.д. Регистрация документов может проходить на этапе внесения документов в систему «Евфрат», в процессе работы или не проводиться вообще.

     После проведения регистрации в системе будет возможен поиск по любому слову, содержащемуся в тексте документа или/и поиск по заданным реквизитам. Если производится поиск по словам в тексте, то не надо заботится об окончании слов, так как в «Евфрате» реализована возможность морфологического поиска, то есть поиск занимает порядка секунды. Это достигается благодаря тому, что поиск осуществляется не в самих документах, а в базе данных, созданной при регистрации.

     Такие дополнительные функции как архивирование  данных, контроль исполнения, слежение за изменениями в папках, автоматическое заполнение форм и многое другое обеспечивают универсальность работы программы. С помощью «Евфрата» можно создать систему автоматизации делопроизводства, электронный архив или справочную систему любого предприятия.

     Внедрение системы на  базе «Евфрат» полностью  обеспечит оперативную работу с  документами, сократив время на поиск  и обработку данных. При этом, помимо функциональных возможностей программы, немаловажное значение имеет гарантированный  сервис разработчика системы. Компания Cognitive Technologies оказывает постоянную сервисную поддержку каждому пользователю.