Программные продукты для комплексной автоматизации работы фирмы

1 Типы и выбор  программного обеспечения 
 

     Выбор программного обеспечения определяется теми функциями, которые будут реализованы  на компьютере/компьютерах фирмы. Можно  выделить основные типы программного обеспечения:

• Операционная система (ОС).
• Текстовый процессор.
• Электронная таблица.
• СУБД (система управления базами данных).
• Система электронного документооборота, хранения и организации движения (маршрутизации) документов.
• Специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтерские, справочные и т.п.).
• Утилиты.

 

     Операционная  система (ОС)- базовая программа, под управлением которой работает компьютер и другие программы. На сегодняшний день можно встретить наиболее распространенные ОС: DOS, Windows 95,   Windows NT,OS/2, UNIX, а также Windows 3.1/3.11. Все прикладные программы разрабатываются для использования в какой-то конкретной операционной системе. Как исключение, некоторые программы могут работать в Windows 3.1/ Windows 95/ Windows NT. Другие- имеют версии для каждой из операционных систем.

     Фактически, на сегодняшний день стандартом для  небольших предприятий является программное обеспечение фирмы  Microsoft, получившее распространение во всем мире. Это ОС Windows 95 для небольших фирм и Windows NT 4.0 для крупных учреждений, организаций, объединений, корпораций. Особенности этих систем приведены  ниже:

Windows NT Workstation 4.0:

• Защита от сбоев.
• Вытесняющая многозадачность.
• Интегрированная безопасность.
• Максимальная производительность для 32-разрядных приложений.
• Поддержка многопроцессорных систем.
• Работа на разных платформах.

Windows 95:

• Поддержка plug-and-play.
• Функции расширенного управления питанием.
• Широкая поддержка аппаратуры.
• Совместимость с приложениями и драйверами для Windows 3.х.
• Более низкие требования  к аппаратуре.

     Windows NT считается более надежной и устойчивой операционной системой, обеспечивающей работу больших распределенных сетей по технологии клиент-сервер, но предъявляет высокие требования к ресурсам компьютера, (в первую очередь к объёму оперативной памяти- RAM ) и требует квалификации в настройке.

       Windows 95 является оптимальным выбором для небольших организаций, обеспечивая удобную среду для работы пользователя и возможность создания одноранговых (одноуровневых) локальных сетей для совместного использования информации и принтеров.

     Для подготовки документов в настоящее  время наиболее широко используется русифицированная версия текстового процессора Microsoft Word 7.0, для создания таблиц  и ввода данных, над которыми предполагается выполнять вычисления, создание заказов и счетов – Microsoft Excel 7.0.

     В случаи использования обеих этих программ целесообразно установка  пакета  Microsoft Office 95 (97), цена которого даже меньше суммарной стоимости упомянутых программ и включающего помимо них также записную книжку-органайзер Schedule+ и средство полготовки выступлений PowerPoint.

     MS Word for Windows 6.0/7.0- это универсальный текстовый процессор, представляющий огромное количество возможностей. С помощью MS Word можно подготовить любой текстовый документ. Редактировать и вносить изменения, при этом не распечатывать его. Есть возможность серийного изготовления документов. MS Word представляет широкий круг возможностей по форматированию документа: печать серийных писем и конвертов, изменение стиля текста, копирование, установка рисунка, работа с буфером обмена, справкой о программе и т.д.

     Система электронных таблиц Microsoft Excel, наряду с MS Word, является одной из наиболее существенных и популярных составных частей пакета Microsoft Office. Если MS Word в основном предназначен для работы с текстовыми данными, то MS Excel- главнейший инструмент при работе с числовыми данными, формулами и т.д.

     Создание  и совершенствование электронных  таблиц положило конец эре составления  табличных данных на огромных бумажных листах: длительных нудных расчетов на калькуляторе (счетах) и последующего занесения результатов в графы бумажных таблиц.

     Безусловное преимущество электронных таблиц заключается  в том, что, во-первых, этот процесс  здесь автоматизирован; во-вторых, теперь изменение одного или нескольких показателей автоматически ведет к мгновенному перерасчету результатов.

     Возможности электронной таблицы MS Excel  чрезвычайно широки и не ограничиваются созданием и обработкой всевозможных таблиц, ведомостей, списков и т.д.

     Создание  и обработка табличных документов- это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, универсальные ЭВМ).

