Программные продукты для комплексной автоматизации работы фирмы

     Основное  применение системы- создание корпоративной  сети, охватывающей деятельность сотрудников  на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе  автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов.

     Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому, в дополнение к функциям «БООС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, копирование данных, возможность удаленной работы и т .д. На эту программу стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes.

     Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и Lotus Notes в качестве основы своей информационной структуры, следовательно, должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место.

     НЦТ Института развития Москвы предлагает электронную канцелярию «Золушка». Система «Золушка-Канцелярия» работает на платформе  Lotus Notes, Oracle,  MS SQLserver, а для организаций, не имеющих возможности обновить парк устаревшей техники, предлагается версия v.3.3 DOS.

     Внедрение систем серии «Золушка» позволяет  организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):

1. Служебная корреспонденция- регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, и внутренних документов;
2. Решения и распоряжения- позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;
3. Письма граждан.

     Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).

     Применение  автоматизированных систем документооборота открывает широкие возможности  для пользователей, но их основным недостатком  является достаточно высокая стоимость.

     К программной системе автоматизации делопроизводства и документооборота, специально ориентированной для использования в государственных учреждениях, можно отнести систему «Дело», разработанную компанией «Электронные офисные системы».

     Автоматизированная  технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела.

     Система поддерживает делопроизводственные процедуры  по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию.

     Для каждого учетного документа в  системе формируется регистрационно-   контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе.

     В состав реквизитов РКК  входят:

1. Корреспондент;
2. Краткое содержание;
3. Дата создания;
4. Регистрационный номер документа;
5. Подпись;
6. Резолюция;
7. Тематика;
8. Отметка о наличии приложений;
9. Номер дела по номенклатуре;
10. Состав документа и др.

     РКК можно объединить в картотеки, находящиеся  в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе  могут одновременно находиться в  различных картотеках.

     Обработка и хранение документов производится только с РКК. К РКК прикрепляется документ в виде файла (количество файлов на одну РКК не ограничено). Файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в локальной сети организации.

     Движение  документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица  другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.

     Отправка  документов. В системе формируются реестры рассылки электронных документов в виде списка для каждого документа и реестры  передачи бумажных документов. Открыв РКК документа, можно проверить по реестру, когда документ передан на исполнение, у кого из исполнителей находится оригинал документа, а кто получил копию. Реестр передачи бумажных документов формируется на заданную дату и выводится на печать в виде журнала, в котором предусмотрена графа для получения подписи за вручения документа. Осуществляется надпечатка конвертов. Система интегрируется с электронной почтой локальной сети организации и осуществляет рассылку электронных копий документов или электронных документов.

     Справочно-аналитическая  работа системы. По мере накопления информационной базы документов организации, обеспечивается поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контекстный поиск. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональной папке пользователя.

     Работа  с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это дает возможность просмотра цепочки взаимосвязанных документов.

     Пользователям системы можно предоставить право  работы с картотеками и документами  в соответствии с их служебными полномочиями.

     Контроль  исполнения документов в системе производится на уровне автора резолюции. Имеется возможность централизованного формирования сводок об исполнении контролируемых документов.

     Программа системы «Дело» поддерживает централизованную и децентрализованную систему организации делопроизводства. На  групповую работу с документами система не ориентирована.

     Для организаций с небольшим документопотоком и штатом сотрудников разработчики предлагают однопользовательскую версию «Дело- Секретарь».

     Однопользовательская версия системы выполняет следующие функции:

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• Ввод резолюций руководителей;
• Контроль исполнения резолюций;
• Ведение журнала передачи бумажных документов;
• Списание документов в дело;
• Отметка отправки документов внешнему корреспонденту;
• Формирование оперативных сводок и стандартных отчетов;
• Прием и рассылка электронных документов по электронной почту.

     В однопользовательской версии системы, так  же как и в сетевой версии, к РКК документа может быть «прикреплен» файл с текстом документа. Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между системами «дело» по электронной почте. При этом передается не только документ, но и его РКК, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме.

     Однопользовательская  версия полностью совместима с сетевой  многопользовательской версией. При  приобретении многопользовательской  версии засчитывается стоимость  ранее приобретенной однопользовательской версии системы.

     Ведущей системой управления в России стала программа «Евфрат» , разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Ей сразу же заинтересовались многие организации («Евфрат» уже внедрен в таких государственных учреждениях, как пресс-служба Правительства РФ, Пенсионный фонд РФ, администрация Московской области, Госдума и т.д.).

     В Беларуси пользователями это программы  являются Минский тракторный завод, Государственный комитет по авиации  Республики Беларусь, Белорусский государственный  университет, Главное командирование внутренних войск Республики Беларусь, ПО Беларуснефть и ряд других предприятий и организаций.

     Программа «Евфрат»- коробочный продукт, доступный  многим, благодаря своей невысокой  стоимости и универсальности. Подсчитано, что применение этой программы способно сэкономить до 30-40 процентов времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

     Конечно, для решения проблемы хранения и  поиска документов можно использовать традиционный бумажный журнал регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов. Минусом традиционного метода регистрации является неудобство дальнейшей работы с этими документами- уходит много времени на поиск самого документа. Преимущество же использования электронной регистрации в «Евфрате» по сравнению с бумажным журналом- автоматизация самого  процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).

     Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первоначального вида документов, без вызова внешних программ.

     Кроме того, на многих предприятиях есть документы, хранящиеся в бумажном виде и требующие  перевода в электронный. Для решения этой проблемы в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Евфрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.

     Много рабочего времени на любом предприятии  уходит на создание и заполнение форм и бланков (накладные, анкеты, счета  и др.). Система управления документами облегчает заполнение полей форм, избавив сотрудников от ручного труда. Вместе с «Евфратом» поставляется комплект наиболее распространенных образцов типовых документов, а также дизайнер форм, который поможет самим создать различные формы и бланки.

     Ключевым  моментом эффективного управления деятельностью  предприятия является отлаженный механизм передачи руководителем заданий  исполнителям, а также оперативный  мониторинг выполнения поручений сотрудниками.

     В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий. По запросу ответственного лица система через определенные промежутки времени производит поиск заданий по имени пользователя и сроку исполнения и выдает список, отвечающий заданным условиям.

     При накоплении большого количества информации возникает проблема нехватки места на жестких дисках компьютера. Кроме того, появляется задача создания долговременных архивов и резервных копий текущих и списанных документов.

     Для решения этой проблемы «Евфрат» позволяет  производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы, причем все функции поиска и просмотра сохраняются и для документов в архивах. В «Евфрате» могут создаваться как файловые архивы (на  CD-R, флоппи-дисках, в сети и т.д.) так и zip-архивы.

     В организациях с большим количеством  компьютеризированных рабочих мест делопроизводство ведется с передачей документов по локальной сети. Для эффективного обмена данными требуется создание общего информационного пространства, причем особое внимание должно уделяться вопросам защиты информации, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, централизованного управления электронным архивом. Кроме того, необходим персональный режим работы, то есть создание на отдельном рабочем месте персональной базы данных.

     В системе управления документами  сочетается работа в двух режимах: «клиент-сервер»  и персональный режим работы. Защита информации в режиме «клиент-сервер»  основывается на разграничении доступа  отдельных пользователей, а также  при помощи объединения групп.