     Подготовка  табличных документов базируется на двух основных категориях:

     - форма представления данных на  экране монитора в виде таблицы  практически неограниченного размера  (собственно электронная таблица  как объект обработки);

     - программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

     Диапазон  применения современных табличных  процессоров невероятно широк- от операций над числами в столбцах и строках  до построения на основе табличных  данных диаграмм, выполнения сложного финансово-экономического анализа, автоматизирования различных сфер бухгалтерской и экономической деятельности.

     Значительно способствовала развитию программ для  работы с электронными таблицами  разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotus Development.

     Табличный процессор- обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что  возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

     - Corel Office Professional фирмы Corel;

     - Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;

     - Works for Windows фирмы Microsoft;

     - SmartSuite 96 for Windows фирмы Microsoft;

     Безусловным лидером среди программ этого  класса является система Excel.

     Системой  управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.

     В настоящее время практически  невозможно представить информационную поддержку современного учреждения без применения профессиональных СУБД.

     Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:

     По  используемому языку  общения:

     - замкнутые- имеют собственные  самостоятельные языки общения пользователей с БД, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов;

     - открытые- для общения с БД  используется язык программирования, «расширенный» операторами языка  манипулирования данными (ЯМД), в этом случае необходимо присутствие квалифицированного программиста;

     По  числу поддерживаемых СУБД уровней моделей  данных:

     Одно-, двух-, трехуровневые системы. Теоретически обоснован выбор трехуровневой  архитектуры данных; однако на практике СУБД для персональных ЭВМ часто объединяют концептуальный и внутренний уровни представления;

     По  выполняемым функциям:

     - операционные- иные виды обработки  по получению информации, не хранящейся  в явном виде в БД;

     - информационные- позволяют организовать  хранение данных, поиск и выдачу нужных данных из БД и поддержать их целесообразность и актуальность;

     По  сфере применения:

     - универсальные- настраиваются на  любую предметную область путем  создания соответствующей БД  и прикладных программ;

     - проблемно-ориентированные- ориентация на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения;

     По  допустимым режимам  работы:

     - пакетный;

     - телеобработка.

     Для  организации регистрации документов и контроля исполнения можно использовать простые и недорогие программы типа «Дело», «БОСС-Референт», «Золушка», «Делопроизводство», «Евфрат».

     Если  же планируется самостоятельная  разработка баз данных, которые могут  обеспечивать не только регистрацию  документов, но и такие функции, как  учет товаров, работу с заказчиками и т.п., то можно использовать Microsoft Access 7.0, как отдельно, так и приобретя версию Microsoft Access 7.0, как отдельно, так и приобрести версию Microsoft Office 95 Professional.

     Системы документооборота- Lotus Notes, DOCS Open,

     Прикладные  программы- работа с факсами- Delrina WinFax Pro, программа распознавания документов после сканирования- FineReader и т.п.

     Утилиты- Norton Utilities, Norton AntiVirus и т.п.

     Таким образом, составление и редактирование документов обеспечивает текстовый  редактор типа Microsoft Word. Регистрацию и контроль исполнения, справочно-информационную работу- база данных типа MS Access, организацию рабочего времени- электронный органайзер типа MS Schedule+ или Lotus Organaizer, прием-передачу документов по факсу- программа типа Delrina WinFax Pro. Все это программное обеспечение должно работать под управлением выбранной операционной системы. 
 
 
 
 
 
 
 

2 Программные продукты для комплексной

  автоматизации работы  фирмы 

     Система «БОСС-Референт» разработана компанией  АйТи. Она относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.)

     Архитектура системы «БОСС-Референт»- модульная. Набор модулей под конкретные задачи организации позволяет производить настройку системы, дополнять ее новыми возможностями. Система представлена следующим набором модулей:

1. Обработка входящих и исходящих документов. В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.).
2. Работа с внутренними документами. В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление или исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контролировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу (например, документы «ДСП»).
3. Работа с договорами организации. В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведение реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирование платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.
4. Управление внешними контактами. Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.
5. Организация канала новостей и конференций. Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным  вопросам, возможность подписки и отмены подписки пользователями на получение новостей.
6. Ведение справочника организации в электронном виде. Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).
7. Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации. Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.
8. Организация и планирование мероприятий. Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.
9. Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия. Оформление и согласование заявки на получение пропуска, выдача пропуска, контроль пропускной системы